Створення заявки на відпустку
Flowtly надає можливість подавати заявки на різні типи відпусток. Лише ті типи відпусток, які були налаштовані вашою організацією, будуть доступні для вибору при створенні заявки. Якщо конкретний тип відпустки не відображається у списку, це означає, що він не був налаштований або зроблений доступним вашою організацією (перейдіть до плитки Типи відпусток у налаштуваннях для деталей).
Не всі типи відпусток впливають на баланс відпустки співробітника. За замовчуванням лише заявки з типами «відпустка» та «за вимогою» будуть вираховуватися з вашого залишку після затвердження менеджерами. Баланс відпустки розраховується на основі полів «Розмір зайнятості» та «Години на тиждень», встановлених у договорах співробітників.
Примітка: Залишок днів відпустки відображається на панелі внизу сторінки «Мої відсутності». Цей розділ показує загальний доступний баланс відпустки та, за наявності, кількість очікуючих заявок на відпустку, які ще не затверджені.
Кроки для створення заявки на відпустку
Щоб створити заявку на відпустку, виконайте такі кроки:
- Перейдіть до пункту Мої відсутності з головного меню.
- Натисніть кнопку «Нова заявка на відсутність» у верхньому правому куті сторінки.
- Введіть деталі заявки:
- Тип: вкажіть тип відпустки (наприклад, відпустка, лікарняний тощо)
- Опис: надайте короткий опис або причину відпустки (може бути необов'язковим залежно від налаштувань).
- Період відпустки: оберіть день або період у календарі за допомогою функції перетягування.
Примітка: Після вибору типу відпустки поле опису буде позначене як обов'язкове або залишиться необов'язковим залежно від загальних налаштувань відпусток.
Примітка: Ви також маєте можливість обрати кілька годин (від 1 до 7) у полі Години, якщо запитуваний час відпустки менший за один повний день.
Примітка: Щойно ви оберете тип і дати, панель поруч із формою покаже, що саме змінила б заявка, ще до її надсилання. Вона подає кількість робочих днів, які заявка справді коштує — вихідні, святкові дні та ваш власний графік уже відняті, — ваш баланс зараз і те, яким він став би, а також скільки залишилося б узяти до кінця року. Смужка показує заявку на тлі річної норми, а частину, що виходить за межі вже нарахованого, позначено окремо.
Примітка: Панель також дає одну з трьох відповідей. Вистачає: заявка вкладається у вже нараховану відпустку. Ви берете її наперед: відпустка ще не нарахована, ваша організація це дозволяє, і панель називає дату, коли це вирівняється. Це понад вашу річну норму: заявку не можна надіслати, і панель пояснює чому.
Примітка: Якщо дати перетинаються з уже наявною відсутністю, панель скаже про це до надсилання, а не дасть заявці не пройти згодом. Вона також називає, до кого заявка піде на затвердження, і повідомляє, коли для обраного типу та причини потрібен підтвердний документ. У списку типів кожен тип показує, скільки його у вас залишилося, а календар позначає вихідні та святкові дні, ставить крапку на вже заброньованих днях і виділяє сьогоднішній день.
- Натисніть Створити заявку для збереження заявки на відпустку.
Після збереження заявка з'явиться на вкладці Заявки на відпустку на сторінці «Мої відсутності» з її поточним статусом. Вона також з'явиться на вкладці Заявки на відпустку пункту Управління відпустками для затвердження або відхилення менеджерами.
Історія відпусток
Вкладка «Історія відпусток» відображає повний список усіх повністю затверджених заявок на відпустку. Після отримання всіх необхідних затверджень заявка автоматично з'являється в цьому вигляді.
Кожен рядок таблиці містить такі деталі:
- Тип відпустки — категорія використаної відпустки (наприклад, Відпустка, Весілля, Хвороба).
- Опис — опис, наданий при створенні заявки (може бути необов'язковим).
- Від / До — дати початку та закінчення відпустки.
- Тривалість — загальна тривалість відпустки (у годинах або днях).
- Статус — остаточний статус затвердження відпустки («Прийнято»).
Ця вкладка дозволяє співробітникам легко переглядати історичні записи відпусток. Використовуйте фільтри вгорі для звуження результатів за типом відпустки або діапазоном дат.
Управління власними заявками на відпустку
Ви можете скасувати заявку, натиснувши кнопку Кошик біля заявки та підтвердивши свій вибір. Ця опція доступна, поки заявку ще не затверджено або відхилено менеджером.
Долучення підтвердного документа
Деякі типи відпустки вимагають підтвердного документа, наприклад лікарняного. Поки заявка очікує на затвердження, відкрийте її на вкладці Заявки на відпустку. Розділ Підтвердні документи показує, чи все ще бракує документа, а Долучити документ дозволяє вибрати файл. Після долучення документ можуть відкрити з того самого розділу всі, хто бачить вашу заявку — ви, HR і ваші затверджувачі.
Примітка: Долучіть документ до затвердження заявки: тип, який його вимагає, не можна затвердити без нього. Заявка типу Приймається автоматично приймається одразу після надсилання; щойно вона з'явиться на вкладці Історія відпусток, ви (або HR) можете долучити документ звідти, а не із самої заявки.
Сповіщення про затвердження або відхилення
- Затвердження: якщо заявку затверджено, ви отримаєте лист-сповіщення, а статус заявки зміниться на Прийнято; прийнята відпустка переміститься на вкладку «Історія відпусток». Якщо для організації налаштовано більше одного затвердження, заявка залишатиметься в очікуванні після одного схвалення, доки не будуть отримані всі необхідні.
- Відхилення: якщо заявку відхилено, ви також отримаєте лист-сповіщення, а заявку буде видалено зі списку Заявок на відпустку.
Приклади використання
- Подання заявки на тижневу відпустку для запланованої подорожі.
- Подання одноденної заявки для візиту до лікаря.
- Оформлення кількох годин відпустки для особистих справ.
- Подання заявки на тривалу батьківську відпустку, якщо вона налаштована організацією.