Gestione monitoraggio tempi

Flowtly fornisce ai responsabili due interfacce per supervisionare e gestire il monitoraggio dei tempi dei dipendenti: la Vista calendario e la Vista tabella. Entrambe le viste sono disponibili per gli utenti con i ruoli ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER o ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER e possono essere attivate tramite l'interruttore nell'angolo in alto a destra del modulo Tempo di lavoro.

La Vista calendario offre una panoramica mensile delle ore registrate, visualizzando i nomi dei progetti e le allocazioni temporali direttamente su ogni giorno del calendario. Questa vista è particolarmente utile per esaminare i modelli di carico di lavoro a livello individuale o di progetto e per individuare lacune o incongruenze in archi di tempo più lunghi.

La Vista tabella fornisce una matrice bisettimanale del tempo giornaliero registrato rispetto alle ore di lavoro previste, visualizzata per tutti i dipendenti selezionati. Questo layout è progettato per confronti rapidi, monitoraggio a livello di team e identificazione immediata delle voci mancanti.

Mentre i dipendenti utilizzano la Vista calendario principalmente per registrare il proprio tempo, i responsabili beneficiano di funzionalità avanzate in entrambe le viste, tra cui filtri, dettagli, autorizzazioni di modifica (quando applicabile) e riepiloghi informativi.

Comportamento di accesso basato sui ruoli nella Vista calendario

Con il ruolo ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER, l'accesso per visualizzare le voci di tempo degli altri dipendenti è limitato alla revisione del tempo registrato solo per i progetti a cui si è personalmente assegnati. I dipendenti con il ruolo ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER possono esaminare i registri accurati delle ore di lavoro per qualsiasi dipendente e qualsiasi progetto nell'organizzazione. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER concede agli utenti la possibilità di visualizzare e modificare le voci di tempo per qualsiasi dipendente. Gli utenti possono individuare un dipendente specifico tramite i filtri, navigare al giorno pertinente e fare clic sul pulsante Modifica sulla voce di tempo corrispondente per apportare modifiche.

Cosa si vede nella Vista calendario

La Vista calendario fornisce ai responsabili una panoramica mensile delle voci di tempo registrate dai dipendenti selezionati, per impostazione predefinita in tutta l'organizzazione. Questa vista è ideale per scansionare rapidamente come il lavoro è distribuito, individuare le voci mancanti e comprendere il coinvolgimento nel progetto nel tempo.

Ogni giorno del calendario mostra tutte le voci di tempo di tutti i dipendenti e/o progetti selezionati con le ore totali per progetto, per giorno.

Ad esempio, se tre dipendenti hanno registrato tempo per diversi progetti il 23 aprile, il calendario mostrerà un elenco in pila che mostra ogni progetto e le corrispondenti voci di tempo per quel giorno, rendendo immediatamente visibile quanto sforzo è stato dedicato, da chi e su cosa. I responsabili possono passare il cursore o fare clic su qualsiasi cella del giorno per aprire un dettaglio delle voci di quel giorno. Il modale include:

• Il nome del dipendente

• Il nome del progetto

• Il tempo registrato

• Eventuali descrizioni o note

Un'icona a matita (se il responsabile ha ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) per modificare i dettagli.

Comportamento di accesso basato sui ruoli nella Vista tabella

La visibilità e le funzionalità in questa vista dipendono dai ruoli utente:

• Gli utenti con solo ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER possono passare alla vista tabella, ma vedranno solo le voci di tempo per i progetti a cui sono assegnati. Non possono espandere le righe degli utenti né modificare le voci.

• Gli utenti con ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER possono visualizzare la tabella per tutti gli utenti e progetti e sono autorizzati a modificare le voci di tempo, ma non possono espandere le righe degli utenti per vedere il dettaglio e le tariffe del progetto.

• Gli utenti che hanno ROLE_PROJECTS_MANAGER in aggiunta ai ruoli di visualizzatore o responsabile possono espandere le righe per vedere i dettagli per progetto.

• Quando vengono assegnati sia ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER che ROLE_PROJECTS_MANAGER, l'utente ottiene l'accesso completo: visualizzazione e modifica per tutte le voci di tempo, per tutti gli utenti e i progetti, incluse le viste drill-down e il reindirizzamento alle tariffe se mancanti per un dipendente.

Cosa si vede nella Vista tabella

Questa vista mostra una griglia a stile calendario di tutti i dipendenti (o selezioni filtrate) e le loro voci di tempo di lavoro giornaliere. Ogni cella della griglia mostra due valori:

• Il tempo registrato per il giorno (ad es. 8:00)

• Il tempo di lavoro previsto per quel giorno (solitamente 8:00, ma ridotto o vuoto nei fine settimana, nei giorni festivi, nei giorni al di fuori del periodo coperto dall'accordo del dipendente o in base alle assenze)

Gli utenti possono scorrere orizzontalmente attraverso le settimane e verticalmente tra tutti i dipendenti. Vedrai uno sfondo a strisce grigie per i fine settimana e i giorni festivi. Se un utente ha un giorno festivo, il tempo previsto non verrà visualizzato e la cella sarà visibilmente attenuata. Tuttavia, le voci di tempo non sono bloccate per nessun giorno.

Espansione delle righe dei dipendenti per il dettaglio di progetto

I responsabili con le autorizzazioni appropriate (vedi Comportamento di accesso basato sui ruoli nella Vista calendario) possono espandere la riga di un utente facendo clic sulla freccia accanto al suo nome. Quando espansa, il sistema rivela:

• Progetti per cui l'utente ha registrato tempo

• L'importo registrato per progetto

• Tariffe orarie (se impostate)

• Avvisi quando mancano le tariffe

Ogni riga di progetto mostrerà il tempo registrato e la tariffa associata per quel progetto, oppure un avviso rosso: "Tariffa oraria mancante" se non è configurata alcuna tariffa. Facendo clic sull'avviso rosso il responsabile verrà reindirizzato direttamente alla pagina di impostazione della tariffa per quella combinazione progetto–dipendente. Questo fornisce un comodo collegamento per i PM per risolvere le lacune nelle tariffe durante le revisioni del tempo.

Visualizzazione e modifica dei dettagli del tempo registrato

Passando il cursore e facendo clic su qualsiasi cella di tempo non vuota si apre un modale dettagliato per quella voce di tempo, che include data, nome del progetto, durata del tempo registrato e descrizione. Un'icona a matita (visibile solo per gli utenti con ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) consente di modificare il tempo o la descrizione. Gli utenti senza autorizzazione di modifica possono comunque visualizzare questo modale per avere informazioni su cosa è stato registrato, ma non possono modificarne il contenuto.

Spostamento di una voce di tempo in un altro progetto

La modifica di una voce di tempo comprende il progetto a cui è imputata, pertanto cambiare quel campo sposta le ore da un progetto all'altro invece di copiarle. È il metodo abituale per correggere il tempo registrato nel posto sbagliato.

Flowtly rifiuta lo spostamento quando il progetto da cui le ore escono è stato fatturato. La voce rimane esattamente dove si trovava e nulla viene salvato. Il messaggio visualizzato sullo schermo è l'avviso di errore generico anziché una spiegazione della regola, quindi se una modifica al progetto non viene salvata e il resto delle modifiche alla voce funziona normalmente, la fatturazione del progetto originale è la prima cosa da verificare.

Due dettagli determinano se lo spostamento verrà rifiutato:

• Il controllo riguarda il progetto da cui escono le ore, mai quello di destinazione. Spostare ore verso un progetto fatturato non è soggetto a restrizioni.
• Conta qualsiasi riga di fattura emessa per quel progetto, non solo le righe fatturate in ore. Un progetto fatturato una volta per un traguardo a prezzo fisso rifiuterà ugualmente lo spostamento, perché Flowtly non registra quali singole voci hanno concorso a formare una determinata riga di fattura e non cercherà di dedurlo.

È interessata solo una modifica di progetto. La durata, la descrizione e la data delle ore di un progetto fatturato rimangono modificabili come sempre — un progetto fatturato non diventa di sola lettura.

Se le ore appartengono genuinamente altrove, è opportuno trattarlo come una questione di fatturazione piuttosto che di monitoraggio dei tempi: i dati di una fattura emessa derivano da quel progetto, quindi è opportuno consultare chi gestisce la fatturazione prima di spostare il tempo sottostante.

