Gestión de registro de horas

Flowtly proporciona a los responsables dos interfaces para supervisar y gestionar el registro de horas de los empleados: la Vista de calendario y la Vista de tabla. Ambas vistas están disponibles para usuarios con los roles ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER o ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, y se pueden alternar mediante el interruptor en la esquina superior derecha del módulo Tiempo de trabajo.

La Vista de calendario ofrece una visión mensual de las horas registradas, mostrando los nombres de los proyectos y las asignaciones de tiempo directamente en cada día del calendario. Esta vista es especialmente útil para revisar la carga de trabajo individual o a nivel de proyecto e identificar vacíos o inconsistencias en períodos más largos.

La Vista de tabla proporciona una matriz bisemanal de tiempo registrado diario frente a horas de trabajo esperadas, mostrada para todos los empleados seleccionados. Este diseño está pensado para comparaciones rápidas, seguimiento a nivel de equipo e identificación de entradas faltantes de un vistazo.

Mientras que los empleados utilizan la Vista de calendario principalmente para registrar su propio tiempo, los responsables se benefician de funcionalidades mejoradas en ambas vistas, incluyendo filtros, detalles, permisos de edición (cuando aplica) e información resumida.

Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de calendario

Con el rol ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER, tu acceso para ver las entradas de tiempo de otros empleados se limita a revisar el tiempo registrado solo en los proyectos a los que estás personalmente asignado. Los empleados con el rol ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER pueden revisar registros precisos de horas de trabajo de cualquier empleado y cualquier proyecto de la organización. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER otorga a los usuarios la capacidad de ver y modificar entradas de tiempo de cualquier empleado. Los usuarios pueden localizar a un empleado específico usando filtros, navegar al día relevante y hacer clic en el botón Editar de la entrada de tiempo correspondiente para realizar modificaciones.

Qué se ve en la Vista de calendario

La Vista de calendario proporciona a los responsables una visión mensual de las entradas de tiempo registradas por los empleados seleccionados, por defecto de toda la organización. Esta vista es ideal para escanear rápidamente cómo se distribuye el trabajo, detectar entradas faltantes y comprender la participación en proyectos a lo largo del tiempo.

Cada día del calendario muestra todas las entradas de tiempo de todos los empleados y/o proyectos seleccionados con el total de horas por proyecto, por día.

Por ejemplo, si tres empleados registraron tiempo en diferentes proyectos el 23 de abril, el calendario mostrará una lista apilada con cada proyecto y las entradas de tiempo correspondientes para ese día, haciendo inmediatamente visible cuánto esfuerzo se dedicó, por quién y en qué. Los responsables pueden pasar el cursor o hacer clic en cualquier celda de día para abrir un desglose detallado de las entradas de ese día. El modal incluye:

• El nombre del empleado

• El nombre del proyecto

• El tiempo registrado

• Cualquier descripción o nota

Un icono de lápiz (si el responsable tiene ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) para editar los detalles.

Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de tabla

La visibilidad y funcionalidad en esta vista dependen de los roles del usuario:

• Los usuarios con solo ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER pueden cambiar a la vista de tabla, pero solo verán las entradas de tiempo de los proyectos a los que están asignados. No pueden expandir filas de usuarios ni editar entradas.

• Los usuarios con ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER pueden ver la tabla de todos los usuarios y proyectos y pueden editar entradas de tiempo, pero no pueden expandir filas de usuarios para ver el desglose y las tarifas del proyecto.

• Los usuarios que tienen ROLE_PROJECTS_MANAGER además de los roles de viewer o manager pueden expandir filas para ver desgloses detallados por proyecto.

• Cuando se asignan tanto ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER como ROLE_PROJECTS_MANAGER, el usuario obtiene acceso completo: ver y editar todas las entradas de tiempo, de todos los usuarios y proyectos, incluyendo vistas de detalle y redirección a tarifas si falta para un empleado.

