Integração com o Google Calendar

Os relatórios de ausências no Flowtly podem ser automaticamente sincronizados com o Google Calendar. Todas as ausências serão adicionadas automaticamente assim que forem aprovadas ou criadas pelo gestor. Toda a integração funciona de forma semelhante para alterações e eliminações. A integração requer alterações às definições globais da organização no Google Workspace e a configuração do próprio calendário do Flowtly. Apenas alguns passos simples são necessários para concluir este processo.

Definições Globais da Organização no Google Workspace

Em primeiro lugar, é necessário configurar as definições globais da sua organização para permitir que utilizadores externos possam gerir eventos em calendários secundários. Este passo é necessário porque o seu calendário deve ser partilhado com um serviço externo que possa gerir eventos. Para tal, aceda às definições: Google Workspace 🔗

1. Aceda à secção "Aplicações" no menu principal à esquerda
2. Em seguida, aceda à secção "Google Workspace"
3. Selecione "Calendário"
4. Abra o bloco "Definições gerais" clicando na seta à direita
5. Edite o parâmetro "Opções de partilha de calendários secundários fora da organização" e selecione "Qualquer informação pode ser partilhada, e pessoas externas podem fazer alterações ao calendário"
6. Guarde as suas alterações. Tenha em atenção que estas podem demorar alguns minutos a entrar em vigor.

Criar um calendário secundário

A integração baseia-se num denominado "calendário secundário" partilhado com um serviço externo — neste caso, o Flowtly. Por isso, é necessário criar um novo calendário secundário e partilhá-lo com o utilizador do Flowtly. Para tal, aceda às definições: Google Calendar 🔗

1. Abra o menu de definições no topo da página (ícone de engrenagem) e selecione "Definições"
2. No menu à esquerda, abra a secção "Adicionar calendário"
3. Em seguida, selecione "Criar um novo calendário"
4. No campo "Nome e Apelido", introduza o nome do seu calendário, por exemplo, "Férias Flowtly"
5. Clique no botão "Criar Calendário"
6. Após um momento, o novo calendário aparecerá na secção "As minhas configurações de Calendário" à esquerda

Partilhar o seu calendário com o Flowtly

A aplicação deve ter acesso ao calendário com o qual vai trabalhar. Para tal, aceda às definições do Google Calendar 🔗 e:

1. Selecione o calendário que pretende partilhar na secção "As minhas configurações de Calendário" à esquerda
2. Em seguida, selecione "Partilhado com"
3. Nesta secção, clique no botão "+ Adicionar pessoas e grupos"
4. Abrirá uma janela onde deve introduzir o endereço de e-mail: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com da aplicação Flowtly
5. Ao mesmo tempo, no segundo campo, selecione a opção "Pode alterar eventos"
6. Clique no botão "Enviar" para disponibilizar o calendário ao Flowtly

Nesta secção das definições do Google Calendar, é necessário obter o identificador único do calendário, que é necessário no passo seguinte. Encontra-se na secção "Integração de calendário".

Adicionar o ID do calendário no Flowtly

Para que a aplicação saiba qual o calendário a utilizar para criar e modificar entradas, é necessário indicar-lhe qual o calendário a usar. Isto é feito com base no identificador único do calendário, que pode ser encontrado nas definições do Google Calendar (passo anterior). Aceda à aplicação Flowtly 🔗 e:

1. No menu de contexto do utilizador, aceda às definições
2. Em seguida, na secção "Definições da Organização", selecione "Google Calendar"
3. No campo CalendarID, cole o ID copiado anteriormente
4. Guarde as alterações
5. Ative a opção "Ligar férias ao Google Calendar"

A partir de agora, as novas ausências criadas no Flowtly serão sincronizadas com o seu Google Calendar. Pode definir o seu calendário como só de leitura, permitindo que partilhe esta informação por toda a sua organização.

Exemplos de utilização

• Visibilidade Automática de Ausências: Atualizar automaticamente o Google Calendar com as ausências aprovadas dos colaboradores, proporcionando uma visão clara da disponibilidade da equipa para gestores e colegas.
• Planeamento Simplificado de Férias: Os colaboradores podem ver os seus pedidos de ausência aprovados refletidos diretamente no seu Google Calendar pessoal, auxiliando no planeamento pessoal e da equipa.
• Consciencialização de Férias em Toda a Empresa: Partilhar um calendário integrado em modo só de leitura por toda a organização para manter todos informados sobre os feriados nacionais ou encerramentos da empresa geridos no Flowtly.
• Redução de Atualizações Manuais: Eliminar a necessidade de introdução manual de dados no Google Calendar para férias e ausências, reduzindo a carga administrativa e os erros.