Vista de proyectos

Para revisar y gestionar un proyecto o fase específico, navega a su perfil. En la lista de Proyectos, puedes usar el botón "Ir a vista de proyecto" para acceder a la página del Proyecto, que incluye las pestañas Información general, Empleados, Fases y Rentabilidad. Alternativamente, puedes ir directamente a la página de un Proyecto o Fase haciendo clic en su nombre en la Lista de proyectos.

Pestaña Información general

La pestaña Información general proporciona un resumen centralizado de la información clave del proyecto, su estructura y controles administrativos. Está diseñada tanto para la visibilidad como para la gestión rápida por parte de usuarios con los roles apropiados. Sección de Presupuestos Si el módulo de Presupuestos está activo para tu organización, puedes gestionar la relación del proyecto con los presupuestos dentro de la pestaña Información general. Esta sección lista todos los presupuestos conectados al proyecto. Un proyecto puede estar conectado a múltiples presupuestos. Los presupuestos no se pueden editar directamente aquí, pero:

Al hacer clic en un mosaico de presupuesto se te redirige a su página de Detalles del presupuesto.
Al hacer clic en "Ir a presupuesto" se te lleva a la página con la lista de Presupuestos.

Puedes eliminar la asignación de un presupuesto haciendo clic en la X del mosaico. Para conectar un Proyecto/Fase con un Presupuesto, haz clic en el botón "Añadir nuevo" en la esquina superior derecha de la sección de Presupuestos y selecciona de la lista de presupuestos existentes. Una vez guardado, el presupuesto aparecerá en la sección.

Nota: Los proyectos y las fases pueden estar conectados a presupuestos diferentes. Además, si deseas que cada fase del proyecto esté conectada con el mismo presupuesto que el proyecto padre, deberás hacerlo manualmente para cada fase. Sección de Notas Se puede añadir una única nota común por proyecto. Haz clic en "Añadir nota" para proporcionar la nota inicialmente. Para editar una nota existente, simplemente haz clic en el campo, realiza tus cambios y pulsa Enter para guardar. Cuando aún no existe ninguna nota, aparece un mensaje visual de estado vacío con el texto "No hay notas para el proyecto."

Pestaña Empleados

En la pestaña Empleados, puedes gestionar todos los empleados asignados al proyecto. Para añadir un empleado:

Haz clic en el botón "Añadir empleado": Abre un formulario para seleccionar y asignar un empleado.
Selecciona al empleado: Elige al empleado de la lista.
Asigna un rol: Especifica el rol del empleado en el proyecto.
Guardar: El empleado aparecerá en la lista.

Nota: Solo puedes asignar un rol a un empleado una vez. Sin embargo, un empleado puede tener múltiples roles en el mismo proyecto (por ejemplo, 1 empleado puede ser Responsable de contabilidad y Líder técnico al mismo tiempo). Si un rol ya ha sido asignado a un empleado, ya no aparecerá en la lista de roles disponibles.

Una vez guardado, el empleado aparecerá en la lista de empleados. También puedes modificar el rol previamente seleccionado haciendo clic en el botón "Editar empleado" y eliminar al empleado del proyecto haciendo clic en el botón de Papelera y confirmando la elección.

Cuando alguien no puede ser añadido aún

Una persona solo puede ser añadida a un proyecto mientras un acuerdo la cubra a fecha de hoy. Alguien cuyo acuerdo haya vencido, o que nunca haya tenido uno en el sistema, sigue apareciendo en el selector — atenuado, listado entre todos los demás por nombre, y con el motivo por el que no puede ser seleccionado.

Se muestran deliberadamente en lugar de excluirse. Un nombre que simplemente no aparece en la lista no te da nada con qué actuar: no puedes saber si la persona está ausente por una condición resoluble o porque no pertenece en absoluto a la organización. La fila indica cuál es el caso:

Ningún acuerdo cubre hoy. El último terminó el — el acuerdo venció, y la fila ofrece Renovar acuerdo.
Ningún acuerdo cubre hoy. Nunca tuvo uno en el sistema — la fila ofrece Crear acuerdo.
Ningún acuerdo cubre hoy — la forma genérica, mostrada cuando tus permisos no te permiten ver el historial de acuerdos de esa persona. El motivo es real, pero el detalle detrás de él no es tuyo para verlo.