Opzioni di filtraggio

Nella parte superiore di entrambe le viste, è possibile applicare filtri dinamici per restringere i dati:

• Filtro per dipendente: filtra le voci di tempo registrate selezionando dipendenti specifici. Ciò consente ai responsabili di concentrarsi sul lavoro di singoli membri del team o di un gruppo di dipendenti. Per impostazione predefinita, verrà visualizzato solo l'utente corrente in questo campo. È possibile filtrare per dipendente/i specifici o selezionare tutti.

• Filtro per progetto: filtra le voci per progetti/fasi specifici. Ciò è utile per monitorare l'avanzamento e l'allocazione del tempo tra i diversi progetti. Per impostazione predefinita, tutti i progetti saranno selezionati.

• Combinazione di filtri: per una revisione più precisa, i responsabili possono applicare entrambi i filtri simultaneamente. Ciò consente loro di vedere il tempo registrato dai dipendenti selezionati sui progetti selezionati, fornendo una panoramica dettagliata dell'allocazione delle risorse e delle tempistiche del progetto.

Opzioni di esportazione

In alto a destra troverai un unico pulsante Scarica foglio presenze.

Facendo clic su questo pulsante si apre un modale in cui gli utenti possono vedere i parametri di esportazione:

• Intervallo di date
• Metodo di raggruppamento (Nessuno, Dipendente, Progetto)
• Formato file preferito (PDF o CSV)

Le esportazioni riflettono i filtri applicati e le opzioni di raggruppamento, rendendole utili per audit interni o report di fatturazione clienti.

Quando si filtra per dipendenti o progetti, i valori nella barra di riepilogo sotto il calendario e la tabella si aggiorneranno di conseguenza. I valori "Ore pianificate", "Ferie", "Da completare" e "Ore registrate" mostreranno il totale per i dipendenti selezionati.

Le ore lavorate per un progetto specifico possono essere esaminate anche tramite la funzionalità "Vai alla visualizzazione ore" descritta nell'articolo Elenco progetti.

Da dove provengono le ore pianificate

Le ore pianificate derivano dall'accordo di ogni dipendente, non da una giornata lavorativa fissa. L'orario di lavoro settimanale stabilito nell'accordo viene distribuito sui giorni lavorativi per determinare il tempo previsto in ogni cella giornaliera, e le date di inizio e fine dell'accordo decidono quali giorni vengono conteggiati.

Ciò è più evidente per le persone impiegate solo per una parte del periodo visualizzato:

• Un dipendente che entra a metà periodo viene pianificato dalla sua data di inizio in poi; i giorni precedenti non hanno tempo previsto.
• Un dipendente il cui accordo è scaduto viene pianificato solo fino a quella data di fine. Un periodo che cade interamente dopo la sua uscita non mostra ore pianificate per lui.
• Un dipendente impiegato per l'intero periodo viene pianificato su tutto esso, secondo le sue ore settimanali contrattuali.

I tipi di accordo che non guidano i calcoli di sistema, come una lettera di intenti o un registro di esperienza lavorativa, non impostano il tempo previsto. Quando un dipendente non ha alcun accordo — un appaltatore pagato a ore, per esempio — viene utilizzata invece una giornata lavorativa completa standard, in modo che i suoi giorni rimangano visibili per la revisione anziché apparire come zero.

Casi d'uso

• Monitoraggio del carico di lavoro del team: un project manager deve identificare rapidamente quali membri del team non hanno registrato le ore previste complete per la settimana corrente per effettuare un follow-up e garantire carichi di lavoro equilibrati.
• Reportistica per la fatturazione clienti: un amministratore deve generare un foglio presenze dettagliato per la fatturazione cliente di un progetto specifico per il mese precedente, raggruppato per dipendente ed esportato come PDF.
• Revisione del budget di progetto: un utente finanziario desidera verificare se tutte le tariffe orarie sono configurate per i dipendenti che lavorano a un determinato progetto e navigare facilmente per impostare le tariffe mancanti prima della fatturazione.
• Analisi dell'allocazione delle risorse: un team lead desidera esaminare come il tempo è distribuito tra i diversi progetti per i propri diretti collaboratori nel corso di un trimestre, utilizzando la Vista calendario per individuare le tendenze e prendere decisioni informate sul personale.