Qué se ve en la Vista de tabla

Esta vista muestra una cuadrícula tipo calendario de todos los empleados (o selecciones filtradas) y sus entradas diarias de tiempo de trabajo. Cada celda de la cuadrícula muestra dos valores:

• El tiempo registrado del día (por ejemplo, 8:00)

• El tiempo de trabajo esperado para ese día (normalmente 8:00, pero reducido o vacío en fines de semana, festivos, días fuera del período del acuerdo del empleado o según tiempo libre)

Los usuarios pueden desplazarse horizontalmente a través de las semanas y verticalmente por todos los empleados. Verás un fondo rayado gris para fines de semana y festivos. Si un usuario tiene un día festivo, el tiempo esperado no se mostrará y la celda aparecerá visiblemente atenuada. Sin embargo, las entradas de tiempo no se bloquean para ningún día.

Expandir filas de empleados para desglose por proyecto

Los responsables con los permisos apropiados (ver Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de calendario) pueden expandir la fila de un usuario haciendo clic en la flecha junto a su nombre. Al expandir, el sistema revela:

• Proyectos en los que el usuario registró tiempo

• El importe registrado por proyecto

• Tarifas horarias (si están configuradas)

• Advertencias cuando faltan tarifas

Cada fila de proyecto mostrará el tiempo registrado y la tarifa asociada para ese proyecto, o una advertencia en rojo: "Falta tarifa horaria" si no hay tarifa configurada. Al hacer clic en la advertencia en rojo se redirigirá al responsable directamente a la página de configuración de tarifas para esa combinación de proyecto-empleado. Esto proporciona un atajo conveniente para que los gestores de proyecto resuelvan lagunas de tarifas durante las revisiones de tiempo.

Ver y editar detalles de tiempo registrado

Al pasar el cursor y hacer clic en cualquier celda de tiempo no vacía se abre un modal detallado para esa entrada de tiempo, que incluye fecha, nombre del proyecto, duración del tiempo registrado y descripción. Un icono de lápiz (visible solo para usuarios con ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) permite editar el tiempo o la descripción. Los usuarios sin permiso de edición pueden ver este modal para conocer lo que se registró, pero no pueden modificar su contenido.

Mover una entrada de tiempo a otro proyecto

Editar una entrada de tiempo incluye el proyecto al que está imputada, por lo que cambiar ese campo mueve las horas de un proyecto al otro en lugar de copiarlas. Es la forma habitual de corregir tiempo registrado en el lugar incorrecto.

Flowtly rechaza el cambio cuando el proyecto del que las horas salen ha sido facturado. La entrada permanece exactamente donde estaba y no se guarda nada. El mensaje en pantalla es el aviso de error genérico en lugar de una explicación de la regla, por lo que si un cambio de proyecto no se guarda y el resto de las ediciones de la entrada funcionan con normalidad, la facturación del proyecto original es lo primero que conviene comprobar.

Dos detalles determinan si el cambio será rechazado:

• La comprobación recae sobre el proyecto del que salen las horas, nunca sobre el de destino. Mover horas hacia un proyecto facturado no está restringido.
• Cualquier línea de factura emitida para ese proyecto cuenta, no solo las líneas facturadas por horas. Un proyecto facturado una sola vez por un hito a precio fijo también rechazará el cambio, porque Flowtly no registra qué entradas individuales sirvieron de base para una línea de factura concreta y no lo inferirá.

Solo afecta a un cambio de proyecto. La duración, la descripción y la fecha de las horas de un proyecto facturado siguen siendo editables como siempre: un proyecto facturado no se convierte en solo lectura.

Si las horas pertenecen realmente a otro proyecto, trátalo como una cuestión de facturación y no de registro de horas: las cifras de una factura emitida se derivaron de ese proyecto, por lo que conviene hablar con quien gestione la facturación antes de mover el tiempo subyacente.

