Integração com o Google Calendar

Equipa Editorial Flowtly4 min

Os relatórios de ausências no Flowtly podem ser automaticamente sincronizados com o Google Calendar. Todas as ausências serão adicionadas automaticamente assim que forem aprovadas ou criadas pelo gestor. Toda a integração funciona de forma semelhante para alterações e eliminações. A integração requer alterações às definições globais da organização no Google Workspace e a configuração do próprio calendário do Flowtly. Apenas alguns passos simples são necessários para concluir este processo.

Definições Globais da Organização no Google Workspace

Em primeiro lugar, é necessário configurar as definições globais da sua organização para permitir que utilizadores externos possam gerir eventos em calendários secundários. Este passo é necessário porque o seu calendário deve ser partilhado com um serviço externo que possa gerir eventos. Para tal, aceda às definições: Google Workspace 🔗

  1. Aceda à secção "Aplicações" no menu principal à esquerda
  2. Em seguida, aceda à secção "Google Workspace"
  3. Selecione "Calendário"
  4. Abra o bloco "Definições gerais" clicando na seta à direita
  5. Edite o parâmetro "Opções de partilha de calendários secundários fora da organização" e selecione "Qualquer informação pode ser partilhada, e pessoas externas podem fazer alterações ao calendário"
  6. Guarde as suas alterações. Tenha em atenção que estas podem demorar alguns minutos a entrar em vigor.

Definições gerais do calendário do Google Workspace com a partilha de calendários secundários fora da organização definida para permitir alterações externas

Criar um calendário secundário

A integração baseia-se num denominado "calendário secundário" partilhado com um serviço externo — neste caso, o Flowtly. Por isso, é necessário criar um novo calendário secundário e partilhá-lo com o utilizador do Flowtly. Para tal, aceda às definições: Google Calendar 🔗

  1. Abra o menu de definições no topo da página (ícone de engrenagem) e selecione "Definições"
  2. No menu à esquerda, abra a secção "Adicionar calendário"
  3. Em seguida, selecione "Criar um novo calendário"
  4. No campo "Nome e Apelido", introduza o nome do seu calendário, por exemplo, "Férias Flowtly"
  5. Clique no botão "Criar Calendário"
  6. Após um momento, o novo calendário aparecerá na secção "As minhas configurações de Calendário" à esquerda

Partilhar o seu calendário com o Flowtly

A aplicação deve ter acesso ao calendário com o qual vai trabalhar. Para tal, aceda às definições do Google Calendar 🔗 e:

  1. Selecione o calendário que pretende partilhar na secção "As minhas configurações de Calendário" à esquerda
  2. Em seguida, selecione "Partilhado com"
  3. Nesta secção, clique no botão "+ Adicionar pessoas e grupos"
  4. Abrirá uma janela onde deve introduzir o endereço de e-mail: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com da aplicação Flowtly
  5. Ao mesmo tempo, no segundo campo, selecione a opção "Pode alterar eventos"
  6. Clique no botão "Enviar" para disponibilizar o calendário ao Flowtly

Definições «Partilhado com» do Google Calendar com a conta de serviço da Flowtly adicionada e permissão para alterar eventos

Nesta secção das definições do Google Calendar, é necessário obter o identificador único do calendário, que é necessário no passo seguinte. Encontra-se na secção "Integração de calendário".

Secção de integração do calendário com o identificador único a copiar para a Flowtly

Adicionar o ID do calendário no Flowtly

Para que a aplicação saiba qual o calendário a utilizar para criar e modificar entradas, é necessário indicar-lhe qual o calendário a usar. Isto é feito com base no identificador único do calendário, que pode ser encontrado nas definições do Google Calendar (passo anterior). Aceda à aplicação Flowtly 🔗 e:

  1. No menu de contexto do utilizador, aceda às definições
  2. Em seguida, na secção "Definições da Organização", selecione "Google Calendar"
  3. No campo CalendarID, cole o ID copiado anteriormente
  4. Guarde as alterações
  5. Ative a opção "Ligar férias ao Google Calendar"

A partir de agora, as novas ausências criadas no Flowtly serão sincronizadas com o seu Google Calendar. Pode definir o seu calendário como só de leitura, permitindo que partilhe esta informação por toda a sua organização.

Exemplos de utilização

  • Visibilidade Automática de Ausências: Atualizar automaticamente o Google Calendar com as ausências aprovadas dos colaboradores, proporcionando uma visão clara da disponibilidade da equipa para gestores e colegas.
  • Planeamento Simplificado de Férias: Os colaboradores podem ver os seus pedidos de ausência aprovados refletidos diretamente no seu Google Calendar pessoal, auxiliando no planeamento pessoal e da equipa.
  • Consciencialização de Férias em Toda a Empresa: Partilhar um calendário integrado em modo só de leitura por toda a organização para manter todos informados sobre os feriados nacionais ou encerramentos da empresa geridos no Flowtly.
  • Redução de Atualizações Manuais: Eliminar a necessidade de introdução manual de dados no Google Calendar para férias e ausências, reduzindo a carga administrativa e os erros.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeDerivado dePrevisto vs real
Documentado aquiDocumentado noutro local
holiday-request emitido para holiday-type. holiday-request submetido em nome de person. holiday-request abate leave-entitlement. holiday-request após aprovação torna-se absence. leave-entitlement detido por person. bank-holiday aplica-se como absence. holiday-request abate granted-allowance. granted-allowance granted against holiday-type. granted-allowance detido por person. granted-allowance granted vs accrued leave-entitlement. recurrence-rule allowed by holiday-type. recurrence-rule requested by person. recurrence-rule books each occurrence as absence. absence reduz capacity.emitido parasubmetido em nome deabateapós aprovação torna-sedetido poraplica-se comoabategranted againstdetido porgranted vs accruedallowed byrequested bybooks each occurrence asreduzPPedido de férias — A request for time off, submitted for approval. Usually the employee files it; an administrator or HR manager may file one on that person's behalf, and it still goes to that person's approvers. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Pedido de fériasTTipo de ausência — The kind of leave a request is made against, e.g. annual leave or unpaid. It is either one of the twelve types Flowtly has built in, turned on under a name the organisation chooses, or a type the organisation created itself. Only a built-in type carries behaviour tied to its kind; a created type is a name, an icon and a colour with its own settings.Tipo de ausênciaPPessoa — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PessoaDDireito a férias — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Direito a fériasAAusência — Time off that counts. It arrives either from an approved request or recorded directly by a manager, which needs no approval. It removes hours from a person's week before any booking is counted against it.AusênciaFFeriado — A public, company-wide non-working day. It applies to everyone rather than being requested by anyone.FeriadoGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceRRecurring request — A repeat an employee asks for once -- every Tuesday, the 10th of each month -- instead of filing the same request each time. It states where it ends, and Flowtly books each occurrence from it as that date comes due.Recurring requestCCapacidade — A person's contracted week, less absence. Bookings are measured against their own contracted week, so 20 hours fills 83% of a 0.6 FTE and not 50%. Labels describe the visible period, show a range when contracts change, and identify assumed capacity.Capacidade