Anteprima fattura/Associa al budget
Per verificare l'aspetto della fattura, è possibile utilizzare la funzionalità di anteprima. Per passare alla modalità anteprima, fare clic sul titolo della fattura o selezionare l'opzione "Apri anteprima" nel pulsante "Altre opzioni" (rappresentato da tre puntini verticali) disponibile per ogni fattura nell'elenco.
In modalità anteprima, sarà possibile vedere la fattura così come apparirà al cliente. Questo include:
- Intestazione fattura: Visualizza il titolo della fattura e il logo della propria azienda.
- Dettagli fattura: Incluse le proprie informazioni di contatto (Venditore), le informazioni del cliente (Acquirente) e le date di emissione, vendita e scadenza.
- Informazioni sul conto bancario: Fornisce i codici IBAN, SWIFT/BIC e qualsiasi altro dettaglio di pagamento necessario.
- Elenco voci: Dettaglia i prodotti o servizi forniti, con quantità, prezzi unitari, aliquote IVA e importi totali (netto e lordo).
- Sezione riepilogo: Mostra l'importo netto totale, l'importo totale dopo l'applicazione dell'IVA, l'importo pagato (l'importo già corrisposto per la fattura, se presente) e l'importo residuo da pagare.
- Sezione piè di pagina: Include eventuali note aggiuntive alla fattura.
In modalità anteprima, non è possibile apportare modifiche alla fattura. Se si rileva un errore o è necessario aggiornare alcuni dettagli, è necessario tornare alla modalità modifica selezionando il pulsante "Modifica fattura" nel menu della modalità anteprima. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, è possibile salvare le modifiche e rivisitare l'anteprima. Tra le altre opzioni utili nel menu laterale si trovano: Scarica PDF, Invia tramite e-mail (reindirizza alla pagina delle impostazioni e-mail), Crea simile (reindirizza alla pagina di creazione fattura con un titolo diverso, ma tutti gli altri dati simili e precompilati), Modifica fattura (apre la fattura in modalità modifica, consentendo di apportare modifiche prima della finalizzazione o dell'invio), Elimina fattura (rimuove la fattura dal sistema se non è più necessaria, dopo conferma aggiuntiva).
Associa fattura al budget
La funzionalità di modifica fattura consente di modificare i dettagli della fattura e, se il modulo Budget è attivo, di collegare la fattura a uno o più budget. Questa funzionalità è particolarmente utile per monitorare le spese rispetto a budget specifici.
Per associare una fattura a un budget:
- Accedere alla voce Fatture dal menu principale.
- Fare clic sul pulsante "Altre opzioni" per la fattura che si desidera modificare.
- Selezionare "Modifica" dall'elenco.
- Scorrere fino in fondo alla pagina, tra le sezioni "Note" e "Commenti interni".
- Fare clic sul pulsante "Aggiungi budget".
- Nel menu a discesa, selezionare il budget a cui si desidera collegare la fattura.
- Specificare l'importo da associare compilando il campo Importo transazione:
Se si desidera allocare un importo specifico: inserire il valore desiderato nel campo. Se si desidera associare l'intera fattura: lasciare il campo vuoto.
È possibile ripetere questo processo per associare la fattura a più budget se necessario. Inoltre, è possibile rimuovere un budget già associato facendo clic sull'icona Cestino.
Una volta associata la fattura al/ai budget, ciò si rifletterà nella sezione Budget dal menu principale. La fattura apparirà nella voce di budget associata: aggiornerà il grafico Riepilogo budget corrispondente e sarà elencata nella sezione Costi per un facile monitoraggio. Ciò garantisce che tutti i ricavi e le spese siano registrati accuratamente e inclusi nella panoramica del budget.
Esempi di utilizzo
- Verifica dell'accuratezza della fattura: Prima di inviare una fattura a un cliente, utilizzare l'anteprima per verificare tutti i dettagli, inclusi prezzi, IVA e informazioni del cliente, assicurandosi che tutto sia corretto e presentato in modo professionale.
- Allocazione dei costi di progetto: Associare una fattura fornitore per materiali o servizi direttamente a un budget di progetto specifico per monitorare accuratamente le spese rispetto ai fondi allocati a quel progetto.
- Gestione delle spese dipartimentali: Collegare una fattura per forniture d'ufficio o abbonamenti software al budget operativo del reparto pertinente per mantenere una panoramica aggiornata delle spese.
- Revisione prima del download/invio tramite e-mail: Utilizzare la modalità anteprima per confermare l'aspetto finale di una fattura prima di scaricarla come PDF o inviarla direttamente tramite e-mail a un cliente.