Factuur-e-mails

Met Flowtly kunt u facturen rechtstreeks per e-mail naar klanten sturen. De factuur wordt als PDF bijgevoegd en het e-mailbericht wordt automatisch gegenereerd met het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de betalingsgegevens. Zowel standaardfacturen als e-facturen (KSeF) worden ondersteund.

Een factuur verzenden

Er zijn twee methoden om een factuur per e-mail te verzenden:

1. Klik vanuit het scherm Nieuwe factuur, nadat u een nieuwe factuur heeft opgeslagen, op PDF genereren en naar klant sturen.
2. Vanuit de Facturenlijst opent u het menu Meer opties voor een factuur en selecteert u Per e-mail verzenden.

Beide methoden openen de pagina E-mailinstellingen, waar u bezorgopties kunt configureren.

Pagina E-mailinstellingen

De pagina E-mailinstellingen is verdeeld in drie secties:

• Klantgegevens — Toont het e-mailadres en de naam van de klant, vooraf ingevuld vanuit de gekoppelde facturatiecontactpersoon indien geconfigureerd voor de klant.
• CC-instellingen — Hiermee kunt u aanvullende ontvangers toevoegen of verwijderen (bijv. financiële afdeling, projectmanager). Organisatiebrede CC-standaardinstellingen kunnen worden geconfigureerd in Organisatie-instellingen.
• Bericht — Bevat het automatisch gegenereerde e-mailbericht, inclusief het factuurnummer, betalingsgegevens en het verschuldigde bedrag. De factuur-PDF wordt automatisch bijgevoegd.

Na verzending

Zodra een factuur-e-mail is verzonden, wordt de factuurstatus automatisch bijgewerkt naar Verzonden. De maker van de factuur ontvangt een in-app-melding ter bevestiging van de succesvolle bezorging.

In-app-meldingen

Gebeurtenis	Ontvanger	Ernst
Factuur verzonden	Maker van de factuur	Succes
E-factuur verzonden	Maker van de factuur	Succes
E-factuur ingediend bij KSeF	Maker van de factuur	Info
E-factuurstatus gewijzigd	Maker van de factuur	Info
Inkomende kostenfactuur ontvangen	Accountants/managers	Info

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Een projectmanager moet een standaardfactuur voor voltooide werkzaamheden rechtstreeks naar een klant sturen, met de PDF bijgevoegd en betalingsgegevens opgenomen.
• Een accountant stuurt een factuur naar een klant en moet de financiële afdeling van de klant in de CC zetten, met behulp van een vooraf geconfigureerde organisatiebrede CC-instelling.
• Een bedrijf moet een e-factuur (KSeF) naar een klant sturen om aan specifieke wettelijke vereisten te voldoen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de ondersteuning van Flowtly voor dit formaat.
• Een factuurmaker wil bevestigen dat een factuur succesvol is verzonden en een in-app-melding ontvangen van de bezorging.