Projektvy

For att granska och hantera ett specifikt projekt eller fas navigerar du till dess profil. I Projektlistan kan du anvanda knappen "Ga till Projektvy" for att komma at Projektsidan, som inkluderar flikarna Oversikt, Anstallda, Faser och Lonsamhet. Alternativt kan du ga direkt till en Projekt- eller Fassida genom att klicka pa dess namn i Projektlistan.

Fliken Oversikt

Fliken Oversikt ger en centraliserad sammanfattning av ett projekts viktigaste information, struktur och administrativa kontroller. Den ar utformad for bade synlighet och snabb hantering av anvandare med lampliga roller. Budgetsektion Om Budgetmodulen ar aktiv for din organisation kan du hantera projektets relation till budgetar inom fliken Oversikt. Denna sektion listar alla budgetar som ar kopplade till projektet. Ett projekt kan vara kopplat till flera budgetar. Budgetar kan inte redigeras direkt har, men:

Genom att klicka pa en budgetpanel omdirigeras du till dess Budgetdetaljsida.
Genom att klicka pa "Ga till budget" kommer du till sidan med Budgetlista.

Du kan ta bort en budgettilldelning genom att klicka pa X pa panelen. For att koppla ett Projekt/Fas till en Budget klickar du pa knappen "Lagg till ny" i det ovre hogra hornet av Budgetsektionen och valjer fran listan over befintliga budgetar. Nar den sparats visas budgeten i sektionen.

Obs: Projekt och Faser kan kopplas till olika budgetar. Dessutom, om du vill att varje projektfas ska vara kopplad till samma budget som det overordnade projektet, maste du gora det manuellt for varje projektfas. Anteckningssektion En gemensam anteckning kan laggas till per projekt. Klicka pa "Lagg till anteckning" for att ange anteckningen initialt. For att redigera en befintlig anteckning klickar du helt enkelt i faltet, gor dina andringar och trycker Enter for att spara. Nar ingen anteckning finns annu visas en tom vy med meddelandet "Inga anteckningar for projektet."

Fliken Anstallda

Under fliken Anstallda kan du hantera alla anstallda som tilldelats projektet. For att lagga till en anstalld:

Klicka pa knappen "Lagg till anstalld": Oppnar ett formular for att valja och tilldela en anstalld.
Valj anstalld: Valj den anstallde fran listan.
Tilldela en roll: Ange den anstalldes roll i projektet.
Spara: Den anstallde visas i listan.

Obs: Du kan tilldela en roll till en anstalld bara en gang. Dock kan en anstalld ha flera roller i samma projekt (t.ex. kan en anstalld vara bade Kontoansvarig och Teknisk ledare samtidigt). Om en roll redan har tilldelats en anstalld visas den inte langre i listan over tillgangliga roller.

Nar den sparats visas den anstallde i Anstalldlistan. Du kan aven andra en tidigare vald roll genom att klicka pa knappen "Redigera anstalld" och Ta bort den anstallde fran projektet genom att klicka pa Papperskorgsknappen och bekrafta valet.

Nar nagon inte kan laggas till an

En person kan bara laggas till i ett projekt sa lange ett avtal galler idag. Nagon vars avtal har gatt ut, eller som aldrig haft ett registrerat, visas andå i valrutan — nedtonad, listad bland alla andra med namn, och med anledningen till varfor de inte kan valjas.

De visas avsiktligt snarare an utelamnas. Ett namn som helt enkelt saknas i listan ger dig inget att agera pa: du kan inte avgora om personen saknas pa grund av ett losbart tillstand eller for att de inte alls tillhor organisationen. Raden anger vilket det ar:

Inget avtal galler idag. Det senaste gick ut — avtalet har gatt ut, och raden erbjuder Fornya avtal.
Inget avtal galler idag. Hade aldrig ett registrerat — raden erbjuder Skapa avtal.
Inget avtal galler idag — den generella formen, visas nar dina behorigheter inte tillater dig att se personens avtalshistorik. Anledningen ar verklig, men detaljerna bakom den ar inte dina att se.

Atgarden kostar dig inte uppgiften du kom for att gora. Att acceptera erbjudandet oppnar avtalsskarmen med sina egna obligatoriska falt — en position, datum, en taxa — och en banner som namnger projektet du holl pa att lagga till nagon i. Att spara avtalet for dig tillbaka till projektet med Medarbetarnas skjutlada och formularet Lagg till medarbetare atroppnade, personen nu valbar och redan vald. Att avbryta for dig tillbaka pa samma satt, utan att ha skapat nagot. Oavsett behovs sokningen du hade gjort inte goras om.

Att skapa ett avtal kraver rollen Avtalsansvarig. Utan den ar raden markerad som begransad och forklarar att en administrator maste skapa avtalet — alla andra pa listan kan fortfarande laggas till under tiden.

Fliken Faser

En Fas i Flowtly ar en separat enhet inom ett overordnat projekt. Den fungerar med samma funktionalitet som ett projekt men har egna installningar, sasom:

Oberoende budgetar - Varje fas kan ha sin egen budgetallokering.
Separata start- och slutdatum - En fas kan koras pa en annan tidslinje an sitt overordnade projekt.
Separata anstalldtilldelningar - Anstallda kan tilldelas antingen en specifik fas eller det overordnade projektet.

Faser mojliggor battre organisation av komplexa projekt genom att bryta ner dem i hanterbara sektioner samtidigt som allt relaterat arbete halls under en huvudprojektstruktur.

Hur man skapar en Fas

Det finns tva satt att skapa en fas i ett projekt:

1. Skapa en fas fran Projektsidan

Navigera till den dedicerade Projektsidan.
Ga till fliken Faser.
Klicka pa "Lagg till projektfas".
Fyll i foljande formularuppgifter:

Namn (Obligatoriskt)
Typ (Fast pris, Internt, Ej debitarbart, Tid och material)
Datum fran (Valfritt)
Datum till (Valfritt)

Klicka pa Spara.

Nar den sparats visas fasen under det overordnade projektet i Projektlistan.

2. Skapa en fas fran Projektlistsidan

Klicka pa "Lagg till projekt" i det ovre hogra hornet av Projektlistsidan.
Fyll i projektskapandeformulaeret som vanligt.
Navigera till Projektredigeringslaget for det nyligen skapade projektet.
Valj ett Overordnat projekt for det.
Spara andringarna.

Nu kommer projektet att bli en fas av det valda overordnade projektet.

Anstalldatkomst och tidloggning

Anstalldtilldelningar och tidloggning beror pa om fasen skapades fran borjan eller konverterades fran ett befintligt projekt.

1. Nar en ny fas skapas under ett overordnat projekt

Alla anstallda tilldelade det overordnade projektet kommer att automatiskt kopplas till fasen.
Anstallda kan logga tid under bade det overordnade projektet och fasen.

2. Nar ett separat projekt blir en fas av ett annat projekt

Anstallda tilldelade det overordnade projektet far atkomst till fasen.
Anstallda som var tilldelade enbart fasen innan kopplingen far inte atkomst till det overordnade projektet.

3. Nar en anstalld laggs till enbart i en fas

Den anstallde kan logga tid enbart under den fasen.
Den anstallde visas inte som kopplad till det overordnade projektet.

4. Nar en anstalld laggs till i det overordnade projektet

Den anstallde far automatiskt atkomst till det overordnade projektet och alla dess faser.
De kan logga tid under bade det overordnade projektet och alla dess faser.

Viktiga slutsatser

Faser fungerar som oberoende enheter men arver anstalldatkomst fran det overordnade projektet.
Om en anstalld behover arbeta over alla faser, tilldela dem pa overordnad projektniva.
Om en anstalld enbart ska arbeta pa en specifik fas, lagg till dem direkt i den fasen.

Genom att anvanda faser korrekt kan du battre strukturera komplexa projekt och sakerstalla smidigt samarbete mellan team samtidigt som fakturering och resurshantering halls effektiv.

Fliken Lonsamhet

Fliken Lonsamhet erbjuder en visuell och tabellarisk oversikt over resursutnyttjande och kostnadsfordelning for varje anstalld involverad i ett projekt. Denna sektion hjalper administratorer att folja hur mycket tid teammedlemmar lagt pa projektet och vad de tillhorande arbetskraftskostnaderna var, under en given tidsram.

Nyckelfunktioner

Matvardsvaljare Langst upp till vanster finns en rullgardinsmeny markerad "Visa i diagram" som gor det mojligt for anvandare att vaxla mellan tva visningslage:

Anstalldkostnader: Visar det monetara vardet av tid som loggats av anstallda (beraknat baserat pa interna taxor).
Arbetade timmar: Visar totalt antal timmar och minuter som registrerats av varje anstalld inom den valda perioden.

Datumfilter Bredvid visningsvaljaren finns filtret "Datum fran/till". Det mojliggor val av:

Fordefinierade intervall som Senaste 6 manaderna
Ett anpassat datumintervall med hjalp av kalendervaeljaren. Den visade datan justeras dynamiskt efter den valda tidsramen.

Diagramvisualisering Ett staplat stapeldiagram sammanfattar data manad for manad, uppdelat per anstalld. Genom att hovra over varje stapelsegment visas ett verktygstips med:

Anstalldes namn
Kostnad eller loggad tid, beroende pa aktuell vy.

Tabelluppdelning Under diagrammet finns en detaljerad tabell som listar alla projektteammedlemmar med deras individuella manadsvarden:

I vyn "Anstalldkostnader": Kostnader visas i kundens valuta (t.ex. 788,38 kr).
I vyn "Arbetade timmar": Loggad tid visas i timmar och minuter (t.ex. 132t 30m).

Om ingen data ar tillganglig for en viss anstalld under en manad visas ett streck "-".

På alla ställen där dessa underflikar bryter ner faktiska siffror per månad räknas en kostnad i den månad som dess dokument avser, snarare än den månad den betalades. Se Budget-resultaträkning och prognos för den fullständiga regeln och hur den påverkar månadsvis jämförelser.

Initialbudget: fakturerat, kostnad och marginalen dem emellan

Varje rad i Initialbudgeten bar bada sidor av planen pa en rad: Fakturerat, vad du forvanter dig att ta betalt for det, och Kostnad, vad du forvanter dig att det ska kosta dig. Bada redigeras direkt och sparas nar du lamnar faltet, pa samma satt som de andra cellerna i tabellen.

En skrivskyddad Marginal-kolumn sitter mellan dem och visar skillnaden. Den beraknas av Flowtly fran de tva beloppen pa raden snarare an att skrivas in manuellt, sa den kan inte vara i oenighet med dem.

En blank marginal ar inte ett noll. Marginalen ar bara meningsfull nar bada sidor ar ifyllda, sa en rad med bara en av dem visar ett markerat streck som anger vilken sida som finns — bara kostnad eller bara fakturerat — istallet for ett tal. Den skillnaden spelar roll: en ren overheadrad har en verklig kostnad och inget fakturerat mot den, och att skriva ut 0,00 dar skulle rapportera en forlust som projektet inte har gjort. En rad som faktureras som ett fast arvodet, utan kostnad sparat separat mot den, laser likadant fran den andra riktningen.

En negativ marginal ar ett annat tillstand an en blank, och visas sa: en rad som genuint kostar mer an den fakturerar ar markerad som det problem det ar, snarare an att planas ut till samma streck som en rad som helt enkelt saknar en sida.

En ny, fortfarande tom rad visar strecket utan nagon anledning bredvid — det finns annu inget att saga om vilken sida som saknas.

Plan vs Utfall, manad for manad

Plan vs Utfall listar projektets manader i rader och jamfor var och en mot planen: intakter, kostnader och nettoresultat, med avvikelserna mellan dem. Varje siffra visas som plan → utfall, foljt av hur mycket utfallet avvek fran planen.

Avvikelsefarg las som battre eller samre an planerat, inte som upp eller ner. Att spendera mindre an planerat och att tjana mer an planerat visas bada som gynnsamma — en kostnad 10% under plan och intakter 10% over plan fargsatts pa samma satt, men intakter 10% under plan gor det inte.

Ett streck och en nolla betyder olika saker. Ett streck innebar att ingen plan sattes for den manaden. En planerad nolla visas som en siffra, eftersom att bestamma sig for att inte spendera nagot under en manad ar en plan — och att inte planera manaden alls ar det inte. Streck syns darfor aven i avvikelsekolumnerna, eftersom det inte finns nagot att jamfora med. Att lasa ett streck som "nolla" skulle underskata en plan; att lasa en nolla som "ingen plan" skulle overskata den.

Trendlinjen behovar minst tva manader med aktivitet innan den ritas. En enskild punkt kan inte visa en riktning, sa tabellen innehaller siffrorna och diagrammet forklarar varfor det inte visar nagon.

Hur diagrammet ritar plan mot utfall

Diagrammet ovanfor tabellen anvander tva olika behandlingar for de tva typerna av siffror, i bada riktningarna — intakter och utgifter:

Planerade belopp ritas som en streckad kontur, utan nagot ifyllt.
Faktiska belopp ritas som ett solitt falt.

Skillnaden ar det som gor en manad utan plan lasbar pa ett ogonblick. En manad utan plan har ingen kontur alls, vilket ar omojligt att missa mot en manad som har en. Om planerade belopp istallet hade ritats som en svag fyllning, skulle "inget var planerat" och "lite var planerat" skilja sig enbart i hur svagt faltet sag ut, och de tva skulle vara latta att forvaxla — vilket ar just den forvirringen som den har underfliken finns for att forhindra, i diagrammet sa valknom i tabellens streck.

En manad lamnas utan ett planerat falt snarare an att fa ett med noll hojd, av samma anledning som ett streck inte ar ett noll i tabellen nedan.

Var det ackumulerade vardet finns

Varje rad i den har tabellen ar en manad och det finns ingen totalrad under dem. Fragan som den har underfliken besvarar handlar om takt — om pengarna rordes nar de var planerade — sa den lasas langs manadaxeln snarare an summeras. En rad langst ner i tabellen visar var det ackumulerade vardet finns och lankar till Budgetrealisering.

De tva underflikarna ar inte tva vyer av samma siffra, vilket ar anledningen till att totalen inte upprepas har. Plan vs Utfall jamfor varje manad med det belopp som budgetplaneraren satte for den manaden. Budgetrealisering jamfor projektet som helhet mot initialkostnadsbudgeten, vilket ar ett enda planerat belopp per tagg utan kopplad manad. En total i den har tabellen skulle aterge en siffra som beraknas pa annan plats, fran en annan plan, och de tva skulle inte behova overensstamma.

Nar projektet saknar plan

Underfliken visas nar projektet har en Initialkostnadsbudget, men siffrorna den jamfor mot kommer fran budgetplaneraren. Det ar tva olika saker, sa ett projekt kan oppna den har underfliken utan nagot att jamfora med. Nar det hander namnger en prompt vad som saknas och lankar direkt till planeraren.

Prompten sitter ovanfor tabellen snarare an i stallet for den. Ett oplanerat projekt har fortfarande verkliga utgifter, och det ar ofta det mest anvanbara pa skarmen — sa utfallet forblir synligt och plansidan visar streck tills en plan finns.

Den manadsliga grunden ar densamma overallt

Manaderna i den har tabellen ar desamma som anvands overallt annars i Projektfinans: en kostnad raknas i den manad som dess dokument avser, inte den manad den betalades. Se Budget-resultatrakning och prognos for den fullstandiga regeln.

Det innebar ocksa att uppdelningen i avvaktande/mottagna inte flyttar ett belopp mellan rader har. Om en kostnad har reglerats ar en separat fraga fran vilken manad den tillhor, sa att betala en gammal faktura andrar inte vilken manad den hamnar i i den har tabellen.

Exempelanvandning

En projektledare behover snabbt forsta budgetstatus och viktiga anteckningar for ett projekt infor ett kundmote.
En driftchef behover tilldela en ny teammedlem till ett komplext projekt och sakerstalla att de har atkomst till alla relevanta faser for tidloggning.
En ekonomiansvarig vill granska de totala arbetskraftskostnaderna och arbetade timmarna for anstallda pa ett specifikt projekt under det senaste kvartalet for att bedoma lonsamhet.
En affaranalytiker behover bryta ner ett stort, langsiktigt projekt i distinkta faser, var och en med sin egen budget och tidslinje, for battre hantering och rapportering.
En projektledare planerar ett projekt rad for rad, anger vad varje rad ska faktureras till och vad det ska kosta, och laser marginalen dem emellan innan priset beslutas.
En projektledare forssoker lagga till en kollega i ett projekt, ser pa stallet att inget avtal tacker dem, skapar ett och lander tillbaka pa medlemsformulaaret med personen redan vald.
En finanscontroller skanar Plan vs Utfall-diagrammet efter manader utan planerad kontur, for att hitta arbete som utfordes utan att nagonsin ha budgeterats.