Загальні налаштування відпусток
У Flowtly як менеджер ви можете встановити загальні налаштування відпусток для організації, щоб узгодити процес управління відпустками з корпоративними політиками та операційними потребами. Ці налаштування дозволяють налаштовувати процеси затвердження та категоризувати різні типи відпусток. Для оновлення цих налаштувань перейдіть до пункту Налаштування з головного меню організації та оберіть плитку Типи відпусток.
Кількість погоджень
Кількість погоджень визначає число схвалень, необхідних для остаточного прийняття заявки на відпустку. Це налаштування забезпечує належний перегляд та авторизацію заявок перед підтвердженням.
Щоб налаштувати кількість погоджень для організації:
- Перейдіть до пункту Налаштування з головного меню.
- Оберіть плитку Типи відпусток.
- У розділі «Кількість погоджень» введіть бажану кількість схвалень, необхідних для валідації заявки.
- Натисніть Зберегти.
Наприклад: Якщо ви встановите кількість погоджень на 2, заявки на відпустку залишатимуться в очікуванні, доки дві особи з відповідною роллю не схвалять їх.
Типи відпусток
Усі типи відпусток можна знайти та налаштувати в розділі Типи відпусток, розташованому під налаштуваннями кількості затверджень у плитці Типи відпусток. Кожен тип відпустки має окремий колір та іконку для зручної ідентифікації.
Flowtly має дванадцять вбудованих типів відпусток:
- Відпустки
- Хвороба
- Вихідний за відпрацювання
- Шлюб
- Армія
- Неоплачувана
- Віддалено
- За запитом
- Сімейні справи
- Навчання
- Офіс клієнта
- Вихідний за святковий день
Ви можете редагувати цей перелік відповідно до політики вашої компанії, а також додавати власні типи, як описано нижче в розділі Додавання типу відпустки. Щоб запобігти поданню заявок на конкретний тип відпустки, можна деактивувати його статус.
Щоб управляти типами відпусток:
- Перейдіть до пункту Налаштування з головного меню.
- Оберіть плитку Типи відпусток.
- Прокрутіть до розділу Типи відпусток.
- Натисніть значок олівця (режим редагування) біля типу відпустки, який бажаєте змінити.
- Для деактивації типу відпустки вимкніть перемикач Активний.
- Для активації типу відпустки увімкніть перемикач Активний.
- Щоб зробити опис обов'язковим при поданні заявки на цей тип відпустки, увімкніть перемикач Опис обов'язковий.
- Натисніть Зберегти.
Якщо перемикач Опис обов'язковий вимкнено, поле опису залишиться необов'язковим для цього типу відпустки.
Тип відпустки також може запитувати підтвердний документ, наприклад лікарняний. Якщо для типу вибрано Потребує погодження, увімкніть Підтвердний документ обов'язковий до затвердження: заявку не можна затвердити, доки не буде додано документ. Якщо для типу вибрано Приймається автоматично, та сама опція називається Запитувати підтвердний документ: оскільки заявка приймається одразу, відсутність документа її не затримує: документ можна додати пізніше з картки цієї відпустки на вкладці Історія відпусток, а не із самої заявки. Налаштування зберігається, якщо згодом ви зміните режим погодження.
Додавання типу відпустки
Кнопка Додати тип відпустки на плитці Типи відпусток відкриває вікно з двома способами. Це не варіанти одного й того самого, тож варто знати, який вам потрібен, ще до того, як почнете вводити дані.
Попередньо визначений вмикає один із дванадцяти вбудованих типів, перелічених вище, під назвою, яку ви оберете. Виберіть тип у полі Вбудований тип і введіть у полі Назва назву, якою користується ваша організація. Назву бачать працівники, коли подають заявку на відпустку; вбудований тип за нею розпізнає решта Flowtly. Кожен вбудований тип можна ввімкнути лише один раз, тож список пропонує тільки ті, що ще не використовуються, а коли використовуються всі дванадцять, повідомляє про це.
Власний створює ваш власний тип відпустки. Він потребує назви, значка та кольору (усі три обов'язкові) і нічого більше: за ним не стоїть жоден вбудований тип. Використовуйте його, коли відсутність, яку фіксує ваша організація, не є жодним із дванадцяти типів, наприклад службове відрядження.
Вибір стосується не лише назви, і саме цю частину варто прочитати, перш ніж обрати Власний. Вбудований тип Flowtly розпізнає як певний вид відсутності, тож поведінка, пов'язана з цим видом, іде разом із ним. Відпустка, взята як Відпустки або За запитом, списується з накопиченого ліміту щорічної відпустки. Віддалено — це тип, на який записує позначка віддаленої роботи в обліку часу. Власний тип нічого з цього не має. Це повноцінний тип відпустки (працівники подають на нього заявки, він з'являється в календарі та звітах, і для нього можна надати особі окремий ліміт), але ніщо не вважає його тим видом відсутності, на який він схожий. Власний тип під назвою «Щорічна відпустка» не списується з ліміту щорічної відпустки; це робить вбудований тип Відпустки. Якщо відсутність, яку ви додаєте, поводиться як один із дванадцяти типів, оберіть його в режимі Попередньо визначений і перейменуйте, а не відтворюйте як Власний.
Обидва режими пропонують поруч із назвою ті самі налаштування, і всі їх можна змінити пізніше: Активний, Опис обов'язковий, описану вище на цій сторінці опцію підтвердного документа, У заявці можна вибрати проєкт, Для цього типу можна створити повторюваний запит, а також те, чи тип Потребує погодження, чи Приймається автоматично. Доданий тип потребує погодження й нічого більше не запитує, доки ви не зміните це.
Приклади використання
- Централізоване затвердження: велика організація налаштовує кількість погоджень на два рівні (наприклад, безпосередній керівник та керівник підрозділу) для всіх заявок на відпустку, щоб забезпечити належне кадрове покриття.
- Спрощене затвердження: невелика команда з плоскою ієрархією встановлює кількість погоджень на один, що дозволяє єдиному затверджувачу швидко обробляти заявки.
- Власні категорії відпусток: компанія налаштовує типи відпусток, додаючи специфічні категорії, такі як «Волонтерський день» або «Навчальна відпустка», для відображення унікальних бенефітів або галузевих потреб.
- Відповідність політиці: організація деактивує типи відпусток на кшталт «Шлюб» або «Армія», якщо вони не застосовуються до поточного персоналу або внутрішніх політик, спрощуючи доступні опції для співробітників.