Інтеграція з Google Calendar

Звіти про відсутність у Flowtly можна автоматично синхронізувати з Google Calendar. Усі відсутності будуть автоматично додані одразу після затвердження або створення керівником. Вся інтеграція аналогічно працює для змін та видалень. Інтеграція потребує налаштувань в організації Google Workspace та конфігурації самого календаря Flowtly. Кілька простих кроків — і процес завершено.

Налаштування організації Google Workspace

Спочатку необхідно налаштувати глобальні параметри організації, щоб дозволити зовнішнім користувачам управляти подіями у вторинних календарях. Цей крок необхідний, оскільки ваш календар має бути поділений із зовнішнім сервісом, який повинен мати можливість управляти подіями в календарі. Для цього перейдіть до налаштувань: Google Workspace

1. Перейдіть до розділу «Apps» у головному меню зліва
2. Потім перейдіть до розділу «Google Workspace»
3. Оберіть «Calendar»
4. Відкрийте плитку «General Settings», натиснувши стрілку праворуч
5. Змініть параметр «Options for sharing secondary calendars outside the organization» та оберіть «Any information can be shared, and external people can make changes to the calendar»
6. Збережіть зміни. Зверніть увагу, що вони можуть набути чинності через кілька хвилин.

Створення вторинного календаря

Інтеграція працює на основі так званого «вторинного календаря», наданого у спільний доступ зовнішньому сервісу — у цьому випадку Flowtly. Тому потрібно створити новий вторинний календар і поділитися ним з користувачем Flowtly. Для цього перейдіть до налаштувань: Google Calendar

1. Відкрийте меню налаштувань угорі сторінки (значок шестерні), потім оберіть «Settings»
2. У меню зліва відкрийте розділ «Add calendar»
3. Потім оберіть «Create a new calendar»
4. У полі «Name and Surname» введіть назву календаря, наприклад «Flowtly Holidays»
5. Натисніть кнопку «Create Calendar»
6. Через мить новий календар з'явиться в розділі «My Calendar Settings» зліва

Надання доступу до календаря для Flowtly

Застосунок повинен мати доступ до календаря, з яким він працюватиме. Для цього перейдіть до налаштувань Google Calendar і:

1. Оберіть календар, яким бажаєте поділитися, з розділу «My Calendar Settings» зліва
2. Потім оберіть «Shared with»
3. У цьому розділі натисніть кнопку «+ Add people and groups»
4. У вікні, що відкрилося, введіть електронну адресу: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com застосунку Flowtly
5. Одночасно у другому полі оберіть опцію «Can change events»
6. Натисніть кнопку «Send», що зробить календар доступним для Flowtly

У цьому розділі налаштувань Google Calendar потрібно отримати унікальний ідентифікатор календаря, який знадобиться на наступному кроці. Він знаходиться в розділі «Calendar Integration».

Додавання ідентифікатора календаря у Flowtly

Щоб застосунок знав, який календар використовувати для створення та зміни записів, необхідно вказати, який саме календар використовувати. Це робиться на основі унікального ідентифікатора календаря, який можна знайти в налаштуваннях Google Calendar (з попереднього кроку). Перейдіть до застосунку Flowtly і:

1. З контекстного меню користувача перейдіть до налаштувань
2. Потім у розділі «Organization Settings» оберіть «Google Calendar»
3. У поле CalendarID вставте раніше скопійований ідентифікатор
4. Збережіть зміни
5. Увімкніть опцію «Link holidays to Google Calendar»

Відтепер новостворені відсутності у Flowtly будуть синхронізуватися з вашим Google Calendar. Ви можете встановити календар у режим тільки для читання, що дозволить поділитися цією інформацією з усією організацією.

Приклади використання

• Автоматична видимість відсутностей: автоматичне оновлення Google Calendar затвердженими відсутностями співробітників для чіткого огляду доступності команди для керівників та колег.
• Спрощене планування відпусток: співробітники бачать свої затверджені відпустки безпосередньо в особистому Google Calendar, що допомагає в особистому та командному плануванні.
• Загальноорганізаційна обізнаність про свята: надання інтегрованого календаря лише для читання всій організації для інформування про майбутні державні свята або загальноорганізаційні вихідні.
• Зменшення ручного введення: усунення необхідності ручного введення даних у Google Calendar для відпусток та відсутностей, зменшуючи адміністративне навантаження та помилки.