De bank en conceptboekingen
Een gat in het plan vinden is slechts de helft van het werk; de andere helft is weten wie het kan opvullen. De bank houdt dat antwoord altijd op het scherm, zodat een gat opvullen niet betekent dat u de pagina verlaat en uw positie kwijtraakt.
De bank
De bank is een balk die langs de onderkant van de Resourcing-pagina is vastgemaakt. Hij blijft staan terwijl het raster scrollt, en geeft iedereen weer die nog ruimte heeft in de momenteel weergegeven periode — de meest vrijen eerst, zodat de mensen met wie het de moeite waard is eerst te spreken als eersten verschijnen.
Elke persoon verschijnt als een chip die toont hoeveel van hun tijd niet is vastgelegd, bijvoorbeeld 60% vrij gem.. Het getal naast de kop — 8 vrij — geeft aan hoeveel mensen überhaupt ruimte hebben. Volledig geboekte mensen worden volledig weggelaten: ze zijn niet beschikbaar, en worden dus niet aangeboden.
Wijzig de periode en de bank wijzigt mee. Iemand die vrij is in september staat niet op de bank terwijl u naar juli kijkt.
Gebruik de pijl op de Bank-kop om de balk in te klappen wanneer u de volledige hoogte voor het raster wilt, en om hem daarna weer te tonen.
Lees het percentage als een gemiddelde over de periode. 40% vrij gem. betekent dat, gemiddeld over elke week van de periode in beeld, 40% van de tijd van die persoon niet is vastgelegd — niet dat 40% vrij is in elk van die weken. Iemand die zeven van de negen weken volledig geboekt is en de laatste twee inactief, leest als ongeveer 22% vrij; iemand zonder boekingen leest als 100%. Het getal beweegt mee met wat er daadwerkelijk geboekt is, zodat twee mensen er werkelijk mee te vergelijken zijn, en de balk is gesorteerd op hetzelfde getal dat de chips weergeven.
Een gemiddelde is toch geen beeld week voor week. Iemand die gemiddeld 40% vrij is, kan de helft van elke week vrij zijn, of volledig vrij in twee van de vijf weken — en dat zijn verschillende antwoorden op kan zij dit oppakken?. Klap de functie open en controleer de afzonderlijke weken voordat u een boeking over meerdere ervan uitbreidt.
Het percentage is een aandeel van het eigen contract van die persoon. Een deeltijdwerker op drie dagen per week zonder boekingen leest als 100% vrij, niet als een fractie van een voltijdse week. Zo stemt de bank overeen met wat de rest van Flowtly over dezelfde persoon zegt, en ziet een deeltijdwerker met echte beschikbaarheid er niet bijna vol uit.
Wanneer het wekelijkse detail achter een persoon niet beschikbaar is, valt de chip terug op het rapporteren van hun beste week in plaats daarvan, en zegt dit ook — het label geeft aan welke van de twee aflezingen u ziet, zodat een gemiddelde nooit verward wordt met het beste geval.
Volledig geboekt is advies, geen vergrendeling. Zodra iemand nergens in de periode nog ruimte heeft, leest hij als niet beschikbaar en valt van de balk. Dat is de pagina die antwoordt op wie kan dit comfortabel oppakken? — het zegt niet dat de persoon helemaal niet geboekt kan worden.
Iemand kan toch nog boven een volledige week uitkomen, en soms is dat de juiste beslissing. Omdat concepten niet als dekking worden geteld, kunnen twee concepten voor dezelfde persoon er elk apart betaalbaar uitzien; het is het bevestigen ervan dat optelt, en het raster markeert iedereen boven 100% in rood zodat de kosten zichtbaar zijn in plaats van verborgen.
Wat niet zal gebeuren, is dat Flowtly het suggereert. Een persoon zonder ruimte wordt nooit aangeboden op de bank, en iemand naar een functie slepen boekt nooit meer dan de tijd die ze daadwerkelijk vrij hebben — dus een volledige week overschrijden is altijd een beslissing die u zelf nam, geen suggestie van de pagina.
Er is een harde limiet van 125%. Het bevestigen van een boeking die iemand daarboven zou brengen, wordt rechtstreeks geweigerd, en het bericht geeft aan hoever het eroverheen zou zijn gegaan.
Als niemand ruimte heeft, zegt de balk dat duidelijk: Iedereen is volledig geboekt in dit venster.
Een boeking schetsen
Sleep een persoon van de bank naar een functie in het raster en laat hem los op de kolom waarop u hem wilt boeken. Functies worden gemarkeerd terwijl u sleept, zodat duidelijk is waar een chip kan landen.
