Documentos

Equipo editorial de Flowtly2 min

Para gestionar los documentos de los empleados, primero debes crear el tipo de documento correspondiente.

La pestaña Documentos es visible si el módulo de Documentos está activo y si se ha configurado el rol apropiado.

Crear un tipo de documento

Hay dos formas de crear un tipo de documento:

  • A través de la Configuración de la organización (dentro del mosaico Tipos de documentos):

Pasos:

  1. Navega a la configuración de la organización
  2. Ve a la sección de tipos de documentos
  3. Crea un nuevo tipo y asígnalo al módulo correspondiente (por ejemplo, Empleados).
  • Directamente desde el modal de Añadir documento

Si el usuario tiene el rol de Gestor de documentos, puede crear un nuevo tipo de documento directamente desde el modal "Añadir documento" haciendo clic en el botón "Nuevo tipo de documento +" junto al desplegable de Tipo de documento. Una vez creado de esta forma, el tipo de documento estará disponible automáticamente en el módulo donde se creó, por ejemplo, en el módulo de Empleados.

Subir un archivo

Cuando accedes a la pestaña Documentos en el perfil de un empleado, verás una lista de documentos ya añadidos con sus archivos. Para añadir un nuevo documento, haz clic en el botón "Añadir documento" en la esquina superior derecha. Aparecerá una ventana modal donde deberás proporcionar:

  • Tipo de documento: selecciona de la lista o crea uno nuevo (si tienes el rol de Gestor de documentos) [obligatorio]
  • Archivo adjunto: sube un archivo en formato PDF, PNG, JPG o GIF (máx. 3 MB) [obligatorio]
  • Descripción: una breve nota describiendo el contenido del archivo [opcional]

Tras guardarlo, el documento aparecerá en la lista dentro de la pestaña Documentos del empleado.

Ejemplos de uso

  • Almacenar de forma segura contratos, acuerdos y cartas de oferta de los empleados.
  • Subir certificados de formación profesional o cursos de desarrollo.
  • Gestionar formularios esenciales de RRHH, como documentación de incorporación, declaraciones fiscales o información de contacto de emergencia.
  • Adjuntar documentos justificativos, como certificados médicos por baja por enfermedad o formularios de aprobación para solicitudes especiales.

Mapa de conexiones

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audit-log registra person. person trabaja bajo agreement. work-schedule asignado a person. benefit-assignment en poder de person. employee-profile describe person. employee-document archivado en person. responsibility asignado a person. performance-target definido para person. meeting mantenida con person. holiday-request enviado por person. leave-entitlement en poder de person. project cubierto por person. project-rate valora person. booking reserva person.registratrabaja bajoasignado aen poder dedescribearchivado enasignado adefinido paramantenida conenviado poren poder decubierto porvalorareservaRRegistro de auditoría — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Registro de auditoríaPPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaAAcuerdo — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AcuerdoHHorario de trabajo — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Horario de trabajoBBeneficio del empleado — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Beneficio del empleadoFFicha del empleado — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Ficha del empleadoDDocumento del empleado — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Documento del empleadoRResponsabilidad — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilidadOObjetivo de rendimiento — An objective set for a person and measured against.Objetivo de rendimien…RReunión — A recorded one-to-one or review between people.ReuniónSSolicitud de vacaciones — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Solicitud de vacacion…DDerecho a vacaciones — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Derecho a vacacionesPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoTTarifa del miembro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa del miembroRReserva de recurso — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso