Tareas del proyecto
La pestaña Tareas de la página de un proyecto lleva el registro de las listas de tareas y de las tareas individuales del proyecto, lo que te permite dividir el trabajo en elementos que puedes seguir, cada uno con su propio estado, prioridad y recurrencia.
Listas de tareas
Las tareas pueden agruparse en listas para organizar el trabajo dentro de un proyecto. Cada lista tiene un nombre y pertenece a un único proyecto.
Estados
Toda tarea tiene un estado. Los estados son entradas compartidas y ordenadas, con nombre y color, y se editan desde la vista de flujo de trabajo.
Además de su nombre y color, un estado lleva dos marcas que indican su significado:
- Marcar este estado como en progreso — alcanzar este estado significa que el trabajo ha comenzado. En progreso es el habitual.
- Marcar este estado como cerrado — alcanzar este estado significa que el trabajo ha concluido. Hecho es el habitual.
Un estado también puede establecerse como predeterminado, que es el estado con el que empieza una tarea recién creada.
Las dos marcas son independientes. Un estado puede llevar ambas, una o ninguna, y más de un estado puede llevar la misma marca — un proyecto con En progreso y En revisión puede marcar ambos como en progreso, y uno con Hecho y Cancelado puede marcar ambos como cerrados. Nada obliga a un proyecto a usarlas.
Vale la pena establecerlas, porque son lo que Flowtly lee para ofrecer avanzar una tarea tras registrar tiempo. Un proyecto cuyos estados no llevan ninguna marca funciona con normalidad; simplemente nunca recibe esa oferta.
Avanzar una tarea tras registrar tiempo
Registrar tiempo en una tarea es un buen momento para darse cuenta de que su estado ya no coincide con la realidad. Después de guardar la entrada de tiempo, Flowtly ofrece avanzar la tarea:
- Una tarea que no se ha iniciado recibe el estado que indica que el trabajo está en marcha — Mover a En progreso.
- Una tarea que ya está en progreso recibe el estado de cierre — Marcar como Hecha. Terminar un trabajo y registrar las horas es un solo movimiento, por lo que cerrarla no significa abandonar el seguimiento del tiempo para ir a buscar la tarea.
Es una propuesta, no una regla. Aparece como un breve mensaje que se desvanece por sí solo, y solo seleccionar la acción cambia algo. Ignorarla no tiene coste y no necesita descartarse — lo que importa, ya que registrar tiempo es una de las cosas más frecuentes que se hacen aquí, y ocho horas registradas muy a menudo significa que el trabajo está a medias y no terminado.
El estado propuesto proviene de lo que los estados del proyecto tienen marcado como su significado — en progreso o cerrado —, nunca del orden en que las columnas están en un tablero. Por tanto, mover las columnas no puede cambiar lo que se ofrece. Un proyecto que nunca ha marcado ningún estado como en progreso no recibe ninguna oferta Mover a, porque no hay un estado al que mover; basta con marcar uno.
Cuando un proyecto tiene más de un estado de un tipo, la propuesta toma el primero:
- Entre los estados que indican que el trabajo está en marcha, el más temprano — para que una tarea se lea como recién iniciada en lugar de saltarse más adelante.
- Entre los estados de cierre, el más temprano — la columna de finalización ordinaria del tablero. Cuando un proyecto tiene tanto Hecha como Cancelada, cancelar es la excepción y nunca es lo que se ofrece después de que alguien acaba de registrar trabajo.
No se ofrece nada cuando no hay nada razonable que ofrecer: una tarea sin estado, una tarea ya cerrada, o un proyecto cuyos estados no distinguen el estado que se ofrecería. En esos casos, registrar tiempo simplemente guarda la entrada, sin mensaje.
Prioridad
Cada tarea tiene una prioridad: Baja, Normal, Alta o Urgente. Normal es la predeterminada.
Responsables y suscriptores
Una tarea puede tener varios responsables, que reciben un aviso por correo cuando se les asigna. Los empleados también pueden suscribirse a una tarea para recibir novedades sin ser responsables de ella, por ejemplo cuando dejan un comentario.
Comentarios
Responsables y suscriptores pueden debatir una tarea mediante comentarios. Cada comentario registra su autor y su fecha y hora. Cuando se añade un comentario nuevo, los suscriptores de la tarea reciben un aviso por correo.
Recurrencia
Las tareas pueden repetirse con una periodicidad diaria, semanal o mensual. Una regla de recurrencia define la frecuencia, el intervalo, una fecha de fin opcional y un número máximo de repeticiones; cada repetición generada es una tarea normal vinculada a la regla que la creó.
Avisos de cambio de estado
Cuando cambia el estado de una tarea, sus responsables reciben un aviso por correo.
Vistas
La pestaña Tareas ofrece vistas de lista, tablero, calendario y flujo de trabajo sobre las mismas tareas, para que trabajes con la disposición que mejor encaje en cada momento.
Ejemplos de uso
- Marcar el estado En progreso de un proyecto como en progreso, para que registrar tiempo en una tarea no iniciada ofrezca moverla allí.
- Registrar las horas de la mañana en una tarea e iniciarla en el mismo movimiento, sin abrir el tablero.
- Terminar un trabajo, registrar el tiempo empleado y cerrar la tarea desde el mismo aviso.
- Ignorar el aviso en una tarea que solo está parcialmente completada — las horas se registran y el estado se deja sin cambios.
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