Visualizzazione progetti

Per esaminare e gestire un progetto o una fase specifica, vai al relativo profilo. Nell’elenco dei progetti, puoi utilizzare il pulsante “Vai alla visualizzazione progetto” per accedere alla pagina del progetto, che include le schede Panoramica, Dipendenti, Fasi e Redditività. In alternativa, puoi andare direttamente alla pagina di un progetto o di una fase facendo clic sul suo nome nell’Elenco progetti.

Scheda Panoramica

La scheda Panoramica fornisce un riepilogo centralizzato delle informazioni chiave di un progetto, della struttura e dei controlli amministrativi. È progettata sia per la visibilità che per la gestione rapida da parte degli utenti con i ruoli appropriati. Sezione Budget Se il modulo Budget è attivo per la tua organizzazione, puoi gestire la relazione del progetto con i budget all’interno della scheda Panoramica. Questa sezione elenca tutti i budget collegati al progetto. Un progetto può essere collegato a più budget. I budget non possono essere modificati direttamente qui, ma:

• Facendo clic su un riquadro budget si viene reindirizzati alla relativa pagina Dettagli budget.
• Facendo clic su “Vai al budget” si accede alla pagina con l’elenco dei budget.

È possibile rimuovere un’assegnazione di budget facendo clic sulla ❌ sul riquadro. Per collegare un Progetto/Fase a un Budget, fai clic sul pulsante “Aggiungi nuovo” nell’angolo in alto a destra della sezione Budget e seleziona dall’elenco dei budget esistenti. Una volta salvato, il budget apparirà nella sezione.

Nota: Progetti e Fasi possono essere collegati a budget diversi. Inoltre, se desideri che ogni fase del progetto sia collegata allo stesso budget del progetto principale, dovrai farlo manualmente per ogni fase del progetto. Sezione Note È possibile aggiungere una singola nota comune per progetto. Fai clic su “Aggiungi nota” per fornire inizialmente la nota. Per modificare una nota esistente, fai semplicemente clic nel campo, apporta le modifiche e premi Invio per salvare. Quando non esiste ancora alcuna nota, appare un’indicazione visiva di stato vuoto con il messaggio “Nessuna nota per il progetto.”

Scheda Dipendenti

Nella scheda Dipendenti, puoi gestire tutti i dipendenti assegnati al progetto. Per aggiungere un dipendente:

1. Fai clic sul pulsante “Aggiungi dipendente”: apre un modulo per selezionare e assegnare un dipendente.
2. Seleziona il dipendente: scegli il dipendente dall’elenco.
3. Assegna un ruolo: specifica il ruolo del dipendente nel progetto.
4. Salva: il dipendente apparirà nell’elenco.

Nota: È possibile assegnare un ruolo a un dipendente una sola volta. Tuttavia, un dipendente può avere più ruoli nello stesso progetto (ad es. 1 dipendente può essere contemporaneamente Responsabile contabile e Lead tecnico). Se un ruolo è già stato assegnato a un dipendente, non apparirà più nell’elenco dei ruoli disponibili.

Una volta salvato, il dipendente apparirà nell’elenco dei dipendenti. Puoi anche modificare il ruolo precedentemente selezionato facendo clic sul pulsante “Modifica dipendente” e rimuovere il dipendente dal progetto facendo clic sul pulsante Cestino e confermando la scelta.

Quando qualcuno non può ancora essere aggiunto

Una persona può essere aggiunta a un progetto solo mentre un accordo la copre alla data di oggi. Qualcuno il cui accordo è scaduto, o che non ne ha mai avuto uno in archivio, appare comunque nel selettore — attenuato, elencato insieme a tutti gli altri per nome, e con il motivo per cui non può essere selezionato.

Vengono mostrati deliberatamente anziché esclusi. Un nome semplicemente assente dall'elenco non ti dà nulla su cui agire: non puoi sapere se la persona è assente a causa di una condizione rimediabile o perché non appartiene affatto all'organizzazione. La riga indica qual è il caso:

• Nessun accordo copre oggi. L'ultimo è terminato il — l'accordo è scaduto, e la riga offre Rinnova accordo.
• Nessun accordo copre oggi. Non ne ha mai avuto uno in archivio — la riga offre Crea accordo.
• Nessun accordo copre oggi — la forma semplice, mostrata quando le tue autorizzazioni non ti permettono di consultare la cronologia degli accordi di quella persona. Il motivo è reale, ma i dettagli dietro di esso non sono tuoi da vedere.

