Gebruiksvoorbeelden van het tabblad Jaarlijks verlof

Flowtly Redactieteam4 min

Voorbeeld 1: Jaarlijks verlof met alleen organisatie-instellingen

Scenario: Vandaag is het 1 augustus 2024. De organisatie heeft een standaard jaarlijks verlofbeleid van 20 dagen per jaar. De overeenkomst van een medewerker is ingegaan op 1 januari 2024.

  1. Open het tabblad Jaarlijks verlof:

    • Ga naar het onderdeel "Organisatie" in het hoofdmenu.
    • Ga naar de sectie "Jaarlijks verlof".

  2. Organisatie-instellingen bekijken:

    • Het systeem toont het standaard verlofrecht van 20 dagen.

  3. Berekening van het pro-rata verlof:

    • Omdat de overeenkomst op 1 januari 2024 is gestart en vandaag 1 augustus 2024 is, wordt het verlofsaldo berekend op basis van de verstreken periode:
      • Totaal jaarlijks verlof: 20 dagen
      • Aantal verstreken maanden: 7 maanden (van 1 januari tot 1 augustus)
      • Pro-rata verlof: (20 dagen/12 maanden) x 7 maanden = 11,67 dagen (afgerond op 12)
    • De medewerker heeft 11,67 dagen jaarlijks verlof beschikbaar.

  4. Medewerker vraagt vakantie aan:

    • De medewerker vraagt verlof aan van 15 augustus tot 22 augustus.
    • Ga naar Mijn vrije dagen -> knop Nieuwe verlofaanvraag.
    • Voer de gegevens in:
      • Verloftype: Vakantie
      • Omschrijving: geplande vakantie
      • Verlofperiode: 15-08-2024 - 22-08-2024
      • Sla de aanvraag op (knop Verlofaanvraag aanmaken).

  5. Resultaat:

    • Het verlofsaldo van de medewerker wordt bijgewerkt van 12 dagen naar 6 dagen (weekenden worden niet meegeteld).
    • De verlofregistratie is zichtbaar op het tabblad "Mijn vrije dagen" na bevestiging door de manager, met het resterende saldo van 6 dagen bovenaan de pagina.

  6. Bijhouden:

    • Het resterende verlofsaldo weerspiegelt het pro-rata bedrag op basis van de verstreken maanden. De medewerker kan alleen aanvullend verlof aanvragen op basis van dit saldo.

Voorbeeld 2: Jaarlijks verlof met persoonlijke instellingen gecombineerd met organisatie-instellingen

Scenario: Vandaag is het 1 augustus 2024. De organisatie heeft een standaard beleid van 20 dagen jaarlijks verlof per jaar. Een medewerker heeft een persoonlijke overeenkomst die 25 dagen jaarlijks verlof per jaar biedt. De overeenkomst van de medewerker is ingegaan op 1 januari 2024.

  1. Open het tabblad Jaarlijks verlof:

    • Ga naar de sectie "Medewerkers" in het hoofdmenu.
    • Selecteer de medewerker met het persoonlijke verlofrecht.
    • Ga naar het tabblad "Jaarlijks verlof".

  2. Persoonlijk verlofrecht instellen:

    • Het profiel van de medewerker toont een persoonlijk jaarlijks verlofrecht van 25 dagen.

  3. Berekening van het pro-rata verlof:

    • Omdat de overeenkomst op 1 januari 2024 is gestart en vandaag 1 augustus 2024 is, wordt het verlofsaldo berekend op basis van de verstreken periode:
      • Totaal jaarlijks verlof: 25 dagen
      • Aantal verstreken maanden: 7 maanden (van 1 januari tot 1 augustus)
      • Pro-rata verlof: (25 dagen / 12 maanden) x 7 maanden = 14,58 dagen (afgerond op 15)
    • De medewerker heeft 15 dagen jaarlijks verlof beschikbaar.

  4. Specifieke verlofregistratie toevoegen:

    • De medewerker vraagt verlof aan van 1 oktober tot 15 oktober.
    • Ga naar Mijn vrije dagen -> knop Nieuwe verlofaanvraag
    • Voer de gegevens in:
      • Verloftype: Vakantie
      • Omschrijving: geplande vakantie
      • Verlofperiode: 01-10-2024 - 15-10-2024
      • Sla de aanvraag op (knop Verlofaanvraag aanmaken).

  5. Resultaat:

    • Het verlofsaldo van de medewerker wordt bijgewerkt van 25 dagen naar 14 dagen (25 - 11 opgenomen dagen).
    • De verlofregistratie is zichtbaar op het tabblad "Mijn vrije dagen" na bevestiging door de manager, met het resterende saldo van 14 dagen bovenaan de pagina.

  6. Bijhouden en aanpassen:

    • Het verlofsaldo van de medewerker weerspiegelt hun volledige jaarlijkse recht van 25 dagen voor het jaar.
    • Toekomstige verlofaanvragen worden afgetrokken van de resterende 14 dagen.

Opmerking: Weekenden en feestdagen hebben geen invloed op het verlofsaldo van medewerkers.

Deze voorbeelden illustreren hoe de functie Jaarlijks verlof van Flowtly verlofsaldi berekent en beheert, rekening houdend met zowel organisatorische als persoonlijke instellingen en aanpassingen voor de startdatum van de overeenkomst van de medewerker.

Voorbeelden van gebruik

  • Standaard jaarlijkse verlofrechten beheren op basis van organisatiebeleid.
  • Pro-rata jaarlijks verlof berekenen voor medewerkers die halverwege het jaar beginnen of een specifieke startdatum van de overeenkomst hebben.
  • Individuele verlofrechten instellen en bijhouden die afwijken van de organisatiestandaard.
  • Verlofaanvragen van medewerkers verwerken en bijhouden, en hun saldi automatisch bijwerken.

Verbindingskaart

Verwijst naarOnderdeel van
Hier beschrevenElders beschreven
audit-log legt vast person. person werkt onder agreement. work-schedule toegewezen aan person. benefit-assignment in bezit van person. employee-profile beschrijft person. employee-document opgeslagen bij person. responsibility toegewezen aan person. performance-target vastgesteld voor person. meeting gevoerd met person. holiday-request ingediend door person. leave-entitlement in bezit van person. project bemenst door person. project-rate waardeert person. booking reserveert person.legt vastwerkt ondertoegewezen aanin bezit vanbeschrijftopgeslagen bijtoegewezen aanvastgesteld voorgevoerd metingediend doorin bezit vanbemenst doorwaardeertreserveertAAuditlogboek — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.AuditlogboekPPersoon — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersoonOOvereenkomst — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.OvereenkomstWWerkrooster — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.WerkroosterRRegeling van de medewerker — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Regeling van de medew…PPersoneelsdossier — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.PersoneelsdossierDDocument van de medewerker — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Document van de medew…VVerantwoordelijkheid — An area of ownership assigned to a person.VerantwoordelijkheidPPrestatiedoel — An objective set for a person and measured against.PrestatiedoelAAfspraak — A recorded one-to-one or review between people.AfspraakVVerlofaanvraag — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.VerlofaanvraagVVerlofrecht — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.VerlofrechtPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectTTarief van het teamlid — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarief van het teamlidRReservering van een medewerker — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reservering van een m…