Attività di progetto
La scheda Attività, nella pagina di un progetto, tiene traccia degli elenchi di attività e delle singole attività del progetto, permettendo di suddividere il lavoro in elementi tracciabili con stato, priorità e ricorrenza propri.
Elenchi di attività
Le attività possono essere raggruppate in elenchi per organizzare il lavoro all'interno di un progetto. Ogni elenco ha un nome ed è legato a un solo progetto.
Stati
Ogni attività ha uno stato. Gli stati sono voci condivise e ordinate con un nome e un colore, e vengono modificati dalla vista del workflow.
Oltre al nome e al colore, uno stato porta due contrassegni che ne indicano il significato:
- Contrassegna questo stato come in corso — raggiungere questo stato significa che il lavoro è iniziato. In corso è quello abituale.
- Contrassegna questo stato come chiuso — raggiungere questo stato significa che il lavoro è terminato. Fatto è quello abituale.
Uno stato può anche essere impostato come predefinito, ossia lo stato con cui inizia un'attività appena creata.
I due contrassegni sono indipendenti. Uno stato può avere entrambi, uno o nessuno, e più di uno stato può avere lo stesso contrassegno — un progetto con In corso e In revisione può contrassegnare entrambi come in corso, e uno con Fatto e Annullato può contrassegnare entrambi come chiusi. Nulla obbliga un progetto a usarli.
Vale la pena impostarli, poiché sono ciò che Flowtly legge per offrire di far avanzare un'attività dopo aver registrato il tempo. Un progetto i cui stati non portano alcun contrassegno funziona normalmente; semplicemente non riceve mai questa offerta.
Avanzare un'attività dopo aver registrato il tempo
Registrare il tempo su un'attività è un buon momento per notare che il suo stato non corrisponde più alla realtà. Dopo il salvataggio della voce di tempo, Flowtly offre di far avanzare l'attività:
- Un'attività che non è stata avviata riceve lo stato che indica che il lavoro è in corso — Sposta su In corso.
- Un'attività che è già in corso riceve lo stato di chiusura — Segna come Fatto. Completare un lavoro e registrare le ore impiegate è un unico gesto, quindi chiudere l'attività non significa abbandonare la registrazione del tempo per andarla a cercare.
È un'offerta, non una regola. Appare come un breve messaggio che svanisce da solo, e solo selezionare l'azione cambia qualcosa. Ignorarla non costa nulla e non deve essere respinta — il che è importante, perché registrare il tempo è una delle cose più frequenti qui, e otto ore registrate molto spesso significano che il lavoro è a metà piuttosto che concluso.
Lo stato offerto proviene da ciò che è stato contrassegnato come il significato degli stati del progetto — in corso o chiuso —, mai dall'ordine in cui le colonne si trovano su una board. Trascinare le colonne non può quindi cambiare ciò che viene offerto. Un progetto che non ha mai contrassegnato alcuno stato come in corso non riceve alcuna offerta Sposta su, perché non c'è uno stato verso cui spostare; è sufficiente contrassegnarne uno.
Quando un progetto ha più di uno stato di un tipo, l'offerta prende il primo:
- Tra gli stati che indicano che il lavoro è in corso, il primo — in modo che un'attività sia letta come appena avviata piuttosto che saltata più avanti.
- Tra gli stati di chiusura, il primo — la normale colonna di completamento della board. Dove un progetto ha sia Fatto che Annullato, annullare è l'eccezione e non è mai ciò che viene offerto dopo che qualcuno ha appena registrato del lavoro.
Non viene offerto nulla quando non c'è nulla di sensato da offrire: un'attività senza stato, un'attività già chiusa, o un progetto i cui stati non distinguono lo stato offerto. In questi casi, la registrazione del tempo salva semplicemente la voce, senza alcun messaggio.
Priorità
Ogni attività ha una priorità: Bassa, Normale, Alta o Urgente. Normale è il valore predefinito.
Assegnatari e osservatori
Un'attività può avere più assegnatari, che ricevono una notifica via e-mail quando vengono assegnati. I dipendenti possono anche iscriversi a un'attività per ricevere aggiornamenti senza esserne assegnatari — per esempio quando lasciano un commento.
Commenti
Assegnatari e osservatori possono discutere un'attività tramite i commenti. Ogni commento registra autore e data e ora. Quando viene aggiunto un nuovo commento, gli osservatori dell'attività ricevono una notifica via e-mail.
Ricorrenza
Le attività possono ripetersi con cadenza giornaliera, settimanale o mensile. Una regola di ricorrenza definisce la frequenza, l'intervallo, una data di fine facoltativa e un numero massimo di occorrenze; ogni occorrenza generata è una normale attività collegata alla regola che l'ha creata.
Notifiche di cambio stato
Quando lo stato di un'attività cambia, i suoi assegnatari ricevono una notifica via e-mail.
Viste
La scheda Attività offre viste a elenco, a bacheca, a calendario e a workflow delle stesse attività sottostanti, così puoi lavorare con il layout più adatto al momento.
Casi d'uso
- Contrassegnare lo stato In corso di un progetto come in corso, in modo che registrare tempo su un'attività non ancora avviata offra di spostarla lì.
- Registrare le ore del mattino su un'attività e avviarla nello stesso gesto, senza aprire la board.
- Terminare un lavoro, registrare il tempo impiegato e chiudere l'attività dallo stesso prompt.
- Ignorare il prompt su un'attività solo parzialmente completata — le ore sono registrate e lo stato viene lasciato invariato.
Pagine correlate
Monitoraggio del tempo