La soluzione non ti costa il compito per cui eri venuto. Accettare la proposta apre la schermata dell'accordo con i suoi campi obbligatori — una posizione, le date, una tariffa — e un banner con il nome del progetto a cui stavi aggiungendo qualcuno. Salvare l'accordo ti riporta al progetto con il cassetto Membri e il modulo Aggiungi membro riaperti, la persona ora selezionabile e già scelta. Annullare ti riporta allo stesso modo, senza aver creato nulla. In entrambi i casi, la ricerca che avevi fatto non deve essere ripetuta.

La creazione di un accordo richiede il ruolo di Gestore degli accordi. Senza di esso, la riga è contrassegnata come limitata e spiega che un amministratore deve creare l'accordo — tutte le altre persone dell'elenco possono comunque essere aggiunte nel frattempo.

Scheda Fasi

Una Fase in Flowtly è un’entità separata all’interno di un progetto principale. Funziona con le stesse funzionalità di un progetto ma mantiene le proprie impostazioni, come:

• Budget indipendenti – Ogni fase può avere la propria allocazione di budget.
• Date di inizio e fine distinte – Una fase può avere una tempistica diversa rispetto al suo progetto principale.
• Assegnazioni separate dei dipendenti – I dipendenti possono essere assegnati a una fase specifica o al progetto principale.

Le fasi consentono una migliore organizzazione di progetti complessi suddividendoli in sezioni gestibili mantenendo tutto il lavoro correlato sotto un’unica struttura di progetto principale.

Come creare una Fase

Esistono due modi per creare una fase all’interno di un progetto:

1. Creazione di una Fase dalla pagina del Progetto

1. Naviga alla pagina del Progetto dedicata.
2. Vai alla scheda Fasi.
3. Fai clic su ”Aggiungi fase del progetto”.
4. Compila i seguenti dettagli nel modulo:

• Nome (obbligatorio)
• Tipo (Prezzo fisso, Interno, Non fatturabile, Tempo e materiali)
• Data di inizio (facoltativa)
• Data di fine (facoltativa)

5. Fai clic su Salva.

Una volta salvata, la fase apparirà sotto il progetto principale nell’Elenco progetti.

2. Creazione di una Fase dalla pagina dell’Elenco progetti

1. Fai clic su ”Aggiungi progetto” nell’angolo in alto a destra della pagina dell’Elenco progetti.
2. Compila il modulo di creazione del progetto come di consueto.
3. Naviga alla Modalità di modifica progetto del progetto appena creato.
4. Seleziona un Progetto principale.
5. Salva le modifiche.

Ora il progetto diventerà una fase del progetto principale selezionato.

Accesso dei dipendenti e registrazione del tempo

Le assegnazioni dei dipendenti e la registrazione del tempo dipendono dal fatto che la fase sia stata creata da zero o convertita da un progetto esistente.

1. Quando viene creata una nuova Fase sotto un progetto principale

• Tutti i dipendenti assegnati al progetto principale saranno automaticamente collegati alla fase.
• I dipendenti possono registrare tempo sia sotto il progetto principale che sotto la fase.

2. Quando un Progetto separato diventa una fase di un altro Progetto

• I dipendenti assegnati al progetto principale otterranno l’accesso alla fase.
• I dipendenti assegnati solo alla fase prima dell’assegnazione non otterranno l’accesso al progetto principale.

3. Quando un dipendente viene aggiunto solo a una Fase

• Il dipendente potrà registrare tempo solo sotto quella fase.
• Il dipendente non verrà visualizzato come collegato al progetto principale.

4. Quando un dipendente viene aggiunto al Progetto principale

• Il dipendente otterrà automaticamente l’accesso al progetto principale e a tutte le sue fasi.
• Potrà registrare tempo sia sotto il progetto principale che sotto qualsiasi sua fase.

Punti chiave

✅ Le fasi funzionano come unità indipendenti ma ereditano l’accesso dei dipendenti dal progetto principale.
✅ Se un dipendente deve lavorare su tutte le fasi, assegnalo a livello di progetto principale.
✅ Se un dipendente deve lavorare solo su una fase specifica, aggiungilo direttamente a quella fase.

Utilizzando correttamente le fasi, puoi strutturare meglio i progetti complessi e garantire una collaborazione fluida tra i team, mantenendo al contempo efficienti la fatturazione e la gestione delle risorse.

Scheda Redditività

La scheda Redditività offre una panoramica visiva e tabellare dell’utilizzo delle risorse e della distribuzione dei costi per ogni dipendente coinvolto in un progetto. Questa sezione aiuta gli amministratori a monitorare quanto tempo i membri del team hanno dedicato al progetto e quali sono stati i costi del lavoro associati, in un determinato arco di tempo. Funzionalità principali

1. Selettore della vista metriche In alto a sinistra, è presente un menu a discesa con l’etichetta “Visualizza nel grafico” che consente agli utenti di passare tra due modalità di visualizzazione:

• Costi dei dipendenti: mostra il valore monetario del tempo registrato dai dipendenti (calcolato in base alle tariffe interne).
• Ore lavorate: visualizza il totale delle ore e dei minuti registrati da ciascun dipendente nel periodo selezionato.

2. Filtro per data Accanto al selettore della visualizzazione è presente il filtro “Da/a data”. Consente la selezione di:

• Intervalli predefiniti come Ultimi 6 mesi
• Un intervallo di date personalizzato tramite il selettore del calendario. I dati visualizzati si adattano dinamicamente all’intervallo di tempo selezionato.

Visualizzazione grafico Un grafico a barre in pila riepiloga i dati mese per mese, suddivisi per dipendente. Passando il cursore su ogni segmento della barra viene mostrato un tooltip con:

• Nome del dipendente
• Costo o tempo registrato, a seconda della vista corrente.

Dettaglio tabella Sotto il grafico è presente una tabella dettagliata che elenca tutti i membri del team di progetto con i relativi valori mensili individuali:

• Nella vista “Costi dei dipendenti”: i costi sono mostrati nella valuta del cliente (ad es. zł 788,38).
• Nella vista “Ore lavorate”: il tempo registrato viene visualizzato in ore e minuti (ad es. 132h 30m).

Se non sono disponibili dati per un determinato dipendente in un mese, viene visualizzato un trattino “–“.

Ovunque queste schede secondarie suddividano i valori effettivi per mese, un costo viene conteggiato nel mese a cui si riferisce il relativo documento, piuttosto che nel mese in cui è stato pagato. Vedere Budget P&L e previsione per la regola completa e come influisce sui confronti mensili.

Budget iniziale: importo fatturato, costo e il margine tra loro

Ogni riga del Budget iniziale porta entrambi i lati del piano su un'unica riga: Fatturato, ciò che ti aspetti di addebitare per essa, e Costo, ciò che ti aspetti costi. Entrambi vengono modificati direttamente e salvati quando si esce dal campo, allo stesso modo delle altre celle della tabella.

Una colonna Margine di sola lettura siede tra loro, mostrando la differenza. Viene calcolata da Flowtly dai due importi della riga anziché essere digitata manualmente, quindi non può essere in disaccordo con essi.

Un margine vuoto non è uno zero. Il margine ha senso solo quando entrambi i lati sono compilati, quindi una riga con uno solo di essi mostra un trattino etichettato che indica quale lato è presente — solo costo o solo fatturato — anziché un valore. Quella distinzione è importante: una riga di puro overhead ha un costo reale e niente fatturato contro di essa, e stampare 0,00 lì riporterebbe una perdita che il progetto non ha realizzato. Una riga fatturata come compenso fisso, senza costo registrato separatamente contro di essa, si legge allo stesso modo dall'altra direzione.

Un margine negativo è uno stato diverso da uno vuoto, e viene mostrato come tale: una riga che genuinamente costa più di quanto fattura è contrassegnata come il problema che è, piuttosto che essere appiattita nello stesso trattino di una riga che semplicemente manca di un lato.

Una nuova riga ancora vuota mostra il trattino senza alcuna ragione accanto — non c'è ancora nulla da dire su quale lato manca.

Piano vs Effettivo, mese per mese

Piano vs Effettivo dispone in righe i mesi del progetto e confronta ciascuno con il piano: ricavi, costi e risultato netto, con lo scostamento tra di essi. Ogni cifra viene mostrata come piano → effettivo, seguito da quanto il dato effettivo ha superato o è rimasto al di sotto del piano.

Il colore dello scostamento indica se il risultato è migliore o peggiore del previsto, non se è in aumento o in diminuzione. Spendere meno del previsto e guadagnare più del previsto sono entrambi evidenziati come favorevoli — un costo del 10% sotto piano e ricavi del 10% sopra piano hanno lo stesso colore, mentre ricavi del 10% sotto piano no.

Un trattino e uno zero hanno significati diversi. Un trattino indica che non è stato definito alcun piano per quel mese. Uno zero pianificato viene mostrato come valore, perché decidere di non spendere nulla in un mese è un piano — non pianificare il mese affatto non lo è. I trattini appaiono quindi anche nelle colonne degli scostamenti, poiché non c’è nulla con cui confrontare. Leggere un trattino come «zero» sottostimerebbe un piano; leggere uno zero come «nessun piano» lo sopravvaluterebbe.

