Configurar as ausências e tratar o primeiro pedido

Antes de começar

O que precisa

• A função Time off manager, ou um administrador que a possa conceder.
• Um colaborador com um acordo ativo, por exemplo um Employment contract, mais uma segunda pessoa para aprovar.
• A sua política: dias por ano por variante de contrato, e quantos dias não gozados podem transitar e até quando.

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   Escolher os tipos de ausência

   Abra Settings → People e clique no mosaico Time off types. A página lista os tipos que a sua equipa pode pedir. Clique em Add time off type para adicionar um. Predefined ativa um tipo incorporado com um nome à sua escolha, selecionado em Built-in type. Custom cria um tipo próprio, com nome, ícone e cor.

   Dicas

   • Um tipo novo começa como Requires approval. Mude-o para Accepted automatically apenas para ausências que ninguém precisa de aprovar. O saldo continua a ser descontado, e um pedido que o saldo não cobre continua a ser recusado.
   • Approval count, na mesma página, define quantas pessoas têm de aprovar um pedido antes de este ser registado. Introduza o número e clique em Save.
   • Se a ausência se comportar como um dos tipos incorporados, escolha Predefined e mude-lhe o nome em vez de a recriar como Custom.

   • Abrir Time off types
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   Definir o direito anual predefinido

   De volta a Settings → People, abra o mosaico Annual time off e clique em Add annual time off. Introduza o Leave allowance em dias, horas ou minutos. Escolha a Date from a partir da qual se aplica, a Variant de contrato que abrange, como Employment contract, e o Time off type que financia. Clique em Save.

   Dicas

   • O direito acompanha a variante de contrato. Uma pessoa cuja variante de contrato não tem direito definido recebe no perfil um aviso de que não há limite de ausências definido.
   • Para uma pessoa que tem direito a um número de dias diferente, abra o perfil dela e adicione uma linha pessoal no separador Annual time off. Esta substitui, para ela, o valor predefinido da organização.

   • Abrir Annual time off
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   Decidir o que acontece aos dias não gozados

   Abra o mosaico Time off carry-over em Settings → People. Ative Enable carry-over policy para permitir que os dias não gozados transitem para o ano seguinte. Defina Expiry date (MM-DD), por exemplo 03-31, e Max carried days, em que 0 significa ilimitado. Ative Consume carried days first se os dias mais antigos devem ser gozados antes do direito deste ano. Clique em Save.

   Dicas

   • Em Carry-over per contract type, pode substituir o interruptor principal para um único tipo de contrato e dar-lhe a sua própria data de expiração.
   • Se a transição de dias ficar desligada, o Flowtly mantém o comportamento antigo do saldo de ausências.

   • Abrir Time off carry-over
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   Submeter um pedido como colaborador

   Inicie sessão como colaborador e abra My absences no menu lateral. Clique em New time off request. Escolha o Type, adicione uma Description se a sua organização a pedir e selecione as datas no calendário. O painel What this request changes mostra os dias úteis que o pedido consome e o saldo antes e depois. Clique em Create request.

   Dicas

   • Create request permanece desativado até estarem escolhidos um tipo e as datas e o intervalo incluir pelo menos um dia útil. Também permanece desativado quando o pedido não cabe no saldo.
   • Para parte de um dia, selecione uma única data e escolha o número de Hours. Full day regista o dia útil completo.
   • O pedido aparece no separador Time off requests de My absences com o estado Pending.

   • Abrir My absences
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   Aprovar como gestor

   Inicie sessão como gestor e abra Time off → Time off requests no menu lateral. Clique na linha do colaborador para abrir os detalhes. Verifique o tipo, as datas e a duração e, depois, clique em Accept. Se o pedido não deve avançar, clique antes em Reject.

   Dicas

   • Com um Approval count superior a 1, o estado mostra quantas aprovações já existem, por exemplo Accepted 1 / 2, e o pedido fica em aberto até à última.
   • O mosaico Time off approvers em Settings → People mostra quem aprova cada pessoa: primeiro alguém atribuído diretamente, depois o superior direto, depois o gestor do departamento e, por fim, qualquer pessoa com a função Time off manager.
   • A página de pedidos exige a função Time off manager ou Time off verifier. O seu próprio pedido nunca mostra Accept nem Reject para si.

   • Abrir Time off requests
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   Ver no planeador

   Abra o separador Time off planner. Cada pessoa é uma linha e cada ausência é um mosaico que ocupa os respetivos dias. Um pedido que ainda aguarda aprovação mostra Pending antes do tipo, e a legenda mostra a chave Pending request. Após a aprovação final, o mosaico mostra apenas o tipo.

   Dicas

   • O colaborador encontra agora a ausência no separador Time off history de My absences, com o estado Accepted.
   • Os pedidos de trabalho remoto não são desenhados no planeador.

   • Abrir o Time off planner