Tarifas

Equipo editorial de Flowtly7 min

Las tarifas son una parte esencial de la facturación basada en tiempo en Flowtly. Cada empleado puede tener una tarifa definida para diferentes proyectos con la posibilidad de ampliar cada una de ellas, lo que permite al sistema calcular y generar facturas con precisión en función de las horas registradas y el período de vigencia de cada tarifa. Un empleado puede tener múltiples tarifas para el mismo proyecto, pero las fechas de estas tarifas no deben solaparse. Solo es posible añadir una nueva tarifa para proyectos activos que tengan un cliente asignado. Las tarifas están vinculadas a proyectos con clientes asignados, lo que garantiza que todos los costes relacionados con el proyecto se reflejen con precisión en los informes financieros.

Puntos clave sobre las tarifas en Flowtly

  • Las tarifas definen el coste por hora que se factura por un empleado en un proyecto específico.
  • Estas tarifas son esenciales para generar facturas basadas en las horas registradas por los empleados.
  • Se puede establecer una tarifa para cualquier proyecto al que esté asignado un empleado (pero solo si dicho proyecto tiene un cliente asignado).
  • La moneda de la tarifa viene determinada por la moneda establecida para el cliente al que está vinculado el proyecto.
  • Las tarifas se pueden añadir, ampliar o editar para garantizar un seguimiento preciso.

Gestión de tarifas

Hay tres acciones principales que puedes realizar con las tarifas en Flowtly:

Añadir una nueva tarifa

Si un empleado es añadido a un proyecto por primera vez y no tiene una tarifa asignada, sigue estos pasos:

  • Haz clic en el botón "Añadir tarifa".
  • Selecciona el Proyecto (solo aparecerán los proyectos asignados a un cliente).
  • Indica el Puesto del empleado (este puesto se reflejará en las facturas).
  • Introduce la Tarifa por hora (se establecerá en la moneda del cliente).
  • Selecciona la Fecha desde (por defecto se rellena con la fecha actual).
  • Selecciona la Fecha hasta (opcional).
  • Haz clic en "Añadir tarifa" para guardar.

Editar una tarifa existente

Si una tarifa necesita ser actualizada (por ejemplo, debido a un cambio de puesto o una extensión de la fecha de finalización):

  • Localiza la tarifa bajo el proyecto que deseas editar.
  • Haz clic en el icono Editar (icono de lápiz) junto a la tarifa.
  • Realiza los cambios necesarios.
  • Haz clic en "Guardar" para confirmar los cambios.

Los responsables también tienen la posibilidad de eliminar tarifas existentes haciendo clic en el botón de Papelera disponible para cada tarifa.

Nota: Los cambios en tarifas existentes afectarán los cálculos de facturación a partir de la fecha actualizada.

Ampliar la tarifa de un empleado

La función Ampliar se utiliza cuando la tarifa de un empleado cambia en un momento determinado. En lugar de sobrescribir una tarifa existente, la ampliación permite rastrear el historial de cambios de tarifas.

  • Haz clic en Ampliar junto al proyecto correspondiente.
  • El rol y la tarifa se rellenan previamente con los valores actuales para su consulta.
  • Ajusta la Tarifa por hora al nuevo valor.
  • La Fecha desde se rellena con la fecha de mañana, pero es editable si es necesario.
  • Proporciona la Fecha hasta si aplica.
  • Haz clic en Ampliar tarifa para aplicar el cambio.

Nota: Ampliar las tarifas garantiza que los responsables tengan total visibilidad de los ajustes de tarifas a lo largo del tiempo. El historial de cambios de tarifas es visible en el gráfico de seguimiento de tarifas.

Cómo afectan las tarifas a la facturación (si el módulo de Facturas está activo)

Flowtly calcula automáticamente los importes de las facturas en función de las horas registradas y las tarifas asignadas.

Las cantidades son el tiempo exacto registrado

La cantidad facturada es el tiempo exacto registrado en el proyecto, no una cifra redondeada al alza o a la baja al cuarto de hora más próximo. 15 horas y 46 minutos de trabajo registrado se facturan como 15.77 horas. Cantidades como 7.43 son por tanto normales en una factura generada a partir de horas de proyecto, y se multiplican por la tarifa exactamente como se muestra.