Loslaten maakt een conceptboeking aan:
- Het beslaat de kolom waarop u losgelaten hebt — één week in de maandweergave, één periode van twee weken in de 90-daagse weergave, waarbij elke kolom twee weken is. (De laatste kolom van een periode van 90 dagen is soms één week, en loslaten daar boekt alleen die week.)
- De omvang is gelijk aan de vrije capaciteit op de chip, en nooit boven 100%, zodat het loslaten zelf niemand kan overboeken.
Om een langere periode te boeken, laat u eenmaal los en verlengt u daarna het concept met de grepen die hieronder worden beschreven.
Als een boeking niet kan worden aangemaakt, zegt de pagina waarom en wordt het concept weer verwijderd. De twee redenen worden onderscheiden in plaats van geraden: geweigerd worden omdat het loslaten iemand voorbij zijn capaciteit zou boeken klinkt anders dan geweigerd worden omdat u een bevoegdheid mist, en het bericht geeft aan welke het was.
Slepen is momenteel de enige manier om een boeking vanaf deze pagina aan te maken.
Wat een concept is
Een concept is een voorstel. Het is opgeslagen en uw collega's kunnen het zien, maar het is geen dekking.
Concepten verschijnen als een gestippelde omtrek over de cel, en het label leest 40% concept. Cruciaal is dat conceptboekingen zijn uitgesloten van elk dekkingscijfer in het raster: functieprocenten, projectgemiddelden en overschrijdingswaarschuwingen tellen alleen bevestigde boekingen. Dat maakt concepten veilig om mee te experimenteren — het schetsen van drie bezettingsopties doet het project er niet driemaal bezet uitzien.
De praktische consequentie is het waard om te kennen: een functie met alleen conceptboekingen leest nog steeds als ongedekt. Dat is geen vergissing. Er is nog niets vastgelegd.
Een concept bevestigen
Klap de functie open om de mensen erop te zien. De rij van een conceptpersoon heeft een Bevestigen-knop; deze selecteren zet het concept van die persoon op die functie om in een echte boeking. Vanaf dat moment telt het overal mee als dekking, en de gestippelde omtrek wordt een solide balk.
Bevestigen werkt voor één persoon en één functie tegelijk. Er is geen alles-bevestigen.
Bevestigen vereist de rol Resourcing-goedkeurder, wat een nauwere bevoegdheid is dan die het mogelijk maakt het concept aan te maken. Voorstellen en vastleggen werden opzettelijk gescheiden: iedereen met de rol Resourcing-manager kan een boeking schetsen, maar het omzetten ervan in een verplichting waarop het bedrijf rekent, is een beslissing die voorbehouden is aan aangewezen goedkeurders. Beheerders hebben beide.
Zonder die rol is de Bevestigen-knop nog steeds zichtbaar op de rij, maar grijs, en bij hoveren wordt uitgelegd waarom: Het bevestigen van een concept vereist de rol Resourcing-goedkeurder. Vraag een beheerder dit toe te kennen. Hij wordt met opzet zichtbaar gelaten — een planner moet kunnen zien dat deze stap bestaat en goedkeuring vereist, in plaats van de knop vermist te vinden en te concluderen dat de functie kapot is. Voorstellen en vastleggen legt uit welke rol wat dekt.
Een bevestiging ongedaan maken
De rij van een bevestigde persoon heeft een Bevestiging intrekken-knop, de spiegel van Bevestigen: het zet hun boeking op die functie terug naar een concept. De verplichting wordt vrijgegeven, de balk keert terug naar een gestippelde omtrek, en de tijd telt niet meer mee als dekking — dus een bevestiging die te vroeg is gemaakt, is iets waar u niet mee hoeft te leven. De wijziging wordt opgeslagen en overleeft het herladen van de pagina.
Bevestiging intrekken kan nooit een overboeking veroorzaken, omdat het alleen vastgelegde tijd verwijdert.
Bevestiging intrekken vereist ook de rol Resourcing-goedkeurder, niet alleen bevestigen. Een verplichting vrijgeven is even consequent als er een aangaan, en het is de eerste van de twee stappen die leiden tot het verwijderen van een bevestigde boeking — dus beide uiteinden van de verplichting worden door dezelfde bevoegdheid gehouden.
Zoals bij Bevestigen blijft de Bevestiging intrekken-knop zichtbaar zonder die rol en is grijs, met uitleg bij hoveren dat het omzetten van een bevestigde toewijzing terug naar een concept de rol Resourcing-goedkeurder vereist.
Een concept verwijderen
De rij van een conceptpersoon heeft een kleine prullenbak-knop naast Bevestigen. Die verwijdert dat concept volledig uit het plan — het voorstel verdwijnt uit het raster in plaats van te blijven hangen als een suggestie die niemand van plan is na te komen.
Omdat dit de enige actie op de pagina is die niet ongedaan gemaakt kan worden, vraagt het eerst bevestiging en noemt de persoon wiens concept op het punt staat te verdwijnen. Niets wordt verwijderd totdat u akkoord gaat.
Alleen concepten kunnen worden verwijderd. Een bevestigde boeking heeft geen prullenbakknop, en de wijziging zou geweigerd worden zelfs als het werd geprobeerd. Dit is opzettelijk: bevestigde tijd is een verplichting waarop iemand rekent, dus het verwijderen ervan vereist twee opzettelijke stappen in plaats van één klik. Trek eerst de bevestiging in, verwijder daarna. Die extra stap bestaat zodat vastgelegd werk nooit bij een enkele verkeerde klik kan verdwijnen.
Een concept verwijderen heeft nooit invloed op iemands dekkingscijfers, omdat concepten al nooit als dekking werden geteld.
Een concept verwijderen vereist niet de goedkeurderrol — een concept aanmaken en het intrekken zijn beide voorstellen, en een voorstel dat u kunt doen, is er een dat u kunt terugnemen.
De verwijdering is permanent. De boeking wordt niet gearchiveerd of verborgen; zij is weg en zal nergens in het plan opnieuw verschijnen. Flowtly houdt een record bij van de verwijdering — wie haar heeft verwijderd en wanneer — maar dat record is het enige wat overblijft, en is niet iets wat u vanaf deze pagina kunt raadplegen. Als het belangrijk is wie een concept heeft verwijderd, vraag dan uw Flowtly-beheerder.
De duur van een concept aanpassen
De twee kleine besturingselementen op de rij van een concept verlengen of verkorten het met één week tegelijk, vanaf het einde. Zo groeit een boeking verder dan de enkele kolom waarop hij is losgelaten.
De begindatum kan hier niet worden verplaatst. Om een boeking later te laten beginnen, laat u de persoon los op de kolom waar u wilt dat het begint, in plaats van eerder los te laten en van voren bij te snijden.
De duur of het percentage van een concept wijzigen is voorstellen, niet vastleggen, dus de rol Resourcing-manager is voldoende — de goedkeurderrol is niet nodig voor allebei.
Wat Flowtly vastlegt
Elke wijziging die iemand aanbrengt in een boeking wordt vastgelegd, samen met wie het deed en wanneer: aanmaken, bevestigen, bevestiging intrekken, datum of percentage wijzigen en verwijderen. Het record wordt voor onbepaalde tijd bewaard.
Boekingen die afkomstig zijn van een geïmporteerd plan zijn de uitzondering, inclusief wijzigingen die hier daaraan worden aangebracht. Ze zijn gespiegeld vanuit dat plan in plaats van op deze pagina gemaakt, en opnieuw gespiegeld wanneer het opnieuw wordt toegepast, zodat het eigen rapport van de import hun record is.
Er is geen historieweergave op de Resourcing-pagina, dus dit is niet iets wat u kunt raadplegen tijdens het plannen. Het bestaat zodat een later gestelde vraag — wie heeft deze persoon vastgelegd, wie heeft die boeking vrijgegeven, wie heeft het concept verwijderd dat hier was — een antwoord heeft.
Voorbeeldgebruiksscenario's
- Vind de open functie in het project van volgende maand en vul die vanuit de bank in zonder de pagina te verlaten.
- Schets twee manieren om dezelfde functie te dekken als concepten, vergelijk het raster en bevestig de betere.
- Controleer wie echt vrij is voordat u instemt met een startdatum van een nieuw engagement.
- Vergelijk de chips van twee mensen om te zien welke van hen beschikbaarder is in het venster, in plaats van welke toevallig één rustige week heeft.
- Boek iemand in de ene week dat het project te kort schiet, in plaats van voor het hele kwartaal.
- Verleng een concept week voor week totdat het het traject dekt dat het project daadwerkelijk nodig heeft en bevestig het dan.
- Geef een boeking vrij die te vroeg is bevestigd, zodat de persoon weer als beschikbaar wordt weergegeven terwijl de plannen veranderen.
- Gebruik de banktelling als wekelijkse graadmeter voor hoeveel onvastgelegde capaciteit het team draagt.