Modelli di progetto

Se esegui ripetutamente progetti con la stessa struttura — le stesse fasi nello stesso ordine, la stessa checklist in ogni fase — un modello ti consente di descrivere quella struttura una sola volta e di creare nuovi progetti in pochi clic, invece di ricostruirla manualmente ogni volta.

Un modello contiene solo la struttura e i tempi, e nient'altro. Il cliente, il team e ogni dettaglio finanziario appartengono al progetto che crei a partire da esso, non al modello.

Chi può usare i modelli

Visualizzatore progetti e Responsabile progetti possono aprire l'elenco dei modelli e creare progetti da un modello.
Solo un Responsabile progetti può creare o modificare un modello.

Se il tuo ruolo è Visualizzatore progetti, puoi vedere quali modelli esistono e avviare progetti da essi, ma l'apertura di un modello ti porta all'editor di modelli, al quale ha accesso un Responsabile progetti. Il permesso deriva dal tuo ruolo, che un Amministratore assegna.

I modelli di progetto sono disponibili ovunque ci siano progetti: un'organizzazione che non utilizza la parte progetti di Flowtly non li vede.

L'elenco dei modelli

Modelli di progetto si trova accanto a Progetti nella barra laterale, perché un modello appartiene all'organizzazione piuttosto che a un singolo progetto.

L'elenco mostra per ogni modello un nome, la sua struttura e il suo tipo di progetto. La colonna della struttura è il modo più rapido per distinguere due modelli — indica "2 fasi · 4 liste", in modo che una copia incompleta non assomigli all'originale. Un modello senza fasi riporta "Nessuna fase · 3 liste", poiché una semplice checklist è un modello perfettamente valido e uno zero sembrerebbe indicare che manca qualcosa.

La ricerca filtra l'elenco per nome del modello.

Cosa descrive un modello

Un modello è un piccolo albero:

Il progetto — il suo nome e il suo tipo (Prezzo fisso, Tempo e materiale, Non fatturabile o Interno).
Fasi — le tappe attraversate dal lavoro, in ordine. Ogni fase diventa un sottoprogetto in Flowtly, come le fasi già funzionano nei progetti creati manualmente.
Liste di attività — gruppi di attività con nome, nel progetto o in qualsiasi fase. Le attività non inserite in una lista con nome finiscono nell'elenco predefinito del progetto.
Attività — i singoli elementi di lavoro.

Come funzionano le date

Nulla in un modello memorizza una data di calendario. Tutto viene memorizzato come un numero di giorni rispetto alla data di inizio che scegli quando crei il progetto.

Due numeri descrivono ogni fase e ogni attività:

Offset di inizio — quanti giorni dopo l'inizio del progetto l'elemento inizia. Un offset di 0 significa che inizia il primo giorno, insieme al progetto.
Durata — quanti giorni dura. Le durate sono inclusive: qualcosa che inizia il giorno 1 con una durata di 5 va dal giorno 1 al giorno 5 e finisce alla fine del giorno 5.

Un modello descrive quindi "il kickoff dura una settimana, il build inizia tre settimane dopo e dura due mesi", e scegliere il 1° settembre come data di inizio trasforma tutto in date reali. Lo stesso modello utilizzato a marzo produce date di marzo.

Creare un modello

Nuovo modello nell'elenco dei modelli apre l'editor. In cima c'è il nome del modello, a sinistra la struttura ad albero e a destra le proprietà dell'elemento selezionato.

La struttura ad albero è l'albero stesso: il progetto in cima, poi le sue fasi, le loro liste di attività e le attività al loro interno. Seleziona una riga e il pannello a destra modifica quella riga — il nome e il tipo del progetto, il nome di una fase, l'ordine, l'offset di inizio e la durata, il titolo di un'attività e le date. Quando imposti un offset di inizio e una durata, il pannello indica in quale giorno l'elemento termina.

L'aggiunta segue la selezione, in modo che un nuovo elemento si trovi dove stai guardando:

Fase aggiunge una fase al progetto.
Lista in questa fase aggiunge una lista di attività alla fase selezionata. Con il progetto selezionato, aggiunge la lista al progetto stesso.
Attività in questa lista aggiunge un'attività alla lista selezionata.

Le fasi possono essere spostate su e giù, e qualsiasi riga può essere rimossa. Nulla viene salvato finché non scegli Salva. Se qualcosa nella struttura non è consentito — una durata inferiore a un giorno, ad esempio — il messaggio appare sul campo che lo ha causato, e non come un unico avviso sull'intero modello.

Creare un progetto da un modello

I modelli non sono un modo separato per avviare un progetto. La creazione di un nuovo progetto apre una finestra di dialogo con due schede — Vuoto e Da un modello — perché rappresentano la stessa intenzione con materiale di partenza diverso.

Nella scheda Da un modello fornisci a Flowtly tre elementi:

Quale modello utilizzare.
La data di inizio — ogni offset nel modello viene contato da questo giorno.
Un nome per il nuovo progetto. Lascia vuoto per usare il nome del modello.

Accanto al modulo, un'anteprima mostra l'albero che stai per creare, con date reali su ogni fase e attività, e una riga di riepilogo: quanti progetti, liste e attività sono previsti in totale. Cambia la data di inizio e l'anteprima si aggiorna con le nuove date, così puoi verificare la struttura rispetto al calendario prima di confermare. Vale la pena leggerla, perché non c'è alcun passaggio di conferma successivo e nessun singolo annullamento.

Scegliendo di creare, il progetto, tutte le sue fasi, le relative liste di attività e le attività vengono scritti in un unico passaggio, e vieni indirizzato al nuovo progetto. Se qualcosa va storto a metà, non viene creato nulla del tutto — non ti ritrovi mai con metà di un progetto da ripulire.

Ricorda che una fase è un sottoprogetto, quindi un modello con tre fasi crea quattro progetti: quello che hai nominato e i suoi tre figli. Il riepilogo dell'anteprima li conta in questo modo.

Cosa un modello non trasferisce

Deliberatamente, un modello non contiene mai:

Un cliente. Impostane uno nel nuovo progetto dopo la creazione, come faresti per qualsiasi progetto.
Membri del team o tariffe. Aggiungi persone al nuovo progetto come di consueto.
Budget, fatture o tempo registrato. Nulla di finanziario viene copiato, quindi l'uso di un modello non può mai spostare denaro o modificare un report.

È questo che rende un modello sicuro da riutilizzare con diversi clienti: è una struttura, non una copia di un impegno precedente.

Modificare un modello

La modifica di un modello cambia solo ciò che accade da quel momento in poi. I progetti già creati da esso sono progetti ordinari e non vengono mai toccati — non si rimodellano quando il modello cambia.

Ciò significa anche che correggere un errore in un modello non lo corregge nei progetti già creati da esso. Quelli li correggi individualmente.

Casi d'uso

Un incarico cliente ripetibile. Un onboarding che passa sempre attraverso scoperta, configurazione, migrazione e consegna — descritto una volta, avviato in qualsiasi data in cui ogni nuovo cliente firma.
Un processo interno con ritmo fisso. Un audit trimestrale o un ciclo di rilascio le cui fasi si trovano sempre alla stessa distanza l'una dall'altra.
Una checklist standard. Un modello breve senza fasi, solo una lista di attività, affinché nulla venga dimenticato all'inizio di un progetto.