Tarieven

Tarieven vormen een cruciaal onderdeel van urengebaseerde facturatie in Flowtly. Elke medewerker kan een vastgelegd tarief hebben voor verschillende projecten, met de mogelijkheid om elk tarief te verlengen. Hierdoor kan het systeem facturen nauwkeurig berekenen en genereren op basis van geregistreerde uren en de geldigheidsduur van elk tarief. Een medewerker kan meerdere tarieven hebben voor hetzelfde project, maar de datumbereiken van deze tarieven mogen niet overlappen. Een nieuw tarief kan alleen worden toegevoegd voor actieve projecten waaraan een klant is gekoppeld. Tarieven zijn gekoppeld aan projecten met toegewezen klanten, zodat alle projectgerelateerde kosten nauwkeurig worden weergegeven in financiële rapporten.

Belangrijke punten over tarieven in Flowtly

Tarieven bepalen de kosten per uur die aan een medewerker worden doorberekend voor een specifiek project.
Deze tarieven zijn essentieel voor het genereren van facturen op basis van door medewerkers geregistreerde uren.
Een tarief kan worden ingesteld voor elk project waaraan een medewerker is toegewezen (maar alleen als dat project aan een klant is gekoppeld).
De valuta van het tarief wordt bepaald door de valuta die is ingesteld voor de klant waaraan het project is gekoppeld.
Tarieven kunnen worden toegevoegd, verlengd of bewerkt om nauwkeurige tracking te waarborgen.

Tarieven beheren

Er zijn drie belangrijke acties die u kunt uitvoeren op tarieven in Flowtly:

Een nieuw tarief toevoegen

Als een medewerker voor de eerste keer aan een project wordt toegevoegd en nog geen tarief heeft, volgt u deze stappen:

Klik op de knop "Tarief toevoegen".
Selecteer het Project (alleen projecten die aan een klant zijn gekoppeld, worden weergegeven).
Geef de Functie van de medewerker op (deze functie wordt weergegeven op de facturen).
Voer het Tarief per uur in (dit wordt ingesteld in de valuta van de klant).
Selecteer de Begindatum (standaard vooringevuld met de huidige datum).
Selecteer optioneel een Einddatum.
Klik op "Tarief toevoegen" om op te slaan.

Een bestaand tarief bewerken

Als een tarief moet worden bijgewerkt (bijvoorbeeld vanwege een functiewijziging of verlening van de einddatum):

Zoek het tarief op bij het project dat u wilt bewerken.
Klik op Bewerken (potloodpictogram) naast het tarief.
Voer de benodigde wijzigingen in.
Klik op "Opslaan" om de wijzigingen te bevestigen.

Managers kunnen ook reeds bestaande tarieven verwijderen door op de knop Prullenbak te klikken die bij elk tarief beschikbaar is.

Opmerking: Wijzigingen in bestaande tarieven zijn van invloed op facturatieberekeningen vanaf de bijgewerkte datum.

Het tarief van een medewerker verlengen

De functie Verlengen wordt gebruikt wanneer het tarief van een medewerker op een specifiek moment in de tijd verandert. In plaats van een bestaand tarief te overschrijven, maakt verlengen het mogelijk om historische tariefwijzigingen bij te houden.

Klik op Verlengen naast het betreffende project.
Rol en tarief zijn vooringevuld met de huidige waarden voor de overzichtelijkheid.
Pas het Tarief per uur aan naar het nieuwe bedrag.
Begindatum is vooringevuld met de datum van morgen, maar kan indien nodig worden bewerkt.
Geef indien van toepassing een Einddatum op.
Klik op Tarief verlengen om de wijziging toe te passen.

Opmerking: Het verlengen van tarieven zorgt ervoor dat managers volledig inzicht hebben in tariefaanpassingen in de loop van de tijd. De tariefwijzigingshistorie is zichtbaar in de tarief-trackingsgrafiek.

Invloed van tarieven op facturatie (indien de module Facturen actief is)

Flowtly berekent factuurberagen automatisch op basis van geregistreerde uren en toegewezen tarieven.

Hoeveelheden zijn de exact geregistreerde tijd

Een gefactureerde hoeveelheid is de exacte tijd die is geregistreerd voor het project, en niet een waarde afgerond op het dichtstbijzijnde kwartier. 15 uur en 46 minuten geregistreerd werk wordt gefactureerd als 15.77 uur. Hoeveelheden zoals 7.43 zijn dan ook normaal op een factuur gegenereerd uit projecturen, en worden vermenigvuldigd met het tarief precies zoals weergegeven.

Elke geregistreerde dag heeft een dekkend tarief nodig

Een tarief geldt alleen binnen zijn eigen datumbereik, vanaf de Begindatum en later. Tijd die is geregistreerd op een dag vóór die datum wordt niet gedekt — een veelvoorkomende situatie wanneer een tarief wordt toegevoegd of teruggedateerd nadat het werk al is vastgelegd.

Als een medewerker een of meer tarieven heeft voor een project maar geen ervan een geregistreerde dag dekt, wordt de factuur niet gegenereerd. Verleng een bestaand tarief of voeg een nieuw tarief toe zodat het datumbereik terugloopt naar de geregistreerde tijd, en genereer de factuur daarna opnieuw. De weergave Tijdregistratiebeheer markeert deze hiaten terwijl u de geregistreerde tijd bekijkt.

Een project waarbij de medewerker helemaal geen tarief heeft, gedraagt zich anders: de uren worden toch op de factuur geplaatst, geprijsd op nul. De regel is zichtbaar, zodat deze kan worden opgemerkt en bevraagd voordat de factuur wordt verzonden.

Geen dag mag door twee tarieven worden gedekt

De datumbereiken van de tarieven van een medewerker op één project mogen niet overlappen. Als twee ervan dezelfde geregistreerde dag dekken, heeft die tijd twee prijzen en is er geen manier om tussen hen te kiezen — de factuur wordt niet gegenereerd. Het conflict wordt gemeld met de persoon, het project, de datum en beide botsende tarieven en hun waarden, zodat duidelijk is welk paar gecorrigeerd moet worden.

Geef het eerdere tarief een Einddatum die valt voor de Begindatum van het latere tarief — de actie Verlengen doet dit — of verwijder datgene van de twee dat niet van toepassing is, en genereer daarna de factuur opnieuw. Een tarief toevoegen zonder het tarief dat het vervangt te sluiten is de gebruikelijke manier waarop een overlapping ontstaat.

Wanneer een medewerker een tarief heeft ingesteld en tijd heeft geregistreerd voor een specifiek project, kan de manager een factuur rechtstreeks genereren vanuit de pagina Werkurenrapportage in de sectie Projecten. Ga voor meer informatie naar het artikel Projectenlijst.

Voorbeelden van gebruik

Een nieuwe medewerker inwerken voor een klantproject: Wijs een specifiek uurtarief toe voor de rol van de medewerker op het project, zodat hun tijd vanaf dag één nauwkeurig wordt gefactureerd.
Promotie of functiewijziging van een medewerker: Werk het tarief van een medewerker bij om hun nieuwe verantwoordelijkheden of meer ervaring op een lopend project te weerspiegelen, met behulp van de functie "Tarief verlengen" voor historische nauwkeurigheid.
Verlenging van een projectcontract: Verleng de Einddatum voor een bestaand tarief wanneer een project wordt verlengd, zodat de facturatie op basis van de overeengekomen tarieven doorloopt.
Klantfacturen genereren: Vertrouw op nauwkeurig gedefinieerde en actieve tarieven om factureerbare bedragen automatisch te berekenen voor geleverde diensten, op basis van uren geregistreerd per project.