La corrección no te cuesta la tarea que viniste a hacer. Aceptar la oferta abre la pantalla de acuerdos con sus propios campos requeridos — un puesto, fechas, una tarifa — y un banner con el nombre del proyecto al que estabas añadiendo a alguien. Guardar el acuerdo te devuelve al proyecto con el panel de Miembros y el formulario Añadir miembro reabiertos, con la persona ya seleccionable y ya elegida. Cancelar te devuelve de la misma forma, sin haber creado nada. En cualquier caso, la búsqueda que habías hecho no hay que repetirla.

Crear un acuerdo requiere el rol de Gestor de acuerdos. Sin él, la fila está marcada como restringida y explica que un administrador debe crear el acuerdo — todos los demás de la lista pueden seguir siendo añadidos mientras tanto.

Pestaña Fases

Una Fase en Flowtly es una entidad separada dentro de un proyecto padre. Opera con la misma funcionalidad que un proyecto pero mantiene su propia configuración, como:

Presupuestos independientes – Cada fase puede tener su propia asignación de presupuesto.
Fechas de inicio y fin distintas – Una fase puede ejecutarse en un plazo diferente al de su proyecto padre.
Asignaciones de empleados separadas – Los empleados pueden ser asignados a una fase específica o al proyecto padre.

Las fases permiten una mejor organización de proyectos complejos dividiéndolos en secciones manejables mientras se mantiene todo el trabajo relacionado bajo una estructura de proyecto principal.

Cómo crear una Fase

Hay dos formas de crear una fase dentro de un proyecto:

1. Crear una Fase desde la página del Proyecto

Navega a la página del Proyecto dedicada.
Ve a la pestaña Fases.
Haz clic en "Añadir fase del proyecto".
Completa los siguientes detalles del formulario:

Nombre (Obligatorio)
Tipo (Precio fijo, Interno, No facturable, Tiempo y materiales)
Fecha desde (Opcional)
Fecha hasta (Opcional)

Haz clic en Guardar.

Una vez guardada, la fase aparecerá bajo el proyecto padre en la Lista de proyectos.

2. Crear una Fase desde la página de Lista de proyectos

Haz clic en "Añadir proyecto" en la esquina superior derecha de la página de Lista de proyectos.
Completa el formulario de creación de proyecto como de costumbre.
Navega al modo de edición del Proyecto del proyecto recién creado.
Selecciona un Proyecto padre para el mismo.
Guarda los cambios.

Ahora, el proyecto se convertirá en una fase del proyecto padre seleccionado.

Acceso de empleados y registro de horas

Las asignaciones de empleados y el registro de horas dependen de si la fase se creó desde cero o se convirtió desde un proyecto existente.

1. Cuando se crea una nueva Fase bajo un proyecto padre

Todos los empleados asignados al proyecto padre serán automáticamente añadidos a la fase.
Los empleados pueden registrar tiempo tanto en el proyecto padre como en la fase.

2. Cuando un Proyecto separado se convierte en fase de otro Proyecto

Los empleados asignados al proyecto padre obtendrán acceso a la fase.
Los empleados que estaban asignados solo a la fase antes de la asignación no obtendrán acceso al proyecto padre.

3. Cuando un Empleado se añade solo a una Fase

El empleado podrá registrar tiempo solo en esa fase.
El empleado no se mostrará como asociado al proyecto padre.

4. Cuando un Empleado se añade al Proyecto padre

El empleado obtendrá acceso automáticamente al proyecto padre y a todas sus fases.
Podrá registrar tiempo tanto en el proyecto padre como en cualquiera de sus fases.

