Administration af ferianmodninger

Som leder kan du gennemgå indgående ferianmodninger og godkende eller afvise anmodninger med et enkelt klik. Det dedikerede menupunkt kaldes Ferieadministration. Der er 2 visninger, der hjælper dig med at administrere fridage. Den første er fanen Ferianmodninger. Alle anmodede fridage er angivet i fanen Ferianmodninger.

Dette afsnit indeholder vigtige oplysninger om hver anmodning, herunder:

• Navn: Navnet på den medarbejder, der anmoder om ferien.
• Ferietype: Typen af ferianmodningen.
• Beskrivelse: En kort forklaring eller yderligere detaljer fra medarbejderen vedrørende ferianmodningen (kan være tom, hvis konfigureret som valgfri).
• Fra/Til: Start- og slutdatoer for den anmodede ferie.
• Varighed: Den samlede varighed af ferianmodningen, angivet i timer.
• Status: Den aktuelle status for anmodningen (f.eks. Afventende (hvis ingen godkendelser endnu), eller Godkendt 1/2, Godkendt 2/3, hvis der kræves flere godkendelser).
• Pilknap: Når en bruger klikker på pilknappen, vises et sidepanel med detaljerede oplysninger om den valgte ferie. Denne visning fungerer både som et informationspanel og et handlingscenter for godkendere. Panelet indeholder:

• Medarbejdernavn og avatar
• Ferieperiode: viser tydeligt start- og slutdatoer med samlet anmodet timer eller dage
• Nuværende feriesaldo og saldoen efter ferien fratrækkes
• Ferietype og beskrivelse, hvis angivet
• Godkendelsessti: viser listen over godkendere, hvis der kræves mere end 1.

Understøttende dokumenter

Når ferietypen beder om et understøttende dokument, viser sidepanelet et afsnit Understøttende dokumenter: de dokumenter, der allerede er vedhæftet, og som hver kan åbnes, samt en advarsel, mens der stadig mangler et. En anmodning, hvis type kræver et dokument, kan ikke accepteres, før et er vedhæftet.

Medarbejderen og alle med rollen Ferieadministrator kan tilføje et med Vedhæft dokument — for eksempel på vegne af en medarbejder, der er sygemeldt. En godkender uden den rolle kan åbne dokumentet, men ikke vedhæfte et: dokumentet kommer fra medarbejderen, og godkenderen er den, der venter på det.

Godkendelsesmekanisme

Hvis der kun kræves én godkendelse (dvs. Godkendelsesantal = 1), vil den første godkender til at acceptere anmodningen færdiggøre den:

• Statussen ændres fra Afventende til Accepteret
• Anmodningen flyttes automatisk til fanen "Feriehistorik"
• Godkenderen ser både knapperne Accepter og Afvis

Hvis der kræves flere godkendelser:

• Når den nuværende bruger godkender, ser de ikke længere handlingsknapper
• Ferien forbliver i fanen Ferianmodninger, indtil alle godkendelser er gennemført
• Anmodningen flyttes kun til Feriehistorik, når alle nødvendige godkendelser er opfyldt

Dette sikrer fuld gennemsigtighed i godkendelsesworkflows på flere niveauer, mens enkelt-niveau godkendelse forenkles.

Alle fridage, der er fuldt godkendt, vises i fanen Feriehistorik. Igangværende fridage vil have en blå baggrund, hvilket gør dem nemmere at identificere. Fanerne Ferianmodninger og Feriehistorik kan filtreres efter medarbejder og ferietype.

Ledere har mulighed for at administrere allerede godkendte ferianmodninger direkte fra fanen Feriehistorik. Når du ser en bestemt medarbejders godkendte ferie:

Redigeringsfunktion

Ved at klikke på muligheden "Rediger feriefridag" i sidepanelet vises en standard redigeringsmodal.

Modalen giver lederen mulighed for at:

• Ændre ferietypen.
• Justere beskrivelsen.
• Ændre feriens varighed (datointerval og timer).

Bemærk: Det er ikke muligt at ændre medarbejderen, når man redigerer en allerede oprettet ferie.

Feriesaldoen vist i modalen opdateres dynamisk baseret på den redigerede varighed. Når ændringerne er gemt, opdateres feriedetaljerne og feriesaldoen tilsvarende.

Fjernelsesfunktion

Ledere kan også klikke på knappen "Fjern feriefridag" for at slette ferieregistreringen. En bekræftelsesdialog vises med spørgsmålet: "Er du sikker på, at du vil slette?" Efter bekræftelse via "Ja, fortsæt" fjernes ferien fra systemet. Hvis den slettede ferie tidligere havde reduceret medarbejderens feriesaldo, vil saldoen automatisk genberegnes og opdateres for at afspejle sletningen.

Dette sikrer fuld fleksibilitet og nøjagtighed i administration af ferieregistreringer, mens man opretholder opdateret sporing af tilgængelige fridage for medarbejdere.

Oprettelse af ferie på vegne af medarbejder

Som leder har du også mulighed for at oprette fravær på vegne af enhver aktiv medarbejder ved at klikke på knappen Tilføj fridage i øverste højre hjørne. Dialogen kan gøre to forskellige ting, og en vælger øverst i den, lige under den person du valgte, afgør hvilken:

• Tilføj fravær registrerer fraværet med det samme, uden godkendelse. Det er, hvad denne dialog altid har gjort, og det er fortsat standardvalget.
• Anmod på vegne af indsender i stedet en anmodning. Den går til den medarbejders godkendere præcis som en anmodning, vedkommende selv havde indsendt, og den er ikke fravær, før de har godkendt den.

En linje under vælgeren gentager, hvilken du er på: Registreres med det samme, uden godkendelse, eller Går til godkenderen som en almindelig anmodning. Knappen nederst ændrer sig med den (Opret ferie over for Send anmodning), og i anmodningstilstand angiver bunden også, hvem den går til, under Godkendes af.

Bemærk: Vælgeren vises kun for administratorer og HR-ledere. En ferieadministrator uden HR-rollen kan fortsat tilføje fravær for nogen, men kan ikke indsende en anmodning i vedkommendes navn. Hvis du ikke kan se vælgeren, er det grunden.

For at oprette fravær på vegne af en medarbejder skal du følge disse trin:

1. Naviger til menupunktet Ferieadministration i hovedmenuen.
2. Klik på knappen Tilføj fridage.
3. Vælg medarbejderen fra rullelisten.
4. Vælg Tilføj fravær eller Anmod på vegne af.
5. Vælg ferietypen.
6. Hvis den type er opdelt efter årsager, så vælg en. Årsagen afgør, hvilken del af retten fraværet trækkes fra, så tallene ved siden af formularen følger den.
7. Angiv en kort beskrivelse (valgfrit, hvis det i indstillingerne er markeret som ikke påkrævet).
8. Vælg dagen eller perioden i kalenderen med træk og slip.
9. Gem det med Opret ferie, eller send det med Send anmodning.

Bemærk: Når en ferietype er valgt, markeres beskrivelsesfeltet som påkrævet eller forbliver valgfrit afhængigt af de generelle ferieindstillinger.

Bemærk: Du har også mulighed for at vælge nogle timer (fra 1 til 7) i feltet Timer, hvis fraværet er kortere end en hel arbejdsdag.

Bemærk: Når både en person og en type er valgt, viser panelet ved siden af formularen, hvad fraværet ville ændre for den person, ikke for dig. Det angiver antallet af arbejdsdage, det faktisk koster (weekender, helligdage og den persons eget arbejdsmønster er allerede trukket fra), vedkommendes saldo nu og hvad den ville blive, samt hvor meget der stadig ville være tilbage inden årets udgang. Før begge dele er valgt, viser det intet, fordi hvert tal i det tilhører en bestemt person.

Bemærk: Panelet giver et af tre svar, og her advarer det i stedet for at nægte. Det passer: inden for den ferie, der allerede er optjent. Taget før optjening: endnu ikke optjent, din organisation tillader det, og panelet angiver den dato, hvor det går lige op. Ud over årets ret: panelet siger det og lader dig alligevel registrere det, fordi en leder undertiden er nødt til at indtaste, hvad der faktisk skete (en sygemelding eller en efterregistrering). Det er her, denne dialog adskiller sig fra medarbejderens egen, hvor det svar forhindrer, at anmodningen sendes.

