Referencia del proyecto

Equipo editorial de Flowtly3 min

La referencia de un proyecto es una clave corta que le asignas para que los sistemas ajenos a Flowtly puedan nombrarlo. Dentro de Flowtly un proyecto se identifica por su nombre; los sistemas con los que trabajas en paralelo — la contabilidad de un cliente, una herramienta de informes, una hoja de cálculo, un criterio acordado para nombrar carpetas — necesitan algo que una persona pueda teclear y que no cambie. Para eso sirve la referencia.

Es opcional. La mayoría de los proyectos nunca tienen una, y un proyecto sin referencia funciona igual que uno que la tiene.

Cómo es una referencia

La escribes tú y Flowtly no impone ningún formato, así que su forma es la que espere el sistema del otro lado. Puede tener hasta 64 caracteres. Los equipos que usan referencias suelen acordar una forma y mantenerla, por ejemplo LAT_LAC o LAT_NET_PR5.

Se cumplen dos reglas, y son las que hacen que una referencia sea fiable como identificador:

  • Una referencia es única dentro de tu organización. Flowtly ignora las mayúsculas al compararlas, de modo que PROJ-1 y proj-1 cuentan como la misma referencia y solo un proyecto puede tenerla.
  • Una referencia permanece en el proyecto al que se asignó. Eliminar un proyecto no libera su referencia, así que una clave nunca podrá designar más adelante a un segundo proyecto. Si introduces una referencia ya ocupada, Flowtly marca el campo Referencia para indicarlo — y el proyecto que la tiene puede ser uno eliminado, que ya no aparece en tus listas.

Cambiar el nombre de un proyecto nunca cambia su referencia. Es intencionado: el nombre es para las personas que lo leen, la referencia es para los sistemas que se apoyan en ella, y un cambio de nombre no debe redirigir una integración sin avisar.

Asignar una referencia

Al crear un proyecto, el campo Referencia está en el formulario de alta. Flowtly propone un valor mientras escribes el nombre del proyecto — en minúsculas, las letras acentuadas reducidas a su equivalente simple y cada secuencia de espacios o signos de puntuación sustituida por un guion bajo. Es solo una sugerencia: escribe encima y dejará de seguir al nombre, o vacía el campo si este proyecto no necesita una.

Para añadir o cambiar la referencia de un proyecto que ya existe, abre el proyecto, ve a la pestaña Información general y pulsa Editar en la sección Información básica. En un cambio se aplica la misma regla de unicidad que en un proyecto nuevo, así que Flowtly te avisará si la referencia que has escrito pertenece a otro proyecto.

Las fases de un proyecto tienen sus propias referencias, cada una independiente de la del proyecto padre. No se deriva nada del padre, de modo que una fase puede llevar la clave que espera su propio sistema externo.

Dónde se muestra la referencia

  • En la pestaña Información general del proyecto, en la sección Información básica, junto al nombre del proyecto. Los proyectos sin referencia muestran aquí un guion.
  • En la lista de proyectos, como una línea pequeña en tipografía monoespaciada justo debajo del nombre del proyecto — monoespaciada porque una referencia se lee carácter a carácter y se vuelve a teclear en otro sitio, donde hay que distinguir 0 de O. La lista muestra esta línea cuando al menos un proyecto de tu organización tiene referencia, y no muestra nada cuando ninguno la tiene. No hay nada que activar.
  • En una pantalla estrecha, donde la lista de proyectos se convierte en una tarjeta por proyecto, la referencia aparece bajo el nombre del proyecto en la tarjeta.

Nota: la referencia se muestra, pero no se busca. El cuadro de búsqueda sobre la lista de proyectos busca por nombre de proyecto y de cliente, y la lista no se ordena por referencia. Para encontrar un proyecto por su referencia, fíjate en la línea bajo el nombre.

Casos de uso

  • Alinear Flowtly con la contabilidad de un cliente: da al proyecto el código que el libro mayor del cliente ya utiliza, para que las horas y las facturas exportadas cuadren sin que nadie compare nombres de proyecto a ojo.
  • Mantener estable una integración pese a un cambio de nombre: un proyecto puede renombrarse en cualquier momento para mayor claridad, porque el sistema externo se apoya en la referencia y no en el nombre.
  • Informes por fase: da a cada fase de un encargo su propia referencia para que un informe creado fuera de Flowtly pueda distinguirlas.
  • Entregar una lista de proyectos: pega las referencias en la columna que espera una herramienta externa, en lugar de pedirle que trabaje con nombres que se leen distinto en cada sistema.

Mapa de conexiones

Hace referencia aDerivado deParte dePrevisto vs real
Documentado aquíDocumentado en otro sitio
budget abarca project. invoice facturado desde project. project es de tipo project-type. project identified by project-reference. project cubierto por person. project-rate valora person. project-rate se aplica en project. time-entry registrado en project. task pertenece a project. project-folder agrupa project. project vinculado a budget. project-template crea project. project-phase es un subproyecto de project. project necesita role. booking previsto frente a real time-entry.abarcafacturado desdees de tipoidentified bycubierto porvalorase aplica enregistrado enpertenece aagrupavinculado acreaes un subproyecto denecesitaprevisto frente a realPPresupuesto — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.PresupuestoPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoFFactura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FacturaTTipo de proyecto — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Tipo de proyectoPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaTTarifa del miembro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa del miembroRRegistro de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registro de horasTTarea — A unit of work inside a project.TareaCCarpeta de proyecto — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Carpeta de proyectoPPlantilla de proyecto — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Plantilla de proyectoFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRol — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolRReserva de recurso — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso