Vragen van de accountant bij transacties

Flowtly Redactieteam5 min

In plaats van achter toelichtingen aan te mailen laat Flowtly je accountant vragen stellen rechtstreeks bij een specifieke banktransactie of een inkomend kostendocument — en laat het jou op dezelfde plek antwoorden. Elke uitwisseling blijft gekoppeld aan precies het record waar het over gaat, zodat je bij de maandafsluiting een helder controlespoor hebt.

Hoe het werkt

Elke transactieregel in de transactielijst, en elke regel met een inkomend kostendocument (leveranciersfactuur), heeft een discussiedraad. Jij of je accountant kan de draad openen en een vraag plaatsen. De andere partij krijgt een melding, antwoordt in de draad, en zodra de zaak is afgehandeld wordt de vraag als opgelost gemarkeerd. Het volledige gesprek blijft aan het record gekoppeld voor later.

Een vraag stellen bij een transactie of kostendocument

  1. Ga naar de lijst Transacties (voor banktransacties) of de lijst Inkomende documenten (voor leveranciersfacturen en kostenbijlagen).
  2. Zoek de regel die je wilt bespreken. Elke regel heeft rechts een tekstballon-icoon; zijn er open vragen, dan toont het icoon een aantal.
  3. Klik op het tekstballon-icoon om het discussiepaneel aan de rechterkant van het scherm te openen.
  4. Typ je vraag en druk op Versturen. De andere partij krijgt direct bericht.

Je accountant kan hetzelfde doen vanuit zijn Boekhouding-weergave — de regel opzoeken, op het tekstballon-icoon klikken en rechtstreeks in het discussiepaneel plaatsen.

Een vraag beantwoorden

Open de melding of ga zelf naar het record. Klik op het tekstballon-icoon op de regel om het discussiepaneel te openen. Je ziet alle berichten in de draad. Typ je antwoord en druk op Versturen. Er is geen limiet aan het aantal berichten heen en weer in een draad.

De vragen-inbox

Om alle open vragen over alle transacties en kostendocumenten in één keer te zien, ga je naar Boekhouding → Vragen (/accountancy/questions). De inbox toont alle draden met nog open vragen, gegroepeerd per record. Zo werk je een stapel maandafsluitingsvragen weg zonder losse regels af te zoeken.

De teller voor open vragen

Het item Boekhouding in de navigatiebalk toont een teller met het aantal open vragen. Die werkt in realtime bij terwijl vragen worden geplaatst en opgelost, zodat je altijd in één oogopslag ziet of er iets je aandacht vraagt.

Een vraag oplossen

Zodra een zaak is afgehandeld, open je het discussiepaneel op de betreffende regel en klik je op Markeren als opgelost bij de vraag. Opgeloste vragen verdwijnen uit de inbox maar blijven zichtbaar in de draadgeschiedenis op het record zelf, zodat het controlespoor nooit verloren gaat. Een opgeloste draad kan ook weer worden geopend als er meer toelichting nodig is.

Meldingen

Flowtly stuurt meldingen via de categorie Boekhouding wanneer:

  • Er een nieuwe vraag wordt geplaatst bij een transactie of kostendocument waar jij bij betrokken bent.
  • Iemand antwoordt in een draad waaraan jij deelneemt.
  • Een vraag bij jouw record als opgelost wordt gemarkeerd.

Je stelt in via welke kanalen (in de app, e-mail, mobiele pushmelding) je deze meldingen ontvangt bij Instellingen → Meldingen.

Voorbeelden van gebruik

  • Maandafsluiting: je accountant vraagt naar een ontbrekend btw-nummer bij een kostentransactie. Je antwoordt met de gegevens van de leverancier, hij markeert het als opgelost, en de uitwisseling staat bij de transactie voor de controleur.
  • Vraag bij een kostendocument: een leveranciersfactuur is over twee budgetregels verdeeld en de accountant wil bevestiging. De draad bij het kostendocument legt het besluit vast, zonder mailspoor dat later gereconstrueerd moet worden.
  • Gebundeld nakijken: gebruik de vragen-inbox in Boekhouding om alle open vragen in één keer af te handelen in plaats van record voor record te openen.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktOnderdeel vanAfgeleid van
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. contract plant payment-schedule-line. contract gekoppeld aan budget. budget dekt project. invoice gefactureerd vanuit project. project gekoppeld aan budget. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metplantgekoppeld aandektgefactureerd vanuitgekoppeld aanwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal