Preguntas del contable sobre transacciones
En lugar de aclarar dudas por correo electrónico, Flowtly permite a tu contable hacer preguntas directamente en una transacción bancaria o un documento de coste entrante concreto — y a ti responder en el mismo lugar. Todo el intercambio queda vinculado al registro exacto al que se refiere, proporcionando un rastro de auditoría claro al cierre de mes.
Cómo funciona
Cada fila de la lista de transacciones, y cada fila de un documento de coste entrante (factura de proveedor), tiene un hilo de discusión. Tú o tu contable podéis abrir el hilo y publicar una pregunta. La otra parte recibe una notificación, responde en el hilo y, una vez resuelta la cuestión, la pregunta se marca como resuelta. La conversación completa permanece vinculada al registro para futuras consultas.
Cómo hacer una pregunta sobre una transacción o documento de coste
- Ve a la lista de Transacciones (para transacciones bancarias) o a la lista de Documentos entrantes (para facturas de proveedores / documentos de coste).
- Localiza la fila que deseas comentar. Cada fila tiene un icono de burbuja de chat a la derecha; si hay preguntas sin resolver, el icono muestra un contador.
- Haz clic en el icono de burbuja de chat para abrir el cajón de discusión en el lado derecho de la pantalla.
- Escribe tu pregunta y pulsa Enviar. La otra parte recibirá una notificación de inmediato.
Tu contable puede hacer lo mismo desde su vista de Contabilidad — localiza la fila, hace clic en el icono de burbuja de chat y publica directamente en el cajón de discusión.
Cómo responder una pregunta
Abre la notificación o navega al registro por tu cuenta. Haz clic en el icono de burbuja de chat en la fila para abrir el cajón de discusión. Verás todos los mensajes del hilo. Escribe tu respuesta y pulsa Enviar. No hay límite en el número de mensajes que puede contener un hilo.
La bandeja de entrada de preguntas
Para ver todas las preguntas abiertas de todas las transacciones y documentos de coste de una vez, ve a Contabilidad → Preguntas (/accountancy/questions). La bandeja de entrada muestra todos los hilos con preguntas sin resolver, agrupados por registro. Esto facilita gestionar el backlog de consultas de fin de mes sin tener que abrir cada fila individualmente.
La insignia de preguntas sin resolver
La entrada Contabilidad en la barra de navegación lateral muestra una insignia con el número de preguntas sin resolver. La insignia se actualiza en tiempo real a medida que se plantean y resuelven preguntas, de modo que siempre sabrás de un vistazo si hay algo pendiente.
Marcar una pregunta como resuelta
Una vez aclarado un asunto, abre el cajón de discusión en la fila correspondiente y haz clic en Marcar como resuelto. Las preguntas resueltas desaparecen de la bandeja de entrada de preguntas, pero permanecen visibles en el historial del hilo del registro, por lo que el rastro de auditoría nunca se pierde. Un hilo resuelto también puede volver a abrirse si se necesita más aclaración.
Notificaciones
Flowtly envía notificaciones a través de la categoría Contabilidad cuando:
- Se plantea una nueva pregunta sobre una transacción o documento de coste en el que estás involucrado.
- Alguien responde en un hilo en el que participas.
- Una pregunta sobre tu registro se marca como resuelta.
Puedes gestionar qué canales (en la aplicación, correo electrónico, notificación push móvil) recibes en Configuración → Notificaciones.
Casos de uso
- Cierre de mes: Tu contable pregunta sobre un número de IVA que falta en una transacción de costes. Tú respondes con los datos del proveedor, el contable marca la pregunta como resuelta y el intercambio queda almacenado en la transacción para el auditor.
- Consulta sobre un documento de coste: Una factura de proveedor está dividida entre dos líneas presupuestarias y el contable necesita confirmación. El hilo en el documento de coste recoge la decisión sin necesidad de reconstruir ningún historial de correos.
- Revisión en lote: Usa la bandeja de entrada de preguntas en Contabilidad para gestionar todas las consultas abiertas en una sola sesión, en lugar de abrir los registros uno a uno.