Banken och utkastbokningar

Flowtlys redaktionsteam5 min

Att hitta en lucka i planen är bara halva jobbet; den andra halvan är att veta vem som kan fylla den. Bänken håller det svaret synligt på skärmen hela tiden, så att fylla en lucka inte innebär att lämna sidan och tappa bort sig.

Banken

Banken är en remsa fäst längs nederkanten på sidan Resourcing. Den stannar kvar medan rastret scrollar och listar alla som fortfarande har utrymme i den period som visas — de mest tillgängliga först, så att de personer det är värt att tala med först kommer upp överst.

Varje person visas som ett chip som visar hur stor del av deras tid som inte är bokad, till exempel 60% fri snitt. Siffran bredvid rubriken — 8 fria — anger hur många personer som har något utrymme alls. Helt bokade personer utelämnas helt: de är inte tillgängliga och erbjuds därför inte.

Ändra perioden och banken ändras med den. Någon som är fri i september finns inte på banken medan du tittar på juli.

Använd pilen på Banker-rubriken för att fälla ihop remsan när du vill ha full höjd för rastret, och för att ta fram den igen efteråt.

Läs procenten som ett genomsnitt över perioden. 40% fri snitt innebär att, genomsnittligt över varje vecka av den period som visas, är 40% av den personens tid obokad — inte att 40% är fri i var och en av dessa veckor. Någon som är fullt bokad sju av nio veckor och inaktiv de sista två läses som ungefär 22% fri, och någon utan några bokningar alls läses som 100%. Siffran rör sig med vad som faktiskt är bokat, så att två personer genuint kan jämföras med den, och remsan sorteras efter samma siffra som chipsen visar.

Ett genomsnitt är ändå ingen bild vecka för vecka. En person som är fri 40% i genomsnitt kan vara fri hälften av varje vecka, eller helt fri i två veckor av fem — och det är olika svar på kan de ta på sig det här. Expandera rollen och kontrollera de enskilda veckorna innan du utökar en bokning över flera av dem.

Procenten är en andel av den personens eget kontrakt. En deltidsanställd på tre dagar i veckan utan några bokningar läses som 100% fri, inte som en bråkdel av en heltidsvecka. På det sättet stämmer banken överens med vad resten av Flowtly säger om samma person, och en deltidsanställd med verklig tillgänglighet ser inte ut att vara nästan full.

När detaljen per vecka för en person inte är tillgänglig, faller chippet tillbaka på att rapportera deras bästa vecka istället, och säger detta — etiketten anger vilken av de två avläsningarna du tittar på, så att ett genomsnitt aldrig förväxlas med bästa utfall.

Fullt bokad är en indikation, inte ett lås. När någon inte har utrymme kvar någonstans i perioden läses de som otillgängliga och faller av remsan. Det är sidan som svarar på vem kan ta det här bekvämt — den säger inte att personen inte kan bokas alls.

Någon kan ändå hamna över en full vecka, och ibland är det rätt beslut. Eftersom utkast inte räknas som täckning kan två utkast för samma person var och en se överkomlig ut för sig själva; det är bekräftandet som adderar, och rastret markerar alla över 100% i rött så att kostnaden är synlig snarare än dold.

Det som inte händer är att Flowtly föreslår det. En person utan utrymme erbjuds aldrig på banken, och att dra någon till en roll bokar aldrig mer tid än den de faktiskt har fri — så att gå över en full vecka är alltid ett beslut du fattade, inte ett förslag som sidan lade fram.

Det finns en hård gräns vid 125%. Att bekräfta en bokning som skulle ta någon förbi den avvisas direkt, och meddelandet berättar hur långt över det hade gått.

När ingen har utrymme säger remsan det tydligt: Alla är fullt bokade i detta fönster.

Skissa en bokning

Dra en person från banken till en roll i rastret och släpp dem på den kolumn du vill att de ska bokas på. Roller markeras när du drar, så det är tydligt var ett chip kan landa.

