El banco y las reservas en borrador

Equipo editorial de Flowtly5 min

Encontrar una brecha en el plan es solo la mitad del trabajo; la otra mitad es saber quién puede cubrirla. El banco mantiene esa respuesta en pantalla en todo momento, por lo que cubrir una brecha no significa abandonar la página y perder el hilo.

El banco

El banco es una barra anclada a lo largo de la parte inferior de la página Resourcing. Se mantiene fija mientras la cuadrícula se desplaza, y enumera a todos los que todavía tienen disponibilidad en el período que se muestra actualmente — los más libres primero, para que las personas con las que vale la pena hablar primero aparezcan las primeras.

Cada persona aparece como un chip que muestra cuánto de su tiempo no está comprometido, por ejemplo 60% libre prom.. El recuento junto al encabezado — 8 libres — indica cuántas personas tienen algún espacio. Las personas completamente reservadas se omiten por completo: no están disponibles, por lo que no se ofrecen.

Cambia el período y el banco cambia con él. Alguien libre en septiembre no está en el banco mientras miras julio.

Usa la flecha en el encabezado Banco para contraer la barra cuando quieras la altura completa para la cuadrícula, y para volvería a mostrar después.

Lee el porcentaje como un promedio durante el período. 40% libre prom. significa que, promediado sobre cada semana del período en pantalla, el 40% del tiempo de esa persona no está comprometido — no que el 40% esté libre en cada una de esas semanas. Alguien reservado a tiempo completo durante siete semanas de nueve y sin actividad las dos últimas se lee como aproximadamente un 22% libre, y alguien sin ninguna reserva se lee como 100%. La cifra se mueve con lo que realmente está reservado, por lo que dos personas son genuinamente comparables por ella, y la barra está ordenada por la misma cifra que muestran los chips.

Un promedio sigue siendo una imagen global, no semana a semana. Una persona con un 40% libre de promedio podría estar libre la mitad de cada semana, o completamente libre dos semanas de cinco — y esas son respuestas diferentes a ¿puede asumir esto?. Expande el rol y comprueba las semanas individuales antes de extender una reserva sobre varias de ellas.

El porcentaje es una parte del propio contrato de esa persona. Un trabajador a tiempo parcial con tres días a la semana sin ninguna reserva se lee como 100% libre, no como una fracción de una semana a tiempo completo. De esta manera, el banco concuerda con lo que el resto de Flowtly dice sobre la misma persona, y un trabajador a tiempo parcial con disponibilidad real no parece casi lleno.

Cuando el detalle semanal de una persona no está disponible, el chip vuelve a informar de su mejor semana en su lugar, y lo indica — la etiqueta nombra cuál de las dos lecturas estás viendo, por lo que un promedio nunca se confunde con el mejor caso.

Completamente reservado es un aviso, no un bloqueo. Una vez que alguien no tiene espacio en ningún lugar del período, se lee como no disponible y cae de la barra. Eso es la página respondiendo a ¿quién puede asumir esto cómodamente? — no dice que la persona no pueda reservarse en absoluto.

Alguien puede seguir acabando por encima de una semana completa, y a veces esa es la decisión correcta. Dado que los borradores no se cuentan como cobertura, dos borradores para la misma persona pueden parecer cada uno asequible por separado; es confirmarlos lo que suma, y la cuadrícula marca a cualquiera por encima del 100% en rojo para que el coste sea visible en lugar de estar oculto.

Lo que no ocurrirá es que Flowtly lo sugiera. Una persona sin espacio nunca se ofrece en el banco, y arrastrar a alguien a un rol nunca reserva más que el tiempo que realmente tiene libre — por lo que superar una semana completa siempre es una decisión que tomaste tú, no una sugerencia que hizo la página.

Hay un límite estricto del 125%. Confirmar una reserva que llevaría a alguien por encima de ese límite se rechaza directamente, y el mensaje indica cuánto se habría excedido.

Cuando nadie tiene espacio, la barra lo dice claramente: Todos están completamente reservados en esta ventana.

