Tariffe

Le tariffe sono una componente fondamentale della fatturazione basata sul tempo in Flowtly. Ogni dipendente può avere una tariffa definita per diversi progetti con la possibilità di estenderla, il che consente al sistema di calcolare e generare accuratamente le fatture in base alle ore registrate e al periodo di validità di ciascuna tariffa. Un dipendente può avere più tariffe per lo stesso progetto, ma le date di queste tariffe non devono sovrapporsi. È possibile aggiungere una nuova tariffa solo per i progetti attivi a cui è stato assegnato un cliente. Le tariffe sono collegate ai progetti con clienti assegnati, garantendo che tutti i costi relativi al progetto siano accuratamente riflessi nei report finanziari.

Punti chiave sulle tariffe in Flowtly

Le tariffe definiscono il costo orario addebitato a un dipendente su un progetto specifico.
Queste tariffe sono essenziali per generare fatture basate sulle ore registrate dai dipendenti.
La tariffa può essere impostata per qualsiasi progetto a cui un dipendente è assegnato (ma solo se il progetto è assegnato a un cliente).
La valuta della tariffa è determinata dalla valuta impostata per il cliente a cui è collegato il progetto.
Le tariffe possono essere aggiunte, estese o modificate per garantire un monitoraggio accurato.

Gestione delle tariffe

In Flowtly è possibile eseguire tre azioni principali sulle tariffe:

Aggiunta di una nuova tariffa

Se un dipendente viene aggiunto a un progetto per la prima volta e non ha una tariffa assegnata, seguire questi passaggi:

Fare clic sul pulsante "Aggiungi tariffa".
Selezionare il Progetto (appariranno solo i progetti assegnati a un cliente).
Fornire la Posizione del dipendente (questa posizione sarà riportata nelle fatture).
Inserire la Tariffa oraria (sarà impostata nella valuta del cliente).
Selezionare la Data inizio (per impostazione predefinita è precompilata con la data corrente).
Selezionare la Data fine (opzionale).
Fare clic su "Aggiungi tariffa" per salvare.

Modifica di una tariffa esistente

Se è necessario aggiornare una tariffa (ad esempio, a causa di un cambio di posizione o dell'estensione della data di fine):

Individuare la tariffa sotto il progetto che si desidera modificare.
Fare clic su Modifica (icona a matita) accanto alla tariffa.
Apportare le modifiche necessarie.
Fare clic su "Salva" per confermare le modifiche.

I manager possono anche rimuovere le tariffe esistenti facendo clic sul pulsante Cestino presente per ogni tariffa.

Nota: Le modifiche alle tariffe esistenti incideranno sui calcoli di fatturazione a partire dalla data di aggiornamento.

Estensione della tariffa di un dipendente

La funzione Estendi viene utilizzata quando la tariffa di un dipendente cambia in un momento specifico. Invece di sovrascrivere una tariffa esistente, l'estensione consente di tenere traccia delle variazioni storiche della tariffa.

Fare clic su Estendi accanto al progetto pertinente.
Ruolo e tariffa vengono precompilati con i valori attuali per maggiore visibilità.
Aggiustare la Tariffa oraria con quella nuova.
La Data inizio è precompilata con la data di domani, ma è modificabile se necessario.
Indicare la Data fine se applicabile.
Fare clic su Estendi tariffa per applicare la modifica.

Nota: L'estensione delle tariffe garantisce ai manager una piena visibilità sulle variazioni delle tariffe nel tempo. La cronologia delle variazioni di tariffa è visibile nel grafico di monitoraggio delle tariffe.

Come le tariffe influenzano la fatturazione (se il modulo Fatture è attivo)

Flowtly calcola automaticamente gli importi delle fatture in base alle ore registrate e alle tariffe assegnate.

Le quantità corrispondono all'esatto tempo registrato

La quantità fatturata corrisponde all'esatto tempo registrato sul progetto, non a un valore arrotondato per eccesso o per difetto al quarto d'ora più vicino. 15 ore e 46 minuti di lavoro registrato vengono fatturati come 15.77 ore. Quantità come 7.43 sono quindi normali su una fattura generata dalle ore di progetto e vengono moltiplicate per la tariffa esattamente come mostrato.

Ogni giorno registrato deve avere una tariffa che lo copra

Una tariffa si applica solo all'interno del proprio intervallo di date, dalla sua Data inizio in poi. Il tempo registrato in un giorno precedente a tale data non è coperto — situazione frequente quando una tariffa viene aggiunta o retrodatata dopo che il lavoro è già stato registrato.

Se un dipendente ha una o più tariffe su un progetto ma nessuna copre un giorno registrato, la fattura non viene generata. Estendi una tariffa esistente o aggiungine una nuova in modo che il suo intervallo di date raggiunga il tempo registrato, quindi genera nuovamente la fattura. La vista Gestione monitoraggio tempi segnala queste lacune durante la revisione del tempo registrato.

Un progetto in cui il dipendente non ha nessuna tariffa si comporta diversamente: le ore vengono comunque inserite nella fattura, al prezzo di zero. La riga è visibile, in modo da poter essere notata e verificata prima dell'invio della fattura.

Nessun giorno può essere coperto da due tariffe

Gli intervalli di date delle tariffe di un dipendente su un progetto non devono sovrapporsi. Se due di esse coprono entrambe un giorno registrato, quel tempo ha due prezzi e non c'è modo di scegliere tra di essi — la fattura non viene generata. Il conflitto viene segnalato con la persona, il progetto, la data ed entrambe le tariffe in conflitto e i loro valori, in modo che sia chiaro quale coppia correggere.

Assegna alla tariffa precedente una Data fine che cade prima della Data inizio della tariffa successiva — l'azione Estendi esegue questa operazione — oppure rimuovi quella delle due che non si applica, quindi genera nuovamente la fattura. Aggiungere una tariffa senza chiudere quella che sostituisce è il modo più comune in cui appare una sovrapposizione.

Quando un dipendente ha una tariffa impostata e del tempo registrato su un progetto specifico, il manager può generare una fattura direttamente dalla pagina del Report ore lavorate nella sezione Progetti. Per ulteriori dettagli, visitare l'articolo sull'Elenco progetti.

Esempi di utilizzo

Inserimento di un nuovo dipendente per un progetto cliente: Assegnare una tariffa oraria specifica per il ruolo del dipendente nel progetto, per garantire che il suo tempo venga fatturato correttamente fin dal primo giorno.
Promozione o cambio di ruolo del dipendente: Aggiornare la tariffa di un dipendente per riflettere le nuove responsabilità o la maggiore esperienza su un progetto in corso, utilizzando la funzione "Estendi tariffa" per mantenere l'accuratezza storica.
Proroga del contratto di progetto: Estendere la Data fine di una tariffa esistente quando un progetto viene prolungato, garantendo la continuità della fatturazione in base alle tariffe concordate.
Generazione di fatture per i clienti: Fare affidamento su tariffe accuratamente definite e attive per calcolare automaticamente gli importi fatturabili per i servizi resi, in base alle ore registrate sui progetti.