La linea di tendenza richiede almeno due mesi con attività prima di essere disegnata. Un singolo punto non può indicare una direzione, quindi la tabella riporta i dati e il grafico spiega perché non ne mostra nessuna.

Come il grafico disegna il piano rispetto all'effettivo

Il grafico sopra la tabella usa due trattamenti diversi per i due tipi di cifre, in entrambe le direzioni — entrate e uscite:

• Gli importi pianificati vengono disegnati come un contorno tratteggiato, senza nulla riempito.
• Gli importi effettivi vengono disegnati come una barra piena.

È la distinzione che rende un mese senza piano leggibile a colpo d'occhio. Un mese senza piano non ha alcun contorno, il che è inconfondibile rispetto a un mese che ce l'ha. Se gli importi pianificati fossero stati disegnati come un riempimento tenue, "niente era pianificato" e "poco era pianificato" differirebbero solo per quanto tenue fosse la barra, e i due sarebbero facili da confondere — che è esattamente la confusione che questa scheda secondaria esiste per prevenire, sia nel grafico che nei trattini della tabella.

Un mese viene lasciato senza barra pianificata anziché riceverne una con altezza zero, per lo stesso motivo per cui un trattino non è uno zero nella tabella sottostante.

Dove si trova il valore cumulativo

Ogni riga di questa tabella è un mese e non esiste una riga del totale sotto di esse. La domanda a cui risponde questa scheda secondaria riguarda il ritmo — se i soldi si sono mossi quando era previsto — quindi si legge lungo l’asse dei mesi anziché essere sommata. Una riga in fondo alla tabella indica dove si trova il valore cumulativo e rimanda alla Realizzazione del budget.

Le due schede secondarie non sono due viste dello stesso numero, ed è per questo che il totale non viene ripetuto qui. Piano vs Effettivo confronta ogni mese con l’importo che il pianificatore del budget ha stabilito per quel mese. La Realizzazione del budget confronta il progetto nel suo complesso con il budget iniziale, che è un unico importo pianificato per tag senza mese associato. Un totale in questa tabella ripeterebbe un valore calcolato altrove, sulla base di un piano diverso, e i due non dovrebbero necessariamente coincidere.

Quando il progetto non ha un piano

La scheda secondaria viene visualizzata non appena il progetto dispone di un Budget iniziale, ma i valori con cui esegue il confronto provengono dal pianificatore del budget. Si tratta di due cose diverse, quindi un progetto può aprire questa scheda secondaria senza nulla da confrontare. In tal caso, un messaggio indica cosa manca e rimanda direttamente al pianificatore.

Il messaggio è posizionato sopra la tabella anziché al suo posto. Un progetto senza piano ha comunque spese reali, e questo è spesso il dato più utile sullo schermo — quindi i valori effettivi rimangono visibili e il lato piano mostra trattini finché non esiste un piano.

La base mensile è la stessa ovunque

I mesi in questa tabella sono gli stessi mesi utilizzati ovunque in Finanze del progetto: un costo viene conteggiato nel mese a cui si riferisce il relativo documento, non nel mese in cui è stato pagato. Vedere Budget P&L e previsione per la regola completa.

Ciò significa anche che la suddivisione in attesa/ricevuto non sposta un importo tra le righe. Se un costo è stato saldato è una questione separata da quale mese appartiene — quindi pagare una vecchia fattura non cambia il mese in cui compare in questa tabella.

Casi d’uso

• Un Project Manager deve comprendere rapidamente lo stato del budget e le note chiave di un progetto prima di una riunione con il cliente.

• Un Operations Manager deve assegnare un nuovo membro del team a un progetto complesso e assicurarsi che abbia accesso a tutte le fasi rilevanti per la registrazione del tempo.

• Un Finance Controller desidera esaminare i costi totali del lavoro e le ore lavorate dai dipendenti su un progetto specifico nell’ultimo trimestre per valutarne la redditività.

• Un Business Analyst deve suddividere un grande progetto a lungo termine in fasi distinte, ciascuna con il proprio budget e tempistica, per una migliore gestione e reportistica.

• Un project manager pianifica un progetto riga per riga, inserendo l'importo da fatturare e il costo per ogni riga, e legge il margine tra loro prima di impegnarsi sul prezzo.

• Un project manager tenta di aggiungere un collega a un progetto, vede sul momento che nessun accordo li copre, ne crea uno e torna al modulo dei membri con la persona già selezionata.

• Un controller finanziario esamina il grafico Piano vs Effettivo alla ricerca di mesi senza contorno pianificato, per trovare lavoro svolto senza mai essere stato preventivato.