Gerir Pedidos de Férias

Enquanto gestor, pode analisar os pedidos de férias recebidos, aprovando ou rejeitando pedidos com um único clique. O item dedicado no menu principal chama-se Gestão de Férias. Existem 2 vistas que o ajudarão a gerir as férias. A primeira é o separador Pedidos de Ausência. Todos os pedidos de férias estão listados no separador Pedidos de Ausência.

Esta secção fornece informações essenciais sobre cada pedido, incluindo:

Nome: O nome do colaborador que solicita as férias.
Tipo de ausência: O tipo do pedido de férias.
Descrição: Uma breve explicação ou detalhes adicionais fornecidos pelo colaborador relativamente ao pedido de férias (pode estar vazio se configurado como opcional).
De/Até: As datas de início e fim das férias solicitadas.
Duração: A duração total do pedido de férias, especificada em horas.
Estado: O estado atual do pedido (por exemplo, Pendente (se ainda não houver aprovações), ou Aprovado 1/2, Aprovado 2/3 se forem necessárias múltiplas aprovações).
Botão de seta: Quando um utilizador clica no botão de seta, aparece um painel lateral com informações detalhadas sobre a ausência selecionada. Esta vista serve tanto como painel informativo como centro de ação para os aprovadores. O painel inclui:

Nome e avatar do colaborador
Período de ausência: mostra claramente as datas de início e fim com o total de horas ou dias solicitados
Saldo atual de férias e o saldo após a dedução da ausência
Tipo de ausência e descrição, se fornecida
Percurso de aprovação: apresenta a lista de aprovadores se for necessário mais de 1.

Documentos Comprovativos

Quando o tipo de férias pede um documento comprovativo, o painel lateral mostra uma secção Documentos Comprovativos: os documentos já anexados, cada um dos quais pode ser aberto, e um aviso enquanto falta um. Um pedido cujo tipo exige um documento não pode ser aceite até que um seja anexado.

O colaborador e qualquer pessoa com a função Responsável de Férias pode adicionar um com Anexar documento — por exemplo em nome de um colaborador que está de baixa médica. Um aprovador sem essa função pode abrir o documento mas não anexar um: o documento vem do colaborador, e o aprovador é quem está à espera dele.

Mecanismo de Aprovação

Se apenas uma aprovação for necessária (ou seja, Contagem de Aprovações = 1), o primeiro aprovador a aceitar o pedido irá finalizá-lo:

O estado muda de Pendente para Aceite
O pedido é automaticamente movido para o separador "Histórico de férias"
O aprovador vê os botões Aceitar e Rejeitar

Se forem necessárias múltiplas aprovações:

Após a aprovação do utilizador atual, este deixa de ver os botões de ação
A ausência permanece no separador Pedidos de Ausência até que todas as aprovações sejam concluídas
O pedido só é movido para o Histórico de férias quando todas as aprovações necessárias forem cumpridas

Isto garante total transparência em fluxos de trabalho de aprovação a vários níveis, simplificando ao mesmo tempo os casos de aprovação a um único nível.

Todas as férias totalmente aceites são apresentadas no separador Histórico de Férias. As férias em curso terão um fundo azul, facilitando a sua identificação. Os separadores Pedidos de Ausência e Histórico de Férias podem ser filtrados por Colaborador e tipo de férias.

Os gestores têm a capacidade de gerir pedidos de férias já aprovados diretamente a partir do separador Histórico de Férias. Ao visualizar a ausência aprovada de um colaborador específico:

Funcionalidade de Edição

Ao clicar na opção "Editar ausência" no painel lateral, aparece um modal de edição padrão.

O modal permite ao gestor:

Modificar o tipo de ausência.
Ajustar a descrição.
Alterar a duração da ausência (intervalo de datas e horas).

Nota: Não é possível alterar o colaborador ao editar uma ausência já criada.

O saldo de férias apresentado no modal atualiza-se dinamicamente com base na duração editada. Após guardar as alterações, os detalhes da ausência e o saldo de férias são atualizados em conformidade.

Funcionalidade de Remoção

Os gestores podem também clicar no botão "Remover ausência" para eliminar o registo de ausência. Será apresentado um diálogo de confirmação a perguntar: "Tem a certeza de que pretende eliminar?" Após confirmar com "Sim, continuar", a ausência é removida do sistema. Se a ausência eliminada tiver anteriormente reduzido o saldo de férias do colaborador, o saldo será automaticamente recalculado e atualizado para refletir a eliminação.

Isto garante total flexibilidade e precisão na gestão de registos de ausências, mantendo ao mesmo tempo um acompanhamento atualizado dos dias de ausência disponíveis para os colaboradores.

Criar Férias em Nome de um Colaborador

Enquanto responsável, tem também a possibilidade de criar ausências em nome de qualquer colaborador ativo, clicando no botão Adicionar férias no canto superior direito. A caixa de diálogo pode fazer duas coisas diferentes, e um seletor no topo, logo abaixo da pessoa que escolheu, decide qual:

Adicionar ausência regista a ausência de imediato, sem aprovação. É o que esta caixa de diálogo sempre fez, e continua a ser a opção predefinida.
Pedir em nome de submete antes um pedido. Este segue para os aprovadores desse colaborador exatamente como um pedido que ele próprio tivesse submetido, e não é uma ausência até que o aprovem.

Uma linha por baixo do seletor repete em qual se encontra: Registada de imediato, sem aprovação, ou Segue para o aprovador como um pedido normal. O botão no fundo muda com ele (Criar férias contra Enviar pedido), e no modo de pedido o rodapé indica também a quem seguirá, sob Aprova.

Nota: O seletor aparece apenas para administradores e responsáveis de RH. Um responsável de férias sem o papel de RH pode continuar a adicionar uma ausência a alguém, mas não pode submeter um pedido em nome dessa pessoa. Se não vê o seletor, é esse o motivo.

Para criar uma ausência em nome de um colaborador, siga estes passos:

Navegue até ao item Gestão de férias no menu principal.
Clique no botão Adicionar férias.
Selecione o colaborador na lista pendente.
Escolha Adicionar ausência ou Pedir em nome de.
Selecione o tipo de férias.
Se esse tipo estiver dividido por motivos, escolha um. O motivo decide de que parte do direito a ausência é descontada, pelo que os números ao lado do formulário o acompanham.
Forneça uma breve descrição (opcional, se nas definições estiver marcada como não obrigatória).
Selecione o dia ou o período no calendário através da funcionalidade de arrastar e largar.
Guarde-a com Criar férias, ou envie-a com Enviar pedido.

Nota: Depois de selecionado um tipo de férias, o campo de descrição será marcado como obrigatório ou permanecerá opcional consoante as definições gerais de férias.

Nota: Tem também a opção de selecionar algumas horas (de 1 a 7) no campo Horas se a ausência for inferior a um dia de trabalho completo.

Nota: Assim que estiverem escolhidas tanto uma pessoa como um tipo, o painel ao lado do formulário mostra o que a ausência alteraria para essa pessoa, não para si. Indica o número de dias úteis que custa realmente (os fins de semana, os feriados e o horário de trabalho dessa pessoa já estão descontados), o saldo atual dela e aquele em que se tornaria, e quanto ainda restaria para gozar até ao final do ano. Antes de ambos estarem escolhidos não mostra nada, porque cada número nele pertence a uma pessoa concreta.

Nota: O painel dá uma de três respostas e aqui avisa em vez de recusar. Cabe: dentro das férias já acumuladas. Gozada por antecipação: ainda não acumulada, a sua organização permite-o, e o painel indica a data em que fica equilibrada. Acima do direito do ano: o painel di-lo e deixa-o registá-la mesmo assim, porque um responsável por vezes tem de introduzir o que realmente aconteceu (uma baixa médica ou um registo retroativo). É nisto que esta caixa de diálogo difere da do próprio colaborador, na qual essa resposta impede o envio do pedido.

Nota: O painel avisa também sobre datas que se sobrepõem a uma ausência que a pessoa já tem, em vez de deixar a gravação falhar depois, e indica quando é exigido um comprovativo para o tipo e o motivo escolhidos. O calendário assinala os fins de semana, os feriados e as ausências existentes dessa pessoa, e indica a contagem de dias úteis do período.

Nota: Repetir esta ausência é oferecido apenas para Adicionar ausência. Um pedido não se pode repetir, pelo que a opção desaparece assim que muda para Pedir em nome de.

A ausência adicionada com Adicionar ausência aparece de imediato no separador Histórico de férias, com a possibilidade de ser editada ou removida. A enviada com Pedir em nome de aparece antes no separador Pedidos de férias e permanece aí até os seus aprovadores a terem tratado.

Planeador de Férias

O separador Planeador de Férias em Gestão de Férias fornece uma vista de calendário visual de todas as ausências aprovadas em toda a organização, ajudando gestores e equipas a planear o trabalho em função da disponibilidade dos colaboradores. Num ecrã de computador padrão, o planeador apresenta uma janela contínua de 30 dias, a partir do dia atual. Isto ajuda os gestores a acompanhar as ausências previstas e atuais de relance.

O Planeador de Férias inclui:

Vista de Calendário Interativo – Visualize as férias agendadas dos colaboradores.
Criação Rápida de Férias – Clique num bloco de dia vazio ou utilize arrastar e soltar para adicionar férias.
Fluxo de Trabalho de Aprovação – Aprove ou rejeite pedidos de férias pendentes.
Edição e Remoção – Modifique ou elimine férias aprovadas se necessário.
Visibilidade de Aprovação Pendente – Se forem necessárias aprovações adicionais, o pedido será marcado como pendente com detalhes relevantes.

Adicionar Férias no Planeador de Férias

Clique num bloco de dia vazio no planeador.
Em alternativa, utilize arrastar e soltar para definir a duração das férias.
Preencha os detalhes de férias necessários (por exemplo, tipo de ausência, duração, descrição).
Clique no botão "Criar férias". As férias aparecerão no planeador e em todas as outras vistas relevantes como já aprovadas.

Editar ou Remover Férias Aprovadas

Clique numa ausência já aprovada.
Modifique os detalhes clicando no botão relevante no painel lateral que aparece.
Utilize a opção Remover ausência para remover as férias se necessário.

Aprovar ou Rejeitar um Pedido de Férias

Se um pedido estiver pendente de aprovação, será visualmente diferente das férias aprovadas no calendário.
Como gestor de férias, pode:
- Clicar no pedido para ver os detalhes.
- Aprovar ou rejeitar o pedido clicando no botão relevante.
- Se forem necessárias mais aprovações, o pedido permanecerá como pendente até que todas as aprovações necessárias sejam concluídas.

Utilize os filtros para visualizar colaboradores específicos.

O Planeador de Férias simplifica a gestão de ausências ao disponibilizar um sistema de acompanhamento fácil de utilizar e transparente. Com a possibilidade de utilizar filtros para visualizar colaboradores específicos, os gestores podem garantir um planeamento de férias eficiente, mantendo o equilíbrio da força de trabalho.

Exemplos de utilização

Aprovar pedidos pendentes: Analisar e aprovar ou rejeitar rapidamente múltiplos pedidos de férias submetidos pelos membros da sua equipa.
Criar ausência para um colaborador: Adicionar um dia de baixa ou ausência especial em nome de um colaborador que não possa submetê-la por conta própria.
Ajustar ausência aprovada: Modificar as datas ou a duração de umas férias já aprovadas em caso de mudança de planos, garantindo a precisão dos registos de ausências.
Visualizar a disponibilidade da equipa: Utilizar o Planeador de Férias para obter uma visão abrangente de quem está de ausência em qualquer momento, auxiliando no planeamento da força de trabalho.