Esbozar una reserva

Arrastra una persona desde el banco a un rol en la cuadrícula y suéltala en la columna en la que quieres que sea reservada. Los roles se destacan mientras arrastras, por lo que queda claro dónde puede aterrizar un chip.

Soltar crea una reserva en borrador:

  • Cubre la columna en la que soltaste — una semana en la vista de Mes, una quincena en la vista de 90 días, donde cada columna son dos semanas. (La última columna de un período de 90 días a veces es una sola semana, y soltarlo allí reserva solo esa semana.)
  • Su tamaño corresponde a la capacidad libre que se muestra en el chip, y nunca por encima del 100%, por lo que la propia acción de soltar no puede sobrereservar a nadie.

Para reservar un tramo más largo, suelta una vez y luego extiende el borrador con los controles descritos a continuación.

Si no se puede crear una reserva, la página explica por qué y el borrador se elimina de nuevo. Las dos razones se distinguen en lugar de adivinarse: ser rechazado porque soltar sobrereservaría a alguien suena diferente a ser rechazado porque careces de un permiso, y el mensaje indica cuál fue.

Arrastrar es actualmente la única forma de crear una reserva desde esta página.

Qué es un borrador

Un borrador es una propuesta. Se guarda y tus compañeros pueden verlo, pero no es cobertura.

Los borradores aparecen como un contorno discontinuo sobre la celda, y la etiqueta dice 40% borrador. De manera crucial, las reservas en borrador quedan excluidas de toda cifra de cobertura en la cuadrícula: los porcentajes de rol, los promedios de proyecto y las advertencias de sobrecapacidad solo cuentan las reservas confirmadas. Eso es lo que hace que los borradores sean seguros para experimentar — esbozar tres opciones de dotación no hace que un proyecto parezca dotado tres veces.

La consecuencia práctica merece conocerse: un rol que solo tiene reservas en borrador sigue leyéndose como no cubierto. No es un error. Nada está comprometido aún.

Confirmar un borrador

Expande el rol para ver las personas asignadas a él. La fila de una persona en borrador lleva un botón Confirmar; seleccionarlo convierte el borrador de esa persona en ese rol en una reserva real. Desde ese momento cuenta como cobertura en todas partes, y el contorno discontinuo se convierte en una barra sólida.

Confirmar funciona para una persona y un rol a la vez. No hay opción de confirmar-todos.

Confirmar requiere el rol de Aprobador de Resourcing, que es un permiso más restringido que el que permite crear el borrador. Proponer y comprometer se separaron deliberadamente: cualquier persona con el rol de Responsable de Resourcing puede esbozar una reserva, pero convertirla en un compromiso con el que la empresa cuenta es una decisión reservada para los aprobadores designados. Los administradores tienen ambos.

Sin ese rol, el botón Confirmar sigue estando visible en la fila, pero aparece en gris, y al pasar el cursor se explica por qué: Confirmar un borrador requiere el rol de Aprobador de Resourcing. Pide a un administrador que lo conceda. Se deja visible deliberadamente — un planificador debe poder ver que ese paso existe y que requiere aprobación, en lugar de encontrar el botón ausente y concluir que la función está rota. Proponer y comprometer establece qué rol cubre qué.

Deshacer una confirmación

La fila de una persona confirmada lleva un botón Desconfirmar, el espejo de Confirmar: convierte su reserva en ese rol de nuevo en un borrador. El compromiso se libera, la barra vuelve a un contorno discontinuo, y el tiempo deja de contar como cobertura — así que una confirmación hecha demasiado pronto no es algo con lo que tengas que vivir. El cambio se guarda y sobrevive a la recarga de la página.

Desconfirmar nunca puede causar una sobrereserva, porque solo elimina tiempo comprometido.

Desconfirmar también requiere el rol de Aprobador de Resourcing, no solo confirmar. Liberar un compromiso es tan trascendente como hacerlo, y es el primero de los dos pasos que llevan a eliminar una reserva confirmada — así que ambos extremos del compromiso están en manos del mismo permiso.

Al igual que con Confirmar, el botón Desconfirmar se mantiene visible sin ese rol y aparece en gris, explicando al pasar el cursor que convertir una asignación confirmada de nuevo en borrador requiere el rol de Aprobador de Resourcing.

Eliminar un borrador

La fila de una persona en borrador lleva un pequeño botón de papelera junto a Confirmar. Elimina ese borrador del plan por completo — la propuesta desaparece de la cuadrícula en lugar de persistir como una sugerencia que nadie pretende actuar.

Dado que esta es la única acción en la página que no se puede deshacer, primero pregunta, nombrando a la persona cuyo borrador está a punto de desaparecer. Nada se elimina hasta que aceptes.

Solo los borradores pueden eliminarse. Una reserva confirmada no tiene botón de papelera, y el cambio se rechazaría incluso si se intentara. Esto es deliberado: el tiempo confirmado es un compromiso con el que alguien cuenta, por lo que eliminarlo requiere dos pasos deliberados en lugar de un clic. Primero desconfirma, luego elimina. Ese paso adicional existe para que el trabajo comprometido nunca desaparezca de un solo clic equivocado.

Eliminar un borrador nunca afecta las cifras de cobertura de nadie, porque los borradores nunca se contaron como cobertura en primer lugar.

Eliminar un borrador no requiere el rol de Aprobador — crear un borrador y retirarlo son ambos proponer, y una propuesta que puedes hacer es una que puedes retirar.

La eliminación es permanente. La reserva no se archiva ni se oculta; desaparece, y no reaparecerá en ningún lugar del plan. Flowtly sí conserva un registro de la eliminación — quién la eliminó y cuándo — pero ese registro es la única traza restante, y no es algo que puedas consultar desde esta página. Si importa quién eliminó un borrador, pregunta a tu administrador de Flowtly.

Ajustar la duración de un borrador

Los dos pequeños controles en la fila de un borrador lo amplían o acortan una semana a la vez, desde el final. Así es como una reserva crece más allá de la columna única en la que se soltó.

La fecha de inicio no se puede mover aquí. Para comenzar una reserva más tarde, suelta a la persona en la columna donde quieres que empiece, en lugar de soltar antes y recortar desde atrás.

Cambiar la duración o el porcentaje de un borrador es proponer, no comprometer, por lo que el rol de Responsable de Resourcing es suficiente — el rol de Aprobador no es necesario para ninguno de los dos.

Qué registra Flowtly

Cada cambio que una persona hace en una reserva queda registrado, junto con quién lo hizo y cuándo: crearlo, confirmarlo, desconfirmarlo, cambiar sus fechas o su porcentaje, y eliminarlo. El registro se conserva indefinidamente.

Las reservas que llegan de un plan importado son la excepción, incluidos los cambios realizados en ellas aquí. Se reflejan desde ese plan en lugar de ser creadas en esta página, y se vuelven a reflejar cada vez que se aplica de nuevo, por lo que el propio informe de la importación es su registro.

No hay vista de historial en la página de Resourcing, por lo que esto no es algo que puedas consultar mientras planificas. Existe para que una pregunta planteada más tarde — quién comprometió a esta persona, quién liberó esa reserva, quién eliminó el borrador que estaba aquí — tenga una respuesta.

Ejemplos de uso

  • Encuentra el rol abierto en el proyecto del mes que viene y cúbrelo desde el banco sin abandonar la página.
  • Esboza dos formas de cubrir el mismo rol como borradores, compara la cuadrícula y confirma la mejor.
  • Comprueba quién está genuinamente libre antes de acordar la fecha de inicio de un nuevo encargo.
  • Compara los chips de dos personas para ver cuál de ellas está más disponible durante la ventana, en lugar de cuál tiene casualmente una semana tranquila.
  • Reserva a alguien para la semana concreta en la que el proyecto está corto, en lugar de para todo el trimestre.
  • Extiende un borrador semana a semana hasta que cubra el tramo que el proyecto realmente necesita y luego confírmalo.
  • Libera una reserva que fue confirmada demasiado pronto, para que la persona vuelva a aparecer como disponible mientras cambian los planes.
  • Utiliza el recuento del banco como lectura semanal de cuánta capacidad no comprometida lleva el equipo.

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