Faktura-emails
Flowtly Redaktionsteam2 min.Opdateret
Flowtly giver dig mulighed for at sende fakturaer direkte til klienter via email. Fakturaen er vedhæftet som en PDF, og emailmeddelelsen genereres automatisk til at inkludere fakturanummer, skyldigt beløb og betalingsoplysninger. Både standardfakturaer og e-fakturaer (KSeF) understøttes.
Afsendelse af en faktura
Der er to metoder til at sende en faktura via email:
- Fra skærmbilledet "New invoice" skal du efter at have gemt en ny faktura klikke på Generer PDF og send til klient.
- Fra Fakturalisten skal du åbne menuen "More options" for en faktura og vælge Send via email.
Begge metoder åbner siden Email-indstillinger, hvor du kan konfigurere leveringsindstillinger.
Siden Email-indstillinger
Siden Email-indstillinger er opdelt i tre sektioner:
- Klientoplysninger — Viser klientens email og navn, forudfyldt fra den tilknyttede faktureringskontakt, hvis den er konfigureret for klienten.
- "CC settings" — Giver dig mulighed for at tilføje eller fjerne yderligere modtagere (f.eks. økonomiafdelingen, projektleder). CC-standarder for hele organisationen kan konfigureres i "Organization settings".
- "Message" — Indeholder den automatisk genererede emailbesked, herunder fakturanummer, betalingsoplysninger og skyldigt beløb. Faktura-PDF'en vedhæftes automatisk.
Efter afsendelse
Når en faktura-email er sendt, opdateres fakturastatussen automatisk til "Sent". Fakturaopretteren modtager en in-app-notifikation, der bekræfter den vellykkede levering.
In-app-notifikationer
| Begivenhed | Modtager | Alvorlighed |
|---|---|---|
| Faktura sendt | Fakturaopretteren | Succes |
| E-faktura sendt | Fakturaopretteren | Succes |
| E-faktura indsendt til KSeF | Fakturaopretteren | Info |
| E-fakturastatus ændret | Fakturaopretteren | Info |
| Indgående omkostningsfaktura modtaget | Revisorer/ledere | Info |
Eksempler på anvendelsesscenarier
- En projektleder skal sende en standardfaktura for udført arbejde direkte til en klient med PDF'en vedhæftet og betalingsoplysninger inkluderet.
- En revisor sender en faktura til en klient og skal CC klientens økonomiafdelingen ved hjælp af en forudkonfigureret CC-indstilling for hele organisationen.
- En virksomhed skal sende en e-faktura (KSeF) til en klient for at opfylde specifikke lovgivningsmæssige krav og udnytter Flowtlys understøttelse af dette format.
- En fakturaopretteren ønsker at bekræfte, at en faktura er sendt med succes, og modtage en in-app-notifikation om leveringen.