Documenti

Redazione Flowtly2 min

Per gestire i documenti dei dipendenti, devi prima creare il tipo di documento appropriato.

La scheda Documenti è visibile se il modulo Documenti è attivo e se è configurato il ruolo appropriato.

Creazione di un tipo di documento

Esistono due modi per creare un tipo di documento:

  • Tramite le Impostazioni organizzazione (nel riquadro Tipi di documento):

Passaggi:

  1. Vai alle impostazioni dell'organizzazione
  2. Vai alla sezione dei tipi di documento
  3. Crea un nuovo tipo e assegnalo al modulo pertinente (es. Dipendenti).
  • Direttamente dalla finestra modale Aggiungi documento

Se l'utente ha il ruolo Document Manager, può creare un nuovo tipo di documento direttamente dalla finestra modale "Aggiungi documento" facendo clic sul pulsante "Nuovo tipo di documento +" accanto al menu a discesa Tipo di documento. Una volta creato in questo modo, il tipo di documento sarà automaticamente disponibile nel modulo in cui è stato creato — ad esempio, nel modulo Dipendenti.

Caricamento di un file

Quando vai alla scheda Documenti nel profilo di un dipendente, vedrai un elenco di documenti già aggiunti con i relativi file. Per aggiungere un nuovo documento, fai clic sul pulsante "Aggiungi documento" nell'angolo in alto a destra. Apparirà una finestra modale in cui dovrai fornire:

  • Tipo di documento – seleziona dall'elenco o creane uno nuovo (se hai il ruolo Document Manager) [obbligatorio]
  • File allegato – carica un file in formato PDF, PNG, JPG o GIF (max. 3MB) [obbligatorio]
  • Descrizione – una breve nota che descrive il contenuto del file [facoltativo]

Dopo il salvataggio, il documento apparirà nell'elenco all'interno della scheda Documenti del dipendente.

Esempi di casi d'uso

  • Archivia in modo sicuro contratti, accordi e lettere di offerta dei dipendenti.
  • Carica certificati per corsi di formazione professionale o di sviluppo.
  • Gestisci i moduli HR essenziali, come la documentazione di onboarding, le dichiarazioni fiscali o le informazioni sui contatti di emergenza.
  • Allega documenti di supporto, come certificati medici per malattia o moduli di approvazione per richieste speciali.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aParte di
Documentato quiDocumentato altrove
audit-log registra person. person lavora sotto agreement. work-schedule assegnato a person. benefit-assignment detenuto da person. employee-profile descrive person. employee-document archiviato su person. responsibility assegnato a person. performance-target definito per person. meeting tenuto con person. holiday-request inviato da person. leave-entitlement detenuto da person. project coperto da person. project-rate valorizza person. booking prenota person.registralavora sottoassegnato adetenuto dadescrivearchiviato suassegnato adefinito pertenuto coninviato dadetenuto dacoperto davalorizzaprenotaRRegistro di audit — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Registro di auditPPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaAAccordo — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AccordoTTurno di lavoro — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Turno di lavoroBBenefit del dipendente — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Benefit del dipendenteSScheda del dipendente — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Scheda del dipendenteDDocumento del dipendente — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Documento del dipende…RResponsabilità — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilitàOObiettivo di performance — An objective set for a person and measured against.Obiettivo di performa…RRiunione — A recorded one-to-one or review between people.RiunioneRRichiesta di ferie — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Richiesta di ferieFFerie maturate — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Ferie maturatePProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoTTariffa del membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tariffa del membroPPrenotazione della risorsa — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Prenotazione della ri…