Almindelige ferieindstillinger

Flowtly Redaktionsteam2 min

I Flowtly kan du som leder fastsætte fælles ferieindstillinger for din organisation for at tilpasse ferieadministrationsprocessen til virksomhedens politikker og driftsmæssige behov. Disse indstillinger giver dig mulighed for at tilpasse godkendelsesprocesser og kategorisere forskellige typer fridage. For at opdatere disse indstillinger skal du navigere til punktet Indstillinger i din organisations hovedmenu og vælge feltet Ferietyper.

Godkendelsesantal

Godkendelsesantal definerer det antal godkendelser, der kræves, for at en ferianmodning kan færdiggøres og accepteres. Denne indstilling sikrer, at ferianmodninger gennemgås og godkendes korrekt, inden de bekræftes.

Sådan konfigurerer du godkendelsesantallet for din organisation:

  1. Naviger til punktet Indstillinger i hovedmenuen.
  2. Vælg feltet Ferietyper.
  3. I afsnittet Godkendelsesantal skal du angive det ønskede antal godkendelser, der kræves for at en anmodning valideres.
  4. Vælg Gem ændringer.

Eksempel: Hvis du angiver Godkendelsesantal til 2, vil medarbejdernes ferianmodninger forblive afventende, indtil to personer med den tildelte rolle har godkendt dem.

Ferietyper

Alle ferietyper kan findes og justeres i afsnittet Ferietyper, der er placeret under indstillingerne for godkendelsesantal i feltet Ferietyper. Hver ferietype har en specifik farve og ikon for nem identifikation.

Flowtly tilbyder en foruddefineret liste over ferietyper, herunder:

  • Militærorlov
  • Besøg på kundekontor
  • Coaching
  • Sygdom
  • Familiemæssige forhold
  • Bryllupslov
  • Ulønnet orlov
  • Orlov efter behov
  • Afspadsering
  • Fjernarbejde
  • Ferie

Du kan redigere denne liste baseret på din virksomheds politik. For at forhindre medarbejdere i at anmode om en bestemt ferietype kan du deaktivere dens status.

Sådan administrerer du ferietyper:

  1. Naviger til punktet Indstillinger i hovedmenuen.
  2. Vælg feltet Ferietyper.
  3. Rul ned til afsnittet Ferietyper.
  4. Vælg blyantikonet (Redigeringstilstand) ud for den ferietype, du vil ændre.
  5. For at deaktivere ferietypen skal du slå Aktiv fra.
  6. For at aktivere ferietypen skal du slå Aktiv til.
  7. For at gøre en beskrivelse obligatorisk ved anmodning om denne ferietype skal du slå Beskrivelse påkrævet til.
  8. Vælg Gem ændringer.

Hvis Beskrivelse påkrævet er slået fra, forbliver beskrivelsefeltet valgfrit for den pågældende ferietype.

En ferietype kan også bede om et dokumentationsbilag, for eksempel en lægeerklæring. Når typen er sat til Kræver godkendelse, skal du slå Dokumentation påkrævet før godkendelse til: anmodningen kan ikke godkendes, før der er vedhæftet et dokument. Når typen er sat til Accepteres automatisk, hedder den samme indstilling Bed om dokumentation: da anmodningen accepteres med det samme, holder et manglende dokument den ikke tilbage — medarbejderen eller HR kan i stedet vedhæfte det bagefter, fra fraværets post under fanen Feriehistorik, frem for fra selve anmodningen. Indstillingen bevares, hvis du senere ændrer godkendelsestilstanden.

Eksempler på anvendelse

  • Centraliseret godkendelse: En stor organisation konfigurerer godkendelsesantallet til at kræve to godkendelsesniveauer (f.eks. nærmeste leder og afdelingsleder) for alle ferianmodninger for at sikre korrekt bemanding.
  • Strømlinet godkendelse: Et lille team med flad hierarki angiver godkendelsesantallet til et, så én udpeget godkender hurtigt kan behandle ferianmodninger.
  • Brugerdefinerede feriekategorier: En virksomhed tilpasser sine ferietyper til at inkludere specifikke kategorier som "Frivilligdag" eller "Studieorlov" for at afspejle unikke medarbejderfordele eller branchespecifikke behov.
  • Politikoverholdelse: En organisation deaktiverer ferietyper som "Bryllupslov" eller "Militærorlov", hvis de ikke er relevante for den aktuelle arbejdsstyrke eller interne politikker, og forenkler dermed de tilgængelige muligheder for medarbejderne.

Forbindelseskort

Henviser tilForbrugerUdledt afPlanlagt mod faktisk
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
holiday-request udstedt mod holiday-type. holiday-request indsendt på vegne af person. holiday-request trækker fra leave-entitlement. holiday-request bliver efter godkendelse til absence. leave-entitlement indehaves af person. bank-holiday gælder som absence. holiday-request trækker fra granted-allowance. granted-allowance granted against holiday-type. granted-allowance indehaves af person. granted-allowance granted vs accrued leave-entitlement. recurrence-rule allowed by holiday-type. recurrence-rule requested by person. recurrence-rule books each occurrence as absence. absence reducerer capacity.udstedt modindsendt på vegne aftrækker frabliver efter godkendelse tilindehaves afgælder somtrækker fragranted againstindehaves afgranted vs accruedallowed byrequested bybooks each occurrence asreducererFFerieanmodning — A request for time off, submitted for approval. Usually the employee files it; an administrator or HR manager may file one on that person's behalf, and it still goes to that person's approvers. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.FerieanmodningFFraværstype — The kind of leave a request is made against, e.g. annual leave or unpaid. It is either one of the twelve types Flowtly has built in, turned on under a name the organisation chooses, or a type the organisation created itself. Only a built-in type carries behaviour tied to its kind; a created type is a name, an icon and a colour with its own settings.FraværstypePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonFFerieret — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.FerieretFFravær — Time off that counts. It arrives either from an approved request or recorded directly by a manager, which needs no approval. It removes hours from a person's week before any booking is counted against it.FraværHHelligdag — A public, company-wide non-working day. It applies to everyone rather than being requested by anyone.HelligdagGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceRRecurring request — A repeat an employee asks for once -- every Tuesday, the 10th of each month -- instead of filing the same request each time. It states where it ends, and Flowtly books each occurrence from it as that date comes due.Recurring requestKKapacitet — A person's contracted week, less absence. Bookings are measured against their own contracted week, so 20 hours fills 83% of a 0.6 FTE and not 50%. Labels describe the visible period, show a range when contracts change, and identify assumed capacity.Kapacitet