Projektmallar

Om du genomför projekt med samma struktur gång på gång — samma faser i samma ordning, samma checklista i varje steg — låter en mall dig beskriva den strukturen en gång och skapa nya projekt med några klick, i stället för att bygga upp den manuellt varje gång.

En mall innehåller bara strukturen och tiderna, och inget annat. Kunden, teamet och alla finansiella uppgifter tillhör projektet du skapar från den, inte mallen.

Vem kan använda mallar

Projektvisare och Projektledare kan öppna malllistan och skapa projekt från en mall.
Bara en Projektledare kan bygga eller ändra en mall.

Om din roll är Projektvisare kan du se vilka mallar som finns och starta projekt från dem, men att öppna en mall tar dig till mallredigeraren, som en Projektledare har tillgång till. Behörigheten kommer från din roll, som en Administratör tilldelar.

Projektmallar är tillgängliga överallt där projekt finns: en organisation som inte använder projektdelen av Flowtly ser dem inte.

Malllistan

Projektmallar sitter bredvid Projekt i sidopanelen, eftersom en mall tillhör organisationen snarare än något enskilt projekt.

Listan visar för varje mall ett namn, dess struktur och dess projekttyp. Strukturkolumnen är det snabbaste sättet att skilja två mallar åt — den visar "2 faser · 4 listor", så att en halvfärdig kopia inte ser ut som originalet. En mall utan faser visar "Inga faser · 3 listor", eftersom en enkel checklista är en fullt giltig mall och en nolla skulle se ut som att något saknades.

Sökningen filtrerar listan efter mallnamn.

Vad en mall beskriver

En mall är ett litet träd:

Projektet — dess namn och typ (Fast pris, Tid och material, Ej fakturerbart eller Internt).
Faser — de steg arbetet går igenom, i ordning. Varje fas blir ett delprojekt i Flowtly, precis som faser redan fungerar på projekt du bygger manuellt.
Uppgiftslistor — namngivna grupper av uppgifter, på projektet eller på valfri fas. Uppgifter som inte placeras i en namngiven lista hamnar i projektets standardlista.
Uppgifter — de enskilda arbetsuppgifterna.

Hur datumen fungerar

Ingenting i en mall lagrar ett kalenderdatum. Allt lagras som ett antal dagar relativt till startdatumet som du väljer när du skapar projektet.

Två tal beskriver varje fas och varje uppgift:

Startförskjutning — hur många dagar efter att projektet startar som elementet börjar. En förskjutning på 0 innebär att det startar dag ett, tillsammans med projektet.
Varaktighet — hur många dagar det pågår. Varaktigheter är inkluderande: något som börjar dag 1 med en varaktighet på 5 löper dag 1 till dag 5 och avslutas i slutet av dag 5.

En mall beskriver alltså "uppstarten varar en vecka, bygget börjar tre veckor in och pågår i två månader", och att välja 1 september som startdatum omvandlar det till verkliga datum. Samma mall använd i mars ger marsdatum.

Skapa en mall

Ny mall i malllistan öppnar redigeraren. Den har mallens eget namn längst upp, översikten till vänster och egenskaperna för det du har markerat till höger.

Översikten är själva trädet: projektet längst upp, sedan dess faser, deras uppgiftslistor och uppgifterna inuti dem. Välj en rad och panelen till höger redigerar den raden — projektets namn och typ, en fas namn, ordning, startförskjutning och varaktighet, en uppgifts rubrik och datum. När du anger en startförskjutning och en varaktighet talar panelen om vilken dag elementet slutar.

Tillägg följer ditt val, så att ett nytt element hamnar där du tittar:

Fas lägger till en fas i projektet.
Lista i denna fas lägger till en uppgiftslista i den markerade fasen. Med projektet markerat läggs listan till i projektet självt.
Uppgift i denna lista lägger till en uppgift i den markerade listan.

Faser kan flyttas upp och ned, och vilken rad som helst kan tas bort. Ingenting sparas förrän du väljer Spara. Om något i strukturen inte är tillåtet — en varaktighet under en dag, till exempel — visas meddelandet på det fält som orsakade det, snarare än som en enda varning om mallen som helhet.

Skapa ett projekt från en mall

Mallar är inte ett separat sätt att starta ett projekt. Att skapa ett nytt projekt öppnar en dialog med två flikar — Tom och Från en mall — eftersom de representerar samma avsikt med olika utgångsmaterial.

På fliken Från en mall ger du Flowtly tre saker:

Vilken mall som ska användas.
Startdatumet — varje förskjutning i mallen räknas från den här dagen.
Ett namn för det nya projektet. Lämna tomt för att använda mallens eget namn.

Bredvid formuläret visar en förhandsvisning det träd du är på väg att skapa, med verkliga datum på varje fas och uppgift, och en sammanfattande rad: hur många projekt, listor och uppgifter det blir. Ändra startdatumet så uppdateras förhandsvisningen, så att du kan kontrollera strukturen mot kalendern innan du bekräftar. Det är värt att läsa, eftersom det inte finns något bekräftelsesteg efteråt och ingen ångra i ett enda steg.

När du väljer att skapa skrivs projektet, alla dess faser, deras uppgiftslistor och uppgifter i ett enda steg, och du tas till det nya projektet. Om något går fel på vägen skapas ingenting alls — du slutar aldrig med halva ett projekt att städa upp.

Kom ihåg att en fas är ett delprojekt, så en mall med tre faser skapar fyra projekt: det du namngav och dess tre barn. Förhandsvisningens sammanfattning räknar dem på det sättet.

Vad en mall inte för med sig

Avsiktligt innehåller en mall aldrig:

En kund. Ange en på det nya projektet efteråt, som du skulle göra med vilket projekt som helst.
Teammedlemmar eller priser. Lägg till personer i det nya projektet som vanligt.
Budgetar, fakturor eller registrerad tid. Ingenting finansiellt kopieras, så att använda en mall kan aldrig flytta pengar eller ändra en rapport.

Det är detta som gör en mall säker att återanvända med olika kunder: det är en struktur, inte en kopia av ett tidigare uppdrag.

Redigera en mall

Att redigera en mall ändrar bara vad som händer härnäst. Projekt du redan har skapat från den är vanliga projekt och berörs aldrig — de omformar sig inte när mallen ändras.

Det innebär också att rätta ett fel i en mall inte rättar det i projekten som redan skapats från den. Dem rättar du individuellt.

Exempelanvandning

Ett repeterbart kunduppdrag. En onboarding som alltid går igenom undersökning, konfiguration, migrering och överlämning — beskriven en gång, startad på vilket datum som helst när varje ny kund skriver på.
En intern process med fast rytm. En kvartalsrevision eller en releasecykel vars steg alltid befinner sig på samma avstånd från varandra.
En standardchecklista. En kort mall helt utan faser, bara en uppgiftslista, så att inget glöms bort i starten av ett projekt.