Dokument

Flowtlys redaktionsteam2 min

För att hantera anställdas dokument behöver du först skapa lämplig dokumenttyp.

Fliken Dokument visas om dokumentmodulen är aktiv och om en lämplig roll har konfigurerats.

Skapa en dokumenttyp

Det finns två sätt att skapa en dokumenttyp:

  • Via organisationsinställningarna (i panelen Dokumenttyper):

Steg:

  1. Gå till organisationsinställningarna
  2. Gå till avsnittet dokumenttyper
  3. Skapa en ny typ och tilldela den till relevant modul (t.ex. Anställda).
  • Direkt från dialogrutan Lägg till dokument

Om användaren har rollen Dokumentansvarig kan de skapa en ny dokumenttyp direkt från dialogrutan "Lägg till dokument" genom att klicka på knappen "Ny dokumenttyp +" bredvid rullgardinsmenyn Dokumenttyp. När den har skapats på detta sätt blir dokumenttypen automatiskt tillgänglig i den modul där den skapades – till exempel i Anställda-modulen.

Ladda upp en fil

När du går till fliken Dokument i en anställdsprofil ser du en lista över redan tillagda dokument med deras filer. För att lägga till ett nytt dokument klickar du på knappen "Lägg till dokument" i det övre högra hörnet. Ett modalfönster visas där du behöver ange:

  • Dokumenttyp – välj från listan eller skapa en ny (om du har rollen Dokumentansvarig) [obligatoriskt]
  • Bifogad fil – ladda upp en fil i PDF-, PNG-, JPG- eller GIF-format (max. 3MB) [obligatoriskt]
  • Beskrivning – en kort anteckning som beskriver filens innehåll [valfritt]

Efter att ha sparat visas dokumentet i listan under den anställdes flik Dokument.

Exempel på användningsområden

  • Säkert lagra anställningskontrakt, avtal och erbjudandebrev.
  • Ladda upp intyg för professionella utbildningar eller utvecklingskurser.
  • Hantera viktiga HR-formulär, såsom introduktionsdokument, skattedeklarationer eller kontaktinformation för nödsituationer.
  • Bifoga stödjande dokument, som läkarintyg för sjukfrånvaro eller godkännandeformulär för speciella förfrågningar.

Kopplingskarta

Hänvisar tillDel av
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
audit-log registrerar person. person arbetar under agreement. work-schedule tilldelad till person. benefit-assignment innehas av person. employee-profile beskriver person. employee-document arkiverad under person. responsibility tilldelad till person. performance-target fastställd för person. meeting hålls med person. holiday-request inlämnad av person. leave-entitlement innehas av person. project bemannad av person. project-rate värderar person. booking bokar person.registrerararbetar undertilldelad tillinnehas avbeskriverarkiverad undertilldelad tillfastställd förhålls medinlämnad avinnehas avbemannad avvärderarbokarGGranskningslogg — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.GranskningsloggPPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonAAvtal — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AvtalAArbetsschema — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.ArbetsschemaMMedarbetarens förmån — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Medarbetarens förmånMMedarbetarprofil — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.MedarbetarprofilMMedarbetardokument — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.MedarbetardokumentAAnsvarsområde — An area of ownership assigned to a person.AnsvarsområdeRResultatmål — An objective set for a person and measured against.ResultatmålMMöte — A recorded one-to-one or review between people.MöteLLedighetsansökan — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.LedighetsansökanSSemesterrätt — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.SemesterrättPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMedlemmens timpris — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmens timprisBBokning av medarbetare — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Bokning av medarbetare