Bemærk: Panelet advarer også om datoer, der overlapper et fravær, personen allerede har, i stedet for at lade gemningen fejle bagefter, og angiver, hvornår der kræves dokumentation for den valgte type og årsag. Kalenderen markerer weekender, helligdage og den persons eksisterende fravær og angiver antallet af arbejdsdage i perioden.

Bemærk: Gentag dette fravær tilbydes kun for Tilføj fravær. En anmodning kan ikke gentages, så muligheden forsvinder, så snart du skifter til Anmod på vegne af.

Fravær tilføjet med Tilføj fravær vises med det samme under fanen Feriehistorik med mulighed for at blive redigeret eller fjernet. Det, der sendes med Anmod på vegne af, vises i stedet under fanen Ferianmodninger og bliver der, indtil godkenderne har behandlet det.

Ferieplanlægger

Fanen Ferieplanlægger i Ferieadministration giver en visuel kalendervisning af alle godkendte fraværsregistreringer på tværs af organisationen og hjælper ledere og teams med at planlægge arbejde omkring medarbejdernes tilgængelighed. På en standard desktopskærm viser planlæggeren et rullende 30-dages vindue fra den aktuelle dag. Dette hjælper ledere med at spore både kommende og aktuelle fraværsperioder på et øjeblik.

Ferieplanlæggeren inkluderer:

• Interaktiv kalendervisning – Se planlagte fridage for medarbejdere.
• Hurtig feriereoprettelse – Klik på en tom dagsfelt eller brug træk og slip for at tilføje en ferie.
• Godkendelsesworkflow – Godkend eller afvis afventende ferianmodninger.
• Redigering og fjernelse – Rediger eller slet godkendte fridage om nødvendigt.
• Synlighed af afventende godkendelse – Hvis der kræves yderligere godkendelser, markeres anmodningen som afventende med relevante detaljer.

Tilføjelse af en ferie i Ferieplanlæggeren

• Klik på et tomt dagsfelt i planlæggeren.
• Alternativt kan du bruge træk og slip til at definere feriens varighed.
• Udfyld de nødvendige feriedetaljer (f.eks. ferietype, varighed, beskrivelse).
• Klik på knappen "Opret ferie". Ferien vil vises i planlæggeren og alle andre relevante visninger som allerede godkendt.

Redigering eller fjernelse af en godkendt ferie

• Klik på en allerede godkendt ferie.
• Rediger detaljerne ved at klikke på den relevante knap i det viste sidepanel.
• Brug muligheden Fjern feriefridag for at fjerne ferien om nødvendigt.

Godkendelse eller afvisning af en ferianmodning

• Hvis en anmodning afventer godkendelse, adskiller den sig visuelt fra godkendte fridage i kalenderen.
• Som feriansvarlig leder kan du:
  • Klikke på anmodningen for at se detaljer.
  • Godkende eller afvise anmodningen ved at klikke på den relevante knap.
  • Hvis der kræves yderligere godkendelser, forbliver anmodningen afventende, indtil alle nødvendige godkendelser er gennemført.

Brug filtre til at se specifikke medarbejdere.

Ferieplanlæggeren forenkler ferieadministration ved at tilbyde et brugervenligt og gennemsigtigt sporingssystem. Med mulighed for at bruge filtre til at se specifikke medarbejdere kan ledere sikre en smidig ferieplanlægning og opretholde balance i arbejdsstyrken.

Eksempler på anvendelse

• Godkendelse af afventende anmodninger: Gennemgå og godkend eller afvis hurtigt flere ferianmodninger indsendt af dine teammedlemmer.
• Oprettelse af ferie for en medarbejder: Tilføj en sygedag eller særlig ferie på vegne af en medarbejder, der ikke kan indsende den selv.
• Justering af godkendt ferie: Rediger datoer eller varighed for en allerede godkendt ferie, hvis planerne ændres, for at sikre nøjagtighed i ferieregistreringerne.
• Visualisering af teamets tilgængelighed: Brug Ferieplanlæggeren til at få et samlet overblik over, hvem der er på ferie på et givet tidspunkt, og understøt dermed arbejdsstyrkeplanlægning.