Opciones de filtrado

En la parte superior de ambas vistas, puedes aplicar filtros dinámicos para acotar los datos:

• Filtro de empleados - Filtra las entradas de tiempo registrado seleccionando empleados específicos. Esto permite a los responsables centrarse en el trabajo de miembros individuales del equipo o un grupo de empleados. Por defecto, solo tú aparecerás en este campo. Puedes filtrar por empleado(s) exacto(s) o seleccionar todos.

• Filtro de proyectos - Filtra las entradas por proyectos/fases específicos. Esto es útil para rastrear el progreso y la asignación de tiempo en diferentes proyectos. Por defecto, se seleccionarán todos los proyectos.

• Combinación de filtros: Para una revisión más precisa, los responsables pueden aplicar ambos filtros simultáneamente. Esto permite ver el tiempo registrado por empleados seleccionados en proyectos seleccionados, proporcionando una visión detallada de la asignación de recursos y los plazos del proyecto.

Opciones de exportación

En la parte superior derecha, encontrarás un único botón Descargar hoja de horas.

Al hacer clic en este botón se abre un modal donde los usuarios pueden ver los parámetros de exportación:

• Rango de fechas
• Método de agrupación (Ninguno, Empleado, Proyecto)
• Formato de archivo preferido (PDF o CSV)

Las exportaciones reflejan los filtros y opciones de agrupación aplicados, haciéndolas útiles para auditorías internas o informes de facturación a clientes.

Cuando filtras por empleados o proyectos, los valores en la barra de resumen debajo del calendario y la tabla se actualizarán en consecuencia. Los valores de "Horas planificadas", "Vacaciones", "Por completar" y "Horas registradas" mostrarán la suma total para los empleados seleccionados.

Las horas trabajadas en un proyecto específico también se pueden revisar mediante la funcionalidad "Ir a vista de horas" descrita en el artículo de Lista de proyectos.

De dónde provienen las horas planificadas

Las horas planificadas se derivan del acuerdo de cada empleado, no de una jornada laboral fija. El tiempo de trabajo semanal establecido en el acuerdo se distribuye entre los días laborables para determinar el tiempo esperado en cada celda del día, y las fechas de inicio y fin del acuerdo deciden qué días se tienen en cuenta.

Esto es más evidente para las personas que solo están empleadas durante parte del período visible:

• Un empleado que se incorpora a mitad del período está planificado desde su fecha de inicio; los días anteriores no tienen tiempo esperado asignado.
• Un empleado cuyo acuerdo ha finalizado está planificado solo hasta esa fecha de fin. Un período que cae completamente después de su salida no muestra horas planificadas para él.
• Un empleado contratado para todo el período está planificado en su totalidad, según sus horas semanales contractuales.

Los tipos de acuerdos que no impulsan los cálculos del sistema, como una carta de intención o un registro de experiencia laboral, no establecen tiempo esperado. Cuando un empleado no tiene ningún acuerdo — un contratista por horas, por ejemplo — se utiliza en su lugar una jornada laboral completa estándar, de modo que sus días permanecen visibles para revisión en lugar de mostrarse como cero.

Ejemplos de uso

• Supervisar la carga de trabajo del equipo: Un gestor de proyectos necesita identificar rápidamente qué miembros del equipo no han registrado sus horas completas esperadas durante la semana actual para hacer seguimiento y garantizar cargas de trabajo equilibradas.
• Informes de facturación a clientes: Un administrador necesita generar una hoja de horas detallada para la facturación de un cliente de un proyecto específico del mes pasado, agrupada por empleado y exportada como PDF.
• Revisión del presupuesto del proyecto: Un usuario financiero quiere comprobar si todas las tarifas horarias están configuradas para los empleados que trabajan en un proyecto particular y navegar fácilmente para establecer las tarifas faltantes antes de la facturación.
• Análisis de asignación de recursos: Un líder de equipo desea revisar cómo se distribuye el tiempo en diferentes proyectos para sus subordinados directos durante un trimestre, usando la Vista de calendario para detectar tendencias y tomar decisiones informadas de dotación de personal.