Cada día registrado necesita una tarifa que lo cubra

Una tarifa solo se aplica dentro de su propio rango de fechas, desde su Fecha desde en adelante. El tiempo registrado en un día anterior a esa fecha no está cubierto por ella — situación habitual cuando se añade una tarifa o se le aplica una fecha retroactiva tras haber registrado ya el trabajo.

Si un empleado tiene una o más tarifas en un proyecto pero ninguna cubre un día registrado, la factura no se genera. Amplía una tarifa existente o añade una nueva para que su rango de fechas alcance el tiempo registrado, y a continuación genera la factura de nuevo. La vista Gestión de registro de horas señala estas lagunas mientras revisas el tiempo registrado.

Un proyecto en el que el empleado no tiene ninguna tarifa se comporta de forma diferente: las horas siguen apareciendo en la factura, valoradas a cero. La línea es visible, por lo que puede detectarse y cuestionarse antes de enviar la factura.

Ningún día puede estar cubierto por dos tarifas

Los rangos de fechas de las tarifas de un empleado en un proyecto no deben solaparse. Si dos de ellas cubren el mismo día registrado, ese tiempo tiene dos precios y no hay forma de elegir entre ellos, por lo que la factura no se genera. El conflicto se notifica con la persona, el proyecto, la fecha y ambas tarifas en conflicto con sus valores, de modo que queda claro qué par corregir.

Asigna a la tarifa anterior una Fecha hasta que caiga antes de la Fecha desde de la tarifa posterior — la acción Ampliar realiza esta operación — o elimina la que de las dos no corresponda y genera de nuevo la factura. Añadir una tarifa sin cerrar la que reemplaza es la forma más habitual en que aparece un solapamiento.

Cuando un empleado tiene una tarifa establecida y tiempo registrado en un proyecto específico, el responsable puede generar una factura directamente desde la página de Informe de horas de trabajo dentro de la sección de Proyectos. Para más detalles, consulta el artículo de Lista de proyectos.

Ejemplos de uso

  • Incorporar a un nuevo empleado en un proyecto de cliente: Asignar una tarifa horaria específica según el rol del empleado en el proyecto para garantizar que su tiempo se facture con precisión desde el primer día.
  • Promoción o cambio de rol del empleado: Actualizar la tarifa de un empleado para reflejar sus nuevas responsabilidades o mayor experiencia en un proyecto en curso, utilizando la función "Ampliar tarifa" para mantener la precisión histórica.
  • Extensión del contrato del proyecto: Ampliar la fecha de finalización de una tarifa existente cuando se prolonga un proyecto, asegurando la continuidad en la facturación según las tarifas acordadas.
  • Generación de facturas para clientes: Basarse en tarifas definidas y activas con precisión para calcular automáticamente los importes facturables por servicios prestados, en función de las horas registradas en los proyectos.

Mapa de conexiones

Hace referencia aParte de
Documentado aquíDocumentado en otro sitio
audit-log registra person. person trabaja bajo agreement. work-schedule asignado a person. benefit-assignment en poder de person. employee-profile describe person. employee-document archivado en person. responsibility asignado a person. performance-target definido para person. meeting mantenida con person. holiday-request enviado por person. leave-entitlement en poder de person. project cubierto por person. project-rate valora person. booking reserva person.registratrabaja bajoasignado aen poder dedescribearchivado enasignado adefinido paramantenida conenviado poren poder decubierto porvalorareservaRRegistro de auditoría — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Registro de auditoríaPPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaAAcuerdo — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AcuerdoHHorario de trabajo — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Horario de trabajoBBeneficio del empleado — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Beneficio del empleadoFFicha del empleado — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Ficha del empleadoDDocumento del empleado — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Documento del empleadoRResponsabilidad — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilidadOObjetivo de rendimiento — An objective set for a person and measured against.Objetivo de rendimien…RReunión — A recorded one-to-one or review between people.ReuniónSSolicitud de vacaciones — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Solicitud de vacacion…DDerecho a vacaciones — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Derecho a vacacionesPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoTTarifa del miembro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa del miembroRReserva de recurso — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso