Opsæt fravær, og behandl din første anmodning

Angiv dine fraværstyper, din årlige tildeling og dine regler for overførsel, og før derefter én anmodning fra indsendelse til godkendelse, og se den i planlæggeren.

Medarbejdere og HRBegynder12 minutterDag 10 af 30

Emner:HR og medarbejdereKom godt i gang

Inden du begynder

Fravær i Flowtly hviler på tre indstillinger: de fraværstyper, folk kan anmode om, den årlige tildeling, hver kontraktvariant optjener, og hvad der sker med ubrugte dage ved årets udgang. Når de er på plads, trækker hver anmodning på en saldo, som Flowtly kan beregne.

Denne vejledning opsætter alle tre og kører derefter én anmodning hele vejen igennem. Medarbejderen indsender den fra My absences, en leder accepterer den fra Time off requests, og fraværet vises i Time off planner.

Du skal have rollen Time off manager for at ændre disse indstillinger. Kør anmodningen med to konti, én for medarbejderen og én for lederen: listen Time off requests tilbyder ikke Accept på din egen anmodning.

Det har du til sidst

Din organisation har sine fraværstyper, en årlig standardtildeling og en regel for overførsel, og én anmodning er godkendt og vises i planlæggeren.

Det skal du bruge

  • Rollen Time off manager eller en administrator, der kan tildele den.
  • En medarbejder med en aktiv aftale, for eksempel en Employment contract, samt en anden person til at godkende.
  • Jeres politik: årlige dage pr. kontraktvariant, og hvor mange ubrugte dage der må overføres og indtil hvornår.

Gennemfør disse vejledninger først

Prøv det i demoen

Klik først igennem disse skærme med eksempeldata. Du behøver ingen konto.

Åbn live-demoen

Trin for trin

Gennemfør forløbet

  1. 1

    Vælg dine fraværstyper

    Åbn Settings → People, og klik på feltet Time off types. Siden viser de typer, dit team kan anmode om. Klik på Add time off type for at tilføje en. Predefined aktiverer en indbygget type under et navn, du selv vælger, valgt fra Built-in type. Custom opretter din egen type med et navn, et ikon og en farve.

    Tips

    • En ny type starter som Requires approval. Skift den kun til Accepted automatically for fravær, som ingen behøver at godkende. Saldoen bruges stadig, og en anmodning, som saldoen ikke kan dække, afvises stadig.
    • Approval count på samme side angiver, hvor mange personer der skal godkende en anmodning, før den registreres. Angiv tallet, og klik på Save.
    • Hvis fraværet opfører sig som en af de indbyggede typer, så vælg Predefined, og omdøb den i stedet for at genskabe den som Custom.
  2. 2

    Angiv den årlige standardtildeling

    Tilbage i Settings → People åbner du feltet Annual time off og klikker på Add annual time off. Angiv Leave allowance i dage, timer eller minutter. Vælg Date from, hvor den begynder at gælde, den Variant af kontrakt, den dækker, for eksempel Employment contract, og den Time off type, den finansierer. Klik på Save.

    Tips

    • Tildelingen følger kontraktvarianten. En person, hvis kontraktvariant ikke har nogen tildeling, får en advarsel på sin profil om, at der ikke er angivet en fraværsgrænse.
    • For en enkelt person, der optjener et andet antal dage, åbner du personens profil og tilføjer en personlig række på fanen Annual time off. Den tilsidesætter organisationens standard for vedkommende.
  3. 3

    Bestem, hvad der sker med ubrugte dage

    Åbn feltet Time off carry-over i Settings → People. Slå Enable carry-over policy til for at lade ubrugte dage overføre til næste år. Angiv Expiry date (MM-DD), for eksempel 03-31, og Max carried days, hvor 0 betyder ubegrænset. Slå Consume carried days first til, hvis ældre dage skal bruges før dette års tildeling. Klik på Save.

    Tips

    • Under Carry-over per contract type kan du tilsidesætte hovedkontakten for en enkelt kontrakttype og give den sin egen udløbsdato.
    • Hvis overførsel forbliver slået fra, beholder Flowtly sin ældre adfærd for fraværssaldoen.
  4. 4

    Indsend en anmodning som medarbejderen

    Log ind som medarbejderen, og åbn My absences i sidemenuen. Klik på New time off request. Vælg Type, tilføj en Description, hvis din organisation beder om en, og vælg datoerne i kalenderen. Panelet What this request changes viser de arbejdsdage, den koster, og saldoen før og efter. Klik på Create request.

    Tips

    • Create request forbliver deaktiveret, indtil en type og datoer er valgt, og perioden indeholder mindst én arbejdsdag. Den forbliver også deaktiveret, når anmodningen ikke passer til saldoen.
    • For en del af en dag vælger du en enkelt dato og antallet af Hours. Full day registrerer hele arbejdsdagen.
    • Anmodningen vises på fanen Time off requests i My absences med status Pending.
  5. 5

    Godkend den som lederen

    Log ind som lederen, og åbn Time off → Time off requests i sidemenuen. Klik på medarbejderens række for at åbne detaljerne. Kontrollér type, datoer og varighed, og klik derefter på Accept. Hvis anmodningen ikke skal gennemføres, klikker du i stedet på Reject.

    Tips

    • Med en Approval count over 1 viser status, hvor mange godkendelser der er kommet ind, for eksempel Accepted 1 / 2, og anmodningen forbliver åben indtil den sidste.
    • Feltet Time off approvers i Settings → People viser, hvem der godkender for hver person: først en direkte tildelt person, derefter den nærmeste overordnede, derefter afdelingslederen og derefter alle med rollen Time off manager.
    • Siden med anmodninger kræver rollen Time off manager eller Time off verifier. Din egen anmodning viser aldrig Accept eller Reject for dig.
  6. 6

    Se den i planlæggeren

    Åbn fanen Time off planner. Hver person er en række, og hvert fravær er en flise hen over dets dage. En anmodning, der stadig venter på godkendelse, viser Pending foran sin type, og forklaringen viser nøglen Pending request. Efter den endelige godkendelse viser flisen kun typen.

    Tips

    • Medarbejderen finder nu fraværet på fanen Time off history i My absences med status Accepted.
    • Anmodninger om fjernarbejde vises ikke i planlæggeren.

Du er færdig!

Fravær er konfigureret, og din første anmodning er gået fra indsendelse til godkendelse. Hver ny anmodning trækker nu på den tildeling, du har angivet, og går til den rette godkender.

I vidensbasen