Oprettelse af en ferianmodning

Flowtly giver mulighed for at anmode om forskellige typer fridage. Kun de ferietyper, der er oprettet af din organisation, vil være tilgængelige for dig at vælge, når du opretter en ferianmodning. Hvis en bestemt type ferie ikke er på listen, betyder det, at den ikke er konfigureret eller gjort tilgængelig af din organisation (Gå til feltet Ferietyper under Indstillinger for at finde detaljerne).

Ikke alle ferietyper påvirker medarbejderens feriesaldo. Som standard fratrækkes kun anmodninger med ferietyperne "ferie" og "orlov efter behov" fra din resterende feriesaldo, når de er godkendt af ledere. Feriesaldoen beregnes baseret på felterne Jobstørrelse og Timer pr. uge, der er angivet i medarbejdernes aftaler.

Bemærk: Resterende fridage vises i bjælken nederst på siden Mine fridage. Dette afsnit viser den samlede tilgængelige feriesaldo og, hvis relevant, antallet af afventende fraværsanmodninger, der endnu ikke er godkendt.

Trin til oprettelse af en ferianmodning

For at oprette en ferianmodning skal du følge disse trin:

1. Naviger til punktet Mine fridage i hovedmenuen.
2. Klik på knappen "Ny fraværsanmodning" i øverste højre hjørne af siden.
3. Angiv anmodningsdetaljer:
   • Type: Angiv den type ferie, du anmoder om (f.eks. ferie, sygdom osv.)
   • Beskrivelse: Giv en kort beskrivelse eller årsag til ferien (kan være valgfri, hvis det er konfigureret i indstillingerne).
   • Ferieperiode: Vælg dag eller periode for ferien i kalenderen ved hjælp af træk og slip-funktionalitet.

Bemærk: Når en ferietype er valgt, vil beskrivelsefeltet blive markeret som påkrævet eller forblive valgfrit baseret på de fælles ferieindstillinger.

Bemærk: Du har også mulighed for at vælge et antal timer (fra 1 til 7) i feltet Timer, hvis den ønskede fridag er kortere end en hel dag.

Bemærk: Når du har valgt en type og datoerne, viser panelet ved siden af formularen, hvad anmodningen ville ændre, før du sender den. Det angiver antallet af arbejdsdage, anmodningen faktisk koster (weekender, helligdage og dit eget arbejdsmønster er allerede trukket fra), din saldo nu og hvad den ville blive, samt hvor meget der stadig ville være tilbage at holde inden årets udgang. En bjælke viser anmodningen i forhold til hele årets ferieret, hvor den del, der rækker ud over det, du har optjent, er markeret særskilt.

Bemærk: Panelet giver dig også et af tre svar. Den passer: anmodningen ligger inden for den ferie, du allerede har optjent. Du tager den forud for optjeningen: ferien er endnu ikke optjent, din organisation tillader det, og panelet oplyser datoen, hvor det går lige op. Den overstiger din ferieret for året: anmodningen kan ikke sendes, og panelet forklarer hvorfor.

Bemærk: Hvis datoerne overlapper et fravær, du allerede har, siger panelet det, før du sender, i stedet for at anmodningen fejler bagefter. Det oplyser også, hvem anmodningen går til for godkendelse, og hvornår der kræves dokumentation for den type og årsag, du har valgt. På typelisten viser hver type, hvor meget du har tilbage af den, og kalenderen markerer weekender og helligdage, sætter en prik på dage, du allerede har booket, og fremhæver dagen i dag.

4. Klik på Opret anmodning for at gemme din ferianmodning.

Når du har gemt din ferianmodning, vil den vises under fanen Ferianmodninger på siden "Mine fridage" med sin aktuelle status. Den vil også vises under fanen Ferianmodninger i menupunktet Ferieadministration for at blive godkendt eller afvist af ledere.

Feriehistorik

Fanen Feriehistorik viser en komplet liste over alle fuldt godkendte ferianmodninger. Når en fraværsanmodning har modtaget alle nødvendige godkendelser, vises den automatisk i denne visning.

Hver række i tabellen indeholder følgende detaljer:

• Ferietype – Kategorien for den tagne ferie (f.eks. Ferie, Bryllup, Sygdom).
• Beskrivelse – Beskrivelse angivet under oprettelse af anmodningen (kan være valgfri).
• Fra / Til – Feriens start- og slutdatoer.
• Varighed – Feriens samlede længde (i timer eller dage).
• Status – Den endelige godkendelsesstatus for ferien ("Accepteret").

Denne fane giver medarbejderne mulighed for nemt at gennemgå deres historiske ferieregistreringer. Brug filtrene øverst til at indsnævre resultaterne efter ferietype eller datointerval.

Administration af egne ferianmodninger

Du kan annullere din anmodning ved at klikke på knappen Slet ud for anmodningen og bekræfte dit valg. Denne mulighed er tilgængelig, så længe din anmodning endnu ikke er godkendt eller afvist af en leder.

Vedhæftning af et understøttende dokument

Nogle ferietyper beder om et understøttende dokument, for eksempel en lægeerklæring. Mens din anmodning afventer godkendelse, kan du åbne den fra fanen Ferianmodninger. Afsnittet Understøttende dokumenter viser, om der stadig mangler et dokument, og Vedhæft dokument lader dig vælge filen. Når det er vedhæftet, kan alle, der kan se din anmodning — dig selv, HR og dine godkendere — åbne det fra det samme afsnit.

Bemærk: Vedhæft dokumentet, før anmodningen godkendes: en type, der kræver et, kan ikke godkendes uden det. En anmodning af en type, der er Accepteres automatisk, accepteres, så snart du sender den; når den vises under fanen Feriehistorik, kan du (eller HR) vedhæfte et dokument derfra i stedet for fra selve anmodningen.

Meddelelse om godkendelse eller afvisning

• Godkendelse: Hvis din anmodning godkendes, modtager du en e-mailmeddelelse, og statussen for anmodningen ændres til Accepteret; den godkendte ferie flyttes til fanen Feriehistorik. Hvis der er konfigureret mere end 1 godkendelse for din organisation, forbliver anmodningen i afventende status efter én godkendelse, indtil alle nødvendige godkendelser er givet.
• Afvisning: Hvis din anmodning afvises, modtager du også en e-mailmeddelelse, og anmodningen fjernes fra listen Ferianmodninger.

Eksempler på anvendelse

• Anmodning om en uges ferie til en planlagt rejse.
• Indsendelse af en enkeltdagsanmodning til en lægeaftale.
• Booking af et par timers fridag til et personligt ærinde.
• Ansøgning om en længere periode med forældreorlov, hvis det er konfigureret af din organisation.