Correos de facturas
Flowtly permite enviar facturas directamente a los clientes por correo electrónico. La factura se adjunta como PDF, y el mensaje del correo se genera automáticamente incluyendo el número de factura, el importe adeudado y los datos de pago. Se admiten tanto facturas estándar como facturas electrónicas (KSeF).
Envío de una factura
Existen dos métodos para enviar una factura por correo electrónico:
- Desde la pantalla de Nueva factura, tras guardar una nueva factura, haz clic en Generar PDF y enviar al cliente.
- Desde la Lista de facturas, abre el menú Más opciones de una factura y selecciona Enviar por correo electrónico.
Ambos métodos abren la página de Configuración del correo, donde puedes configurar las opciones de entrega.
Página de configuración del correo
La página de Configuración del correo se divide en tres secciones:
- Datos del cliente — Muestra el correo electrónico y el nombre del cliente, precargados desde el contacto de facturación asociado, si está configurado para el cliente.
- Configuración de CC — Permite añadir o eliminar destinatarios adicionales (por ejemplo, departamento financiero, gestor del proyecto). Los valores predeterminados de CC a nivel de organización se pueden configurar en Configuración de la organización.
- Mensaje — Contiene el mensaje del correo generado automáticamente, incluyendo el número de factura, los datos de pago y el importe adeudado. El PDF de la factura se adjunta automáticamente.
Tras el envío
Una vez enviado el correo de la factura, el estado de la factura se actualiza automáticamente a Enviada. El creador de la factura recibe una notificación en la aplicación confirmando la entrega correcta.
Notificaciones en la aplicación
| Evento | Destinatario | Nivel de importancia |
|---|---|---|
| Factura enviada | Creador de la factura | Éxito |
| Factura electrónica enviada | Creador de la factura | Éxito |
| Factura electrónica enviada a KSeF | Creador de la factura | Información |
| Cambio de estado de factura electrónica | Creador de la factura | Información |
| Factura de coste entrante recibida | Contables/responsables | Información |
Ejemplos de uso
- Un gestor de proyectos necesita enviar una factura estándar por un trabajo completado directamente a un cliente, con el PDF adjunto y los datos de pago incluidos.
- Un contable envía una factura a un cliente y necesita poner en copia al departamento financiero del cliente, utilizando una configuración de CC predeterminada a nivel de organización.
- Una empresa necesita enviar una factura electrónica (KSeF) a un cliente para cumplir con requisitos normativos específicos, aprovechando la compatibilidad de Flowtly con este formato.
- Un creador de facturas desea confirmar que una factura se ha enviado correctamente y recibir una notificación en la aplicación sobre su entrega.