Documenten

Flowtly Redactieteam2 min

Om medewerkerdocumenten te beheren, dient u eerst het juiste documenttype aan te maken.

Het tabblad Documenten is zichtbaar als de module Documenten actief is en als de juiste rol is geconfigureerd.

Een documenttype aanmaken

Er zijn twee manieren om een documenttype aan te maken:

  • Via Organisatie-instellingen (in de tegel Documenttypen):

Stappen:

  1. Navigeer naar de Organisatie-instellingen
  2. Ga naar de sectie Documenttypen
  3. Maak een nieuw type aan en wijs het toe aan de relevante module (bijv. Medewerkers).
  • Rechtstreeks vanuit het modaal Document toevoegen

Als de gebruiker de rol Documentbeheerder heeft, kunnen zij een nieuw documenttype rechtstreeks aanmaken vanuit het modaal "Document toevoegen" door op de knop "Nieuw documenttype +" naast het keuzemenu Documenttype te klikken. Eenmaal op deze manier aangemaakt, is het documenttype automatisch beschikbaar in de module waar het is aangemaakt — bijvoorbeeld in de module Medewerkers.

Een bestand uploaden

Wanneer u naar het tabblad Documenten in een medewerkersprofiel gaat, ziet u een lijst met reeds toegevoegde documenten met hun bestanden. Om een nieuw document toe te voegen, klikt u op de knop "Document toevoegen" in de rechterbovenhoek. Er verschijnt een modaal venster waarin u het volgende dient op te geven:

  • Documenttype – selecteer uit de lijst of maak een nieuw type aan (als u de rol Documentbeheerder heeft) [vereist]
  • Bijgevoegd bestand – upload een bestand in PDF-, PNG-, JPG- of GIF-formaat (max. 3 MB) [vereist]
  • Omschrijving – een korte notitie met een beschrijving van de bestandsinhoud [optioneel]

Na het opslaan verschijnt het document in de lijst op het tabblad Documenten van de medewerker.

Voorbeeldgebruiksscenario's

  • Veilig opslaan van medewerkerscontracten, overeenkomsten en aanbiedingsbrieven.
  • Certificaten uploaden voor professionele trainingen of ontwikkelingscursussen.
  • Essentiële HR-formulieren beheren, zoals onboardingsdocumenten, belastingaangiften of noodcontactgegevens.
  • Ondersteunende documenten bijvoegen, zoals medische verklaringen voor ziekteverlof of goedkeuringsformulieren voor speciale aanvragen.

Verbindingskaart

Verwijst naarOnderdeel van
Hier beschrevenElders beschreven
audit-log legt vast person. person werkt onder agreement. work-schedule toegewezen aan person. benefit-assignment in bezit van person. employee-profile beschrijft person. employee-document opgeslagen bij person. responsibility toegewezen aan person. performance-target vastgesteld voor person. meeting gevoerd met person. holiday-request ingediend door person. leave-entitlement in bezit van person. project bemenst door person. project-rate waardeert person. booking reserveert person.legt vastwerkt ondertoegewezen aanin bezit vanbeschrijftopgeslagen bijtoegewezen aanvastgesteld voorgevoerd metingediend doorin bezit vanbemenst doorwaardeertreserveertAAuditlogboek — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.AuditlogboekPPersoon — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersoonOOvereenkomst — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.OvereenkomstWWerkrooster — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.WerkroosterRRegeling van de medewerker — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Regeling van de medew…PPersoneelsdossier — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.PersoneelsdossierDDocument van de medewerker — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Document van de medew…VVerantwoordelijkheid — An area of ownership assigned to a person.VerantwoordelijkheidPPrestatiedoel — An objective set for a person and measured against.PrestatiedoelAAfspraak — A recorded one-to-one or review between people.AfspraakVVerlofaanvraag — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.VerlofaanvraagVVerlofrecht — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.VerlofrechtPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectTTarief van het teamlid — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarief van het teamlidRReservering van een medewerker — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reservering van een m…