Att släppa skapar en utkast-bokning:

  • Den täcker den kolumn du släppte på — en vecka i månadsvy, en tvåveckorsperiod i 90-dagars-vyn, där varje kolumn är två veckor. (Den sista kolumnen i en 90-dagarsperiod är ibland en enskild vecka, och ett släpp där bokar bara den veckan.)
  • Den är storlekssatt till den lediga kapaciteten som visas på chippet, och aldrig över 100%, så att släppet i sig inte kan överbifall någon.

För att boka ett längre sträcka, släpp en gång och utöka sedan utkastet med handtagen som beskrivs nedan.

Om en bokning inte kan skapas berättar sidan varför och utkastet tas bort igen. De två skälen särskiljs snarare än gissas: att nekas för att släppet skulle boka någon förbi deras kapacitet låter annorlunda än att nekas för att du saknar behörighet, och meddelandet anger vilket det var.

Att dra är för närvarande det enda sättet att skapa en bokning från den här sidan.

Vad ett utkast ar

Ett utkast är ett förslag. Det sparas och dina kollegor kan se det, men det är inte täckning.

Utkast visas som en streckad kontur över cellen, och etiketten lyder 40% utkast. Avgörande är att utkastbokningar utesluts från varje täckningssiffra i rastret: rollprocenter, projektsnitt och överkapacitetsvarningar räknar bara bekräftade bokningar. Det är det som gör utkast säkra att experimentera med — att skissa tre bemanningsalternativ gör inte att ett projekt ser bemannat tre gånger om ut.

Den praktiska konsekvensen är värd att känna till: en roll som bara har utkastbokningar läses fortfarande som obemannad. Det är inget misstag. Inget är ännu åtagit.

Bekrafta ett utkast

Expandera rollen för att se personerna på den. En utkastpersons rad bär en Bekräfta-knapp; att välja den omvandlar den personens utkast på den rollen till en riktig bokning. Från det ögonblicket räknas den som täckning överallt, och den streckade konturen blir ett solitt fält.

Bekräfta fungerar för en person och en roll i taget. Det finns ingen bekräfta-alla.

Att bekräfta kräver rollen Resourcing-godkännare, vilket är en smalare behörighet än den som låter dig skapa utkastet. Att föreslå och att åta sig separerades avsiktligt: vem som helst med rollen Resourcing-chef kan skissa en bokning, men att omvandla den till ett åtagande som företaget räknar med är ett beslut som reserveras för utsedda godkännare. Administratörer har båda.

Utan den rollen visas Bekräfta-knappen fortfarande på raden, men är gråtonad, och att hovra över den förklarar varför: Att bekräfta ett utkast kräver rollen Resourcing-godkännare. Be en administratör att tilldela den. Den lämnas synlig med avsikt — en planerare ska kunna se att steget finns och kräver godkännande, snarare än att hitta knappen saknad och dra slutsatsen att funktionen är trasig. Föreslå och åta sig beskriver vilken roll som täcker vad.

Anga en bekraftelse

En bekräftad persons rad bär en Avbekräfta-knapp, spegeln av Bekräfta: den omvandlar deras bokning på den rollen tillbaka till ett utkast. Åtagandet frigörs, fältet återgår till en streckad kontur, och tiden slutar räknas som täckning — så en bekräftelse gjord för tidigt är inte något du måste leva med. Ändringen sparas och överlever omladdning av sidan.

Att avbekräfta kan aldrig orsaka en överbokning, eftersom det bara tar bort åtagit tid.

Att avbekräfta kräver rollen Resourcing-godkännare också, inte bara bekräfta. Att frigöra ett åtagande är lika följdriktigt som att ingå ett, och det är det första av de två stegen som leder till att en bekräftad bokning raderas — så båda ändarna av åtagandet hålls av samma behörighet.

Som med Bekräfta förblir Avbekräfta-knappen synlig utan den rollen och är gråtonad, och förklarar vid hovring att omvandlingen av en bekräftad allokering tillbaka till ett utkast kräver rollen Resourcing-godkännare.

Ta bort ett utkast

En utkastpersons rad bär en liten papperskorg-knapp bredvid Bekräfta. Den tar bort det utkastet från planen helt — förslaget försvinner från rastret snarare än att dröja kvar som ett förslag ingen avser att agera på.

Eftersom detta är den enda åtgärden på sidan som inte kan ångras frågar den först och namnger den person vars utkast är på väg att försvinna. Inget tas bort förrän du accepterar.

Bara utkast kan raderas. En bekräftad bokning har ingen papperskorgsknapp, och ändringen skulle avvisas även om den försöktes. Det är avsiktligt: bekräftad tid är ett åtagande som någon räknar på, så att rensa det är två avsiktliga steg snarare än ett klick. Avbekräfta det först, radera det sedan. Det extra steget finns för att åtagit arbete aldrig ska försvinna med ett enda felklick.

Att radera ett utkast påverkar aldrig någons täckningssiffror, eftersom utkast aldrig räknades som täckning till att börja med.

Att radera ett utkast kräver inte godkännarrollen — att skapa ett utkast och att ta tillbaka det är båda att föreslå, och ett förslag du kan lägga fram är ett du kan ta tillbaka.

Borttagningen är permanent. Bokningen arkiveras eller döljs inte; den är borta och dyker inte upp igen någonstans i planen. Flowtly håller ett register över borttagningen — vem som tog bort det och när — men det registret är det enda som finns kvar, och det är inte något du kan bläddra i från den här sidan. Om det är viktigt vem som tog bort ett utkast, fråga din Flowtly-administratör.

Justera ett utkasts langd

De två små kontrollerna på ett utkasts rad utökar eller förkortar det med en vecka i taget, från slutet. Det är så en bokning växer bortom den enstaka kolumn den släpptes i.

Startdatumet kan inte flyttas här. För att starta en bokning senare, släpp personen på den kolumn där du vill att den ska börja, snarare än att släppa tidigare och trimma bakifrån.

Att ändra ett utkasts längd eller procent är att föreslå, inte åta sig, så rollen Resourcing-chef räcker — godkännarrollen behövs inte för endera.

Vad Flowtly registrerar

Varje ändring en person gör i en bokning registreras, tillsammans med vem som gjorde det och när: att skapa den, bekräfta den, avbekräfta den, ändra dess datum eller procent, och att radera den. Registret bevaras på obestämd tid.

Bokningar som kommer från en importerad plan är undantaget, inklusive ändringar gjorda i dem här. De speglas från den planen snarare än att skapas på den här sidan, och speglas om när den tillämpas igen, så importens egen rapport är deras register.

Det finns ingen historikvy på Resourcing-sidan, så det är inte något du kan konsultera medan du planerar. Det finns för att en fråga som ställs senare — vem åtog den här personen, vem frigav den bokningen, vem tog bort det utkast som brukade vara här — har ett svar.

Exempelanvandning

  • Hitta den öppna rollen på nästa månads projekt och fyll den från banken utan att lämna sidan.
  • Skissa två sätt att täcka samma roll som utkast, jämför rastret och bekräfta det bättre.
  • Kontrollera vem som verkligen är fri innan du godkänner startdatumet för ett nytt uppdrag.
  • Jämför två personers chips för att se vilken av dem är mer tillgänglig under fönstret, snarare än vilken som råkar ha en enstaka lugn vecka.
  • Boka in någon för den enskilda vecka där projektet är kort, snarare än för hela kvartalet.
  • Utöka ett utkast vecka för vecka tills det täcker det sträcka projektet faktiskt behöver och bekräfta det sedan.
  • Frigör en bokning som bekräftades för tidigt, så att personen visas som tillgänglig igen medan planerna förändras.
  • Använd bankens antal som en veckovis avläsning av hur mycket obunden kapacitet teamet bär.

Relaterade sidor