Margen por fase
Margen por fase es una sub-pestaña de la sección Finanzas de un proyecto. Da una fila por cada fase del proyecto — lo que la fase facturó, lo que costó y el margen entre ambas cifras — y una última fila para el proyecto completo.
Responde a una pregunta: qué etapas de este encargo están ganando dinero y cuáles no.
Una fase es un subproyecto
No existe un objeto fase aparte. Una fase de un proyecto es un subproyecto de él, así que todo lo que es cierto de un proyecto lo es de una fase: tiene su propio tipo, sus propias fechas, su propio equipo y sus propias cifras. Para obtener una fase, crea un subproyecto del proyecto del cliente — en la pestaña Fases del proyecto, o asignando un proyecto padre a un proyecto existente. Vista de proyectos describe ambas vías y lo que implican para el acceso del equipo.
Solo el primer nivel es una fase. Las filas de esta tabla son los subproyectos directos del proyecto. Un subproyecto de un subproyecto no es una segunda fase y no obtiene una fila propia — sus cifras se agregan a la fase que está por encima, porque cada fila cubre su fase y todo lo que hay debajo de ella. Desglosar una fase aún más es, por tanto, una forma de organizar el trabajo, no una forma de añadir filas aquí.
Una fase eliminada queda fuera. Una fase archivada conserva su fila, marcada como Archivado: archivar retira un proyecto de circulación, y el dinero que generó sigue siendo parte de la historia del encargo.
Cuándo se cierra una fase, y qué no hace un cierre
Una fase se cierra en su propia Fecha hasta. Corre durante todo ese día y, desde el día siguiente, muestra Finalizado junto a su nombre; hasta entonces muestra Activo, y la fila indica Se cierra el con la fecha. Una fase sin fecha de fin muestra Sin fecha de fin y permanece activa.
Cerrar una fase no congela sus cifras. Un coste con fecha posterior al cierre sigue elevando el coste de esa fase y sigue bajando su margen. Es deliberado: un cierre marca cuándo debía terminar el trabajo, no cuándo se cierran los libros — una factura de proveedor que llega seis semanas más tarde es un coste de la fase en la que se incurrió, no de la fase que esté abierta en ese momento.
Para que un coste tardío nunca sea una sorpresa, la fila de la fase también indica cuánto de su coste lleva fecha posterior al cierre — por ejemplo 4.200,00 tras el cierre. Léelo como una anotación, no como una columna más: ese importe ya está dentro del coste de personal y de los costes directos que están al lado, y sumarlo a ellos lo contaría dos veces. Una cifra alta ahí merece seguimiento, porque normalmente significa o un coste imputado a la fase equivocada o una fecha de cierre fijada demasiado pronto.
De qué está hecho el margen
La tabla tiene seis columnas.
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Fase | La fase, su estado, su fecha de cierre y sus costes tras el cierre cuando los hay. |
| Facturado | Lo que la fase facturó. |
| Coste de personal | Lo que costó el tiempo registrado en la fase. |
| Costes directos | Los costes relacionados de la fase. |
| Margen | Facturado menos coste de personal menos costes directos. |
| Margen % | El margen como proporción de lo facturado. |
El detalle de cada una:
- Facturado es lo emitido, no lo cobrado. Cuenta cada línea de factura de venta imputada a la fase, desde el momento en que la factura existe, con independencia de que el cliente la haya pagado. Los borradores y las facturas eliminadas quedan fuera. Una factura cuenta en el periodo en el que cae su fecha de venta. Una línea que no nombra ningún proyecto se atribuye al proyecto del contrato al amparo del cual se emitió la factura, y una línea repartida entre varios proyectos aporta solo la parte asignada a esta fase. Los importes son netos, convertidos al tipo propio de la factura.
- El coste de personal es tiempo registrado a coste, no a la tarifa que facturas. Es el coste de las horas que los miembros del equipo registraron en la fase, cada uno a su propia tarifa de coste — las mismas cifras que informan Costes del equipo a lo largo del tiempo y los KPI monetarios del proyecto. Las horas que nadie registró no cuestan nada aquí, por mucho trabajo que se haya hecho.
- Los costes directos son los costes relacionados de la fase — las facturas de proveedor y los pagos imputados a ella. Un coste se cuenta una vez: cuando un pago bancario ya está cubierto por un documento asignado, cuenta el documento y el pago no se le suma. El dinero recibido en una fase no es un coste; el ingreso es la factura.
- El margen es una resta, no un ratio. Un margen positivo se muestra con un signo más.
- Margen % está vacío cuando no se facturó nada. La celda muestra un guion y el motivo — nada facturado — en lugar de 0 %. Un margen sobre nada no es un porcentaje, e imprimirlo se leería como una fase que quedó en equilibrio cuando en realidad gastó y no facturó nada.
El periodo decide lo que ves
Sobre la tabla hay un rango de fechas, y todas las cifras lo obedecen. La pestaña se abre en toda la vida del proyecto — de su fecha de inicio a hoy — para que lo primero que veas sea el encargo completo. Un proyecto sin fecha de inicio se abre en el mes en curso.
Si estrechas el rango, las filas se estrechan con él. Una fase terminada en primavera muestra una fila de ceros en una ventana que no llega hasta ella; es la ventana, no la fase. Amplía el rango hasta el inicio del proyecto para volver a verla. El rango viaja en la dirección de la página, de modo que una ventana concreta se puede enlazar o guardar en marcadores.
El proyecto completo no es la suma de las fases
La última fila, Proyecto completo, es el proyecto entero: todas las fases, más lo imputado al propio proyecto padre.
Las facturas emitidas sobre el proyecto en lugar de sobre una de sus fases, el tiempo registrado directamente sobre el proyecto y los costes asignados a él pertenecen al proyecto y a ninguna fase. Están en esta fila y en ninguna de las de arriba. Por eso el total suele ser mayor que la suma de las fases, y no pretende cuadrar con ella. Si la diferencia es mayor de lo esperado, te está diciendo cuánto del encargo está imputado a nivel de proyecto — lo que a menudo es motivo para trasladar ese trabajo a una fase.
Un contratista que factura y además registra tiempo se cuenta dos veces aquí
Esta es la única cifra de esta pestaña que hay que leer con cuidado.
Cuando la misma persona factura el trabajo y además registra sus horas en la fase, esta pestaña cuenta ambas cosas: la factura como coste directo y el tiempo registrado como coste de personal. El trabajo se paga una vez y se cuenta dos, así que el coste de la fase es demasiado alto y su margen se lee más bajo de lo que realmente es.
Afecta a la fase en la que trabaja esa persona y, a través de ella, a la fila Proyecto completo. Una fase formada solo por empleados, o solo por contratistas que no registran tiempo, no se ve afectada.
Es propio de esta pestaña. En la superficie presupuestaria el mismo caso se cuenta una vez — una factura asignada a una persona queda fuera del coste en un proyecto en el que el tiempo registrado de esa persona ya se valora, como describe Pérdidas, ganancias y previsión del presupuesto. Las dos superficies difieren realmente, así que no se espera que un margen de fase y una cifra presupuestaria sobre las mismas personas coincidan.
Hasta que lo hayas comprobado, trata el margen de una fase así como un suelo y no como una cifra: el margen real es ese número más lo que la persona facturó por horas que también registró. Costes relacionados enumera las facturas que están detrás del coste directo, y Costes del equipo a lo largo del tiempo, las horas registradas que están detrás del coste de personal; ahí se ve el solapamiento.
Quién puede verlo
Margen por fase muestra lo que gana el trabajo, así que requiere el permiso para ver la rentabilidad del proyecto — el mismo que necesita el resto de Finanzas del proyecto. A quien no lo tiene se le indica que no tiene acceso a estas cifras, en lugar de mostrarle una tabla vacía. Consulta Permisos y Grupos de permisos.
Un proyecto sin fases lo indica en la pestaña y te dirige a Costes del equipo a lo largo del tiempo para las cifras del proyecto en sí.
Ejemplos de uso
- Un responsable de entrega que lleva una obra en cuatro fases comprueba cuál sostiene el encargo y cuál se come el margen, antes de presupuestar la etapa siguiente.
- Un controller ve tras el cierre en una fase terminada el trimestre pasado, abre Costes relacionados y encuentra una factura de proveedor imputada a la fase equivocada.
- Un responsable financiero compara la fila Proyecto completo con las fases y descubre que la mayor parte de la facturación se emitió a nivel de proyecto, de modo que los márgenes por fase describen solo una parte del encargo.
- Un gestor de cuenta lee un Margen % vacío en una fase y reconoce en él una fase que ha gastado pero todavía no ha facturado, no una fase en equilibrio.
- Un jefe de proyecto que revisa una fase con un contratista que registra tiempo trata su margen como un suelo, y compara las facturas del contratista con sus horas registradas antes de comunicar la cifra.