Управління заявками на відпустку

Як менеджер, ви маєте можливість переглядати вхідні заявки на відпустку, затверджувати або відхиляти їх одним натисканням. Відповідний пункт у головному меню називається «Управління відпустками». Є 2 вигляди для управління відпустками. Перший — вкладка Заявки на відпустку. Усі запитувані відпустки перелічені на вкладці Заявки на відпустку.

Цей розділ надає важливу інформацію про кожну заявку, включаючи:

Ім'я: ім'я співробітника, який подає заявку.
Тип відпустки: тип запитуваної відпустки.
Опис: короткий опис або додаткові деталі (може бути порожнім, якщо налаштований як необов'язковий).
Від/До: дати початку та закінчення запитуваної відпустки.
Тривалість: загальна тривалість заявки, зазначена в годинах.
Статус: поточний статус заявки (наприклад, «Очікує» (якщо ще немає затверджень), або «Затверджено 1/2», «Затверджено 2/3», якщо потрібно кілька затверджень).
Кнопка зі стрілкою: при натисканні відкривається бічна панель з детальною інформацією про обрану відпустку. Цей вигляд слугує як інформаційною панеллю, так і центром дій для затверджувачів. Панель включає:

Ім'я та аватар співробітника
Період відпустки: чітко показує дати початку та закінчення із загальною кількістю запитуваних годин або днів
Коли це сталося: під датами Подано вказує дату й час подання заявки, а після затвердження чи відхилення Вирішено вказує дату й час останнього рішення та ким його ухвалено. Обидва поля використовують формат дати вашої організації. Заявка в очікуванні показує лише Подано. Заявка, затверджена лише після першого дня відпустки, має позначку Затверджено після початку відпустки; відхилення її не має ніколи. Для заявки в історії Подано з'являється лише тоді, коли час подання відомий.
Поточний баланс відпустки та баланс після вирахування
Тип відпустки та опис, за наявності
Шлях затвердження: відображає список затверджувачів, якщо потрібно більше одного.

Підтвердні документи

Коли тип відпустки вимагає підтвердного документа, бічна панель показує розділ Підтвердні документи: уже долучені документи, кожен з яких можна відкрити, і попередження, поки одного все ще бракує. Заявку, тип якої вимагає документа, не можна прийняти, доки він не буде долучений.

Працівник і будь-хто з роллю менеджера відпусток може додати документ за допомогою Долучити документ — наприклад, від імені працівника, який на лікарняному. Затверджувач без цієї ролі може відкрити документ, але не може його долучити: документ надходить від працівника, а затверджувач — це той, хто на нього чекає.

Механізм затвердження

Якщо потрібне лише одне затвердження (кількість затверджень = 1), перший затверджувач, який приймає заявку, завершує її:

Статус змінюється з «Очікує» на «Прийнято»
Заявка автоматично переміщується на вкладку «Історія відпусток»
Затверджувач бачить кнопки «Прийняти» та «Відхилити»

Якщо потрібно кілька затверджень:

Після схвалення поточним користувачем кнопки дій більше не відображаються
Відпустка залишається на вкладці «Заявки на відпустку» до отримання всіх затверджень
Заявка переміщується до «Історії відпусток» лише після виконання всіх необхідних затверджень

Це забезпечує повну прозорість у багаторівневих процесах затвердження, спрощуючи однорівневі.

Усі повністю прийняті відпустки відображаються на вкладці «Історія відпусток». Поточні відпустки мають синій фон для легкої ідентифікації. Вкладки «Заявки на відпустку» та «Історія відпусток» можна фільтрувати за співробітником та типом відпустки.

Менеджери мають можливість управляти вже затвердженими заявками безпосередньо з вкладки «Історія відпусток». При перегляді затвердженої відпустки конкретного співробітника:

Функція редагування

Натиснувши «Редагувати відпустку» на бічній панелі, з'являється стандартне модальне вікно редагування.

Модальне вікно дозволяє менеджеру:

Змінити тип відпустки.
Скоригувати опис.
Змінити тривалість відпустки (діапазон дат та години).

Примітка: Неможливо змінити співробітника при редагуванні вже створеної відпустки.

Баланс відпустки в модальному вікні динамічно оновлюється відповідно до зміненої тривалості. Після збереження змін деталі відпустки та баланс оновлюються.

Функція видалення

Менеджери також можуть натиснути кнопку «Видалити відпустку» для видалення запису. З'явиться діалогове вікно підтвердження: «Ви впевнені, що бажаєте видалити?» Після підтвердження через «Так, продовжити» відпустка видаляється з системи. Якщо видалена відпустка раніше зменшила баланс співробітника, баланс буде автоматично перераховано та оновлено.

Це забезпечує повну гнучкість та точність в управлінні записами відпусток, підтримуючи актуальне відстеження доступних днів відпустки.

Створення відпустки від імені співробітника

Як керівник ви також маєте можливість створювати відсутності від імені будь-якого активного співробітника, натиснувши кнопку Додати відпустки у верхньому правому куті. Це вікно може робити дві різні речі, а перемикач угорі — одразу під обраною особою — вирішує, яку саме:

Додати відсутність записує відсутність одразу, без погодження. Саме це вікно робило й досі, і це залишається типовим вибором.
Подати заяву від імені натомість подає заяву. Вона йде до погоджувачів цього співробітника так само, як заява, яку він подав би сам, і не є відсутністю, доки вони її не погодять.

Один рядок під перемикачем повторює, у якому ви режимі: Буде записано одразу, без погодження або Піде до погоджувача як звичайна заява. Кнопка внизу змінюється разом із ним — Створити відпустку проти Надіслати заяву — а в режимі заяви внизу також зазначено, до кого вона піде, під написом Погоджує.

Примітка: Перемикач з'являється лише для адміністраторів і менеджерів з персоналу. Менеджер відпусток без ролі HR усе ще може додати комусь відсутність, але не може подати заяву від його імені. Якщо ви не бачите перемикача, причина саме в цьому.

Щоб створити відсутність від імені співробітника, виконайте такі кроки:

Перейдіть до пункту Управління відпустками в головному меню.
Натисніть кнопку Додати відпустки.
Виберіть співробітника з розкривного списку.
Оберіть Додати відсутність або Подати заяву від імені.
Виберіть тип відпустки.
Якщо цей тип поділений за підставами, оберіть одну. Підстава визначає, з якої частини права списується відсутність, тож числа поруч із формою йдуть за нею.
Вкажіть короткий опис (необов'язково, якщо в налаштуваннях його позначено як непотрібний).
Виберіть день або період у календарі за допомогою перетягування.
Збережіть її кнопкою Створити відпустку або надішліть кнопкою Надіслати заяву.

Примітка: Після вибору типу відпустки поле опису буде позначено як обов'язкове або залишиться необов'язковим залежно від загальних налаштувань відпусток.

Примітка: Ви також можете вибрати кілька годин (від 1 до 7) у полі Години, якщо відсутність коротша за повний робочий день.

Примітка: Щойно обрано і особу, і тип, панель поруч із формою показує, що відсутність змінила б для цієї особи, а не для вас. Вона подає кількість робочих днів, які відсутність насправді коштує (вихідні, святкові дні та графік роботи цієї особи вже відняті), її баланс зараз і яким він став би, а також скільки залишилося б до кінця року. Доки не обрано обидва, вона не показує нічого, бо кожне число в ній належить конкретній особі.

Примітка: Панель дає одну з трьох відповідей, і тут вона попереджає, а не відмовляє. Вміщається: у межах уже нарахованої відпустки. Береться наперед: ще не нараховано, ваша організація це дозволяє, і панель подає дату, до якої це вирівняється. Перевищує річне право: панель каже про це й усе одно дозволяє записати, бо керівникові інколи потрібно внести те, що сталося насправді, — лікарняний або запис заднім числом. Саме цим це вікно відрізняється від вікна самого співробітника, де така відповідь не дає надіслати заяву.

Примітка: Панель також попереджає про дати, що накладаються на відсутність, яку особа вже має, замість того щоб дати збереженню не пройти згодом, і зазначає, коли для обраного типу та підстави потрібен підтвердний документ. Календар позначає вихідні, святкові дні та наявні відсутності цієї особи й подає кількість робочих днів у періоді.

Примітка: Повторювати цю відсутність пропонується лише для режиму Додати відсутність. Заява не може повторюватися, тож опція зникає, щойно ви перемикаєтесь на Подати заяву від імені.

Відсутність, додана через Додати відсутність, одразу з'являється у вкладці Історія відпусток з можливістю редагування або видалення. Надіслана через Подати заяву від імені натомість потрапляє до вкладки Заявки на відпустку й лишається там, доки погоджувачі нею не займуться.

Планувальник відпусток

Вкладка «Планувальник відпусток» в «Управлінні відпустками» надає візуальний календарний вигляд усіх затверджених відсутностей по організації, допомагаючи менеджерам та командам планувати роботу з урахуванням доступності співробітників. На стандартному екрані планувальник відображає ковзне вікно на 30 днів, починаючи з поточного дня. Це допомагає менеджерам відстежувати поточні та майбутні відпустки.

Планувальник відпусток включає:

Інтерактивний календарний вигляд — перегляд запланованих відпусток співробітників.
Швидке створення відпустки — натисніть на порожню клітинку дня або використовуйте перетягування для додавання відпустки.
Процес затвердження — затвердження або відхилення очікуючих заявок.
Редагування та видалення — зміна або видалення затверджених відпусток за потреби.
Видимість очікуючих затверджень — якщо потрібні додаткові затвердження, заявка буде позначена як очікуюча з відповідними деталями.

Додавання відпустки в планувальнику

Натисніть на порожню клітинку дня в планувальнику.
Або використовуйте перетягування для визначення тривалості відпустки.
Заповніть необхідні деталі (тип відпустки, тривалість, опис).
Натисніть кнопку «Створити відпустку». Відпустка з'явиться в планувальнику та всіх інших відповідних виглядах як уже затверджена.

Редагування або видалення затвердженої відпустки

Натисніть на вже затверджену відпустку.
Змініть деталі, натиснувши відповідну кнопку на бічній панелі.
Використовуйте опцію Видалити відпустку для видалення за потреби.

Затвердження або відхилення заявки на відпустку

Якщо заявка очікує затвердження, вона візуально відрізняється від затверджених відпусток у календарі.
Як менеджер відпусток, ви можете:
- Натиснути на заявку для перегляду деталей.
- Затвердити або відхилити заявку, натиснувши відповідну кнопку.
- Якщо потрібні додаткові затвердження, заявка залишиться в статусі очікує до отримання всіх необхідних схвалень.

Використовуйте фільтри для перегляду конкретних співробітників.

Планувальник відпусток спрощує управління відпустками, надаючи зручну та прозору систему відстеження. Завдяки можливості фільтрації за конкретними співробітниками менеджери можуть забезпечити плавне планування відпусток, підтримуючи кадровий баланс.

Приклади використання

Затвердження очікуючих заявок: швидкий перегляд та затвердження або відхилення кількох заявок на відпустку від членів команди.
Створення відпустки для співробітника: додавання лікарняного або спеціальної відпустки від імені співробітника, який не може подати заявку самостійно.
Коригування затвердженої відпустки: зміна дат або тривалості вже затвердженої відпустки при зміні планів для забезпечення точності записів.
Візуалізація доступності команди: використання планувальника для отримання повного огляду, хто перебуває у відпустці в будь-який момент часу, для планування кадрового забезпечення.