E-mails de faturas

O Flowtly permite-lhe enviar faturas diretamente aos clientes por e-mail. A fatura é anexada como PDF e a mensagem de e-mail é gerada automaticamente para incluir o número da fatura, o montante devido e os detalhes de pagamento. São suportadas tanto faturas standard como faturas eletrónicas (KSeF).

Envio de uma fatura

Existem dois métodos para enviar uma fatura por e-mail:

1. No ecrã "New invoice", após guardar uma nova fatura, clique em Gerar PDF e Enviar ao Cliente.
2. Na Lista de Faturas, abra o menu "More options" para uma fatura e selecione Enviar por E-mail.

Ambos os métodos abrem a página Definições de E-mail, onde pode configurar as opções de entrega.

Página de definições de e-mail

A página Definições de E-mail está dividida em três secções:

• Dados do cliente — Apresenta o e-mail e o nome do cliente, pré-preenchidos a partir do Contacto de Faturação associado, se configurado para o cliente.
• "CC settings" — Permite adicionar ou remover destinatários adicionais (por exemplo, departamento financeiro, gestor de projeto). Os padrões de CC de toda a organização podem ser configurados nas "Organization settings".
• "Message" — Contém a mensagem de e-mail gerada automaticamente, incluindo o número da fatura, detalhes de pagamento e montante devido. O PDF da fatura é anexado automaticamente.

Após o envio

Depois de um e-mail de fatura ser enviado, o estado da fatura é atualizado automaticamente para "Sent". O criador da fatura recebe uma notificação na aplicação a confirmar a entrega bem-sucedida.

Notificações na aplicação

Evento	Destinatário	Severidade
Fatura enviada	Criador da fatura	Sucesso
Fatura eletrónica enviada	Criador da fatura	Sucesso
Fatura eletrónica submetida ao KSeF	Criador da fatura	Informação
Estado da fatura eletrónica alterado	Criador da fatura	Informação
Fatura de custo recebida	Contabilistas/gestores	Informação

Exemplos de casos de utilização

• Um gestor de projeto precisa de enviar uma fatura standard pelo trabalho concluído diretamente a um cliente, com o PDF anexado e os detalhes de pagamento incluídos.
• Um contabilista envia uma fatura a um cliente e precisa de incluir em CC o departamento financeiro do cliente, utilizando uma definição de CC pré-configurada para toda a organização.
• Uma empresa precisa de enviar uma fatura eletrónica (KSeF) a um cliente para cumprir requisitos regulatórios específicos, aproveitando o suporte do Flowtly para este formato.
• Um criador de faturas pretende confirmar que uma fatura foi enviada com êxito e receber uma notificação na aplicação da sua entrega.