Domande del contabile sulle transazioni

Redazione Flowtly5 min

Invece di rincorrere chiarimenti via e-mail, Flowtly permette al tuo contabile di porre domande direttamente su una specifica transazione bancaria o su un documento di costo in entrata — e ti permette di rispondere nello stesso posto. Ogni scambio resta agganciato al record esatto a cui si riferisce, dandoti una traccia chiara alla chiusura del mese.

Come funziona

Ogni riga della lista transazioni, e ogni riga di documento di costo in entrata (fattura fornitore), ha un thread di discussione. Sia tu sia il tuo contabile potete aprire il thread e scrivere una domanda. L'altra parte riceve una notifica, risponde nel thread e, una volta chiarita la questione, la domanda viene contrassegnata come risolta. L'intera conversazione resta collegata al record per riferimento futuro.

Porre una domanda su una transazione o un documento di costo

  1. Vai alla lista Transazioni (per le transazioni bancarie) o alla lista Documenti in entrata (per le fatture fornitore e gli allegati di costo).
  2. Individua la riga di cui vuoi discutere. Ogni riga ha un'icona a fumetto sulla destra; se ci sono domande aperte, l'icona mostra un contatore.
  3. Fai clic sull'icona a fumetto per aprire il pannello di discussione sul lato destro dello schermo.
  4. Scrivi la tua domanda e premi Invia. L'altra parte viene avvisata immediatamente.

Il tuo contabile può fare lo stesso dalla sua vista Contabilità — individua la riga, fa clic sull'icona a fumetto e scrive direttamente nel pannello di discussione.

Rispondere a una domanda

Apri la notifica oppure vai tu stesso al record. Fai clic sull'icona a fumetto sulla riga per aprire il pannello di discussione. Vedrai tutti i messaggi del thread. Scrivi la tua risposta e premi Invia. Non c'è alcun limite al numero di messaggi scambiati in un thread.

La casella delle domande

Per vedere in una sola volta tutte le domande aperte su tutte le transazioni e i documenti di costo, vai su Contabilità → Domande (/accountancy/questions). La casella elenca tutti i thread con domande ancora aperte, raggruppati per record. Così è facile smaltire l'arretrato di chiusura mese senza cercare riga per riga.

Il contatore delle domande aperte

La voce Contabilità nella barra di navigazione mostra un contatore con il numero di domande aperte. Si aggiorna in tempo reale mentre le domande vengono poste e risolte, così capisci sempre a colpo d'occhio se qualcosa richiede la tua attenzione.

Risolvere una domanda

Quando una questione è chiusa, apri il pannello di discussione sulla riga interessata e fai clic su Contrassegna come risolta sulla domanda. Le domande risolte sono nascoste dalla casella, ma restano visibili nella cronologia del thread sul record stesso, così la traccia non va mai perduta. Un thread risolto può anche essere riaperto se servono altri chiarimenti.

Notifiche

Flowtly invia notifiche tramite la categoria Contabilità ogni volta che:

  • Viene posta una nuova domanda su una transazione o un documento di costo che ti riguarda.
  • Qualcuno risponde a un thread in cui stai partecipando.
  • Una domanda su un tuo record viene contrassegnata come risolta.

Puoi gestire su quali canali (in app, e-mail, notifica push) ricevere queste notifiche in Impostazioni → Notifiche.

Esempi d'uso

  • Chiusura di fine mese: il contabile chiede di una partita IVA mancante su una transazione di costo. Rispondi con i dati del fornitore, lui la contrassegna come risolta e lo scambio resta sulla transazione per il revisore.
  • Domanda su un documento di costo: una fattura fornitore è ripartita su due voci di budget e il contabile ha bisogno di una conferma. Il thread sul documento fissa la decisione, senza una catena di e-mail da ricostruire in seguito.
  • Revisione in blocco: usa la casella delle domande in Contabilità per smaltire tutte le richieste aperte in una sola sessione, invece di aprire i record uno per uno.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaParte diDerivato da
Documentato quiDocumentato altrove
invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. contract pianifica payment-schedule-line. contract allegato a budget. budget copre project. invoice fatturato da project. project collegato a budget. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conpianificaallegato acoprefatturato dacollegato adiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa

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