Puntos clave

Las fases funcionan como unidades independientes pero heredan el acceso de empleados del proyecto padre.
Si un empleado necesita trabajar en todas las fases, asígnalo a nivel de proyecto padre.
Si un empleado solo debe trabajar en una fase específica, añádelo directamente a esa fase.

Al usar las fases correctamente, puedes estructurar mejor los proyectos complejos y garantizar una colaboración fluida entre equipos, manteniendo la eficiencia en la facturación y gestión de recursos.

Pestaña Rentabilidad

La pestaña Rentabilidad ofrece una visión general visual y tabular de la utilización de recursos y la distribución de costes para cada empleado involucrado en un proyecto. Esta sección ayuda a los administradores a rastrear cuánto tiempo dedicaron los miembros del equipo al proyecto y cuáles fueron los costes laborales asociados, durante un período de tiempo determinado. Funcionalidades clave

Selector de vista de métricas En la parte superior izquierda, hay un desplegable etiquetado "Mostrar en gráfico" que permite cambiar entre dos modos de visualización:

Costes de empleados: Muestra el valor monetario del tiempo registrado por los empleados (calculado en base a tarifas internas).
Horas trabajadas: Muestra el total de horas y minutos registrados por cada empleado dentro del período seleccionado.

Filtro de fechas Junto al selector de visualización está el filtro "Fecha desde/hasta". Permite seleccionar:

Rangos predefinidos como Últimos 6 meses
Un rango de fechas personalizado usando el selector de calendario. Los datos mostrados se ajustan dinámicamente al período seleccionado.

Visualización del gráfico Un gráfico de barras apiladas resume los datos mes a mes, desglosados por empleado. Al pasar el cursor sobre cada segmento de barra se muestra un tooltip con:

Nombre del empleado
Coste o tiempo registrado, según la vista actual.

Desglose en tabla Debajo del gráfico hay una tabla detallada que lista todos los miembros del equipo del proyecto con sus valores mensuales individuales:

En la vista "Costes de empleados": Los costes se muestran en la moneda del cliente (por ejemplo, 788,38 zl).
En la vista "Horas trabajadas": El tiempo registrado se muestra en horas y minutos (por ejemplo, 132h 30m).

Si no hay datos disponibles para un empleado particular en un mes, se muestra un guion "-".

Siempre que estas subpestañas desglosen las cifras reales por mes, un coste se contabiliza en el mes al que se refiere su documento en lugar del mes en que se pagó. Consulte Pérdidas, ganancias y previsión del presupuesto para conocer la regla completa y cómo afecta a las comparaciones mensuales.

Presupuesto inicial: importe facturado, coste y el margen entre ellos

Cada línea del Presupuesto inicial lleva ambas caras del plan en una sola fila: Facturado, lo que esperas cobrar por ella, y Coste, lo que esperas que te cueste. Ambos se editan directamente y se guardan al salir del campo, igual que las demás celdas de la tabla.

Entre ellos hay una columna de Margen de solo lectura que muestra la diferencia. Flowtly la calcula a partir de los dos importes de la fila en lugar de que se introduzca manualmente, por lo que no puede estar en desacuerdo con ellos.

Un margen en blanco no es un cero. El margen solo tiene sentido cuando ambas caras están rellenas, por lo que una fila con solo una de ellas muestra un guion anotado que indica qué cara está presente — solo coste o solo facturado — en lugar de una cifra. Esa distinción importa: una línea de gastos generales puros tiene un coste real y nada facturado contra ella, e imprimir 0,00 reportaría una pérdida que el proyecto no ha tenido. Una línea facturada como tarifa plana, sin coste registrado por separado, se lee igual desde el otro lado.

Un margen negativo es un estado diferente a un margen en blanco, y se muestra como tal: una línea que genuinamente cuesta más de lo que factura está marcada como el problema que es, en lugar de igualarse al mismo guion que una línea que simplemente tiene un lado que falta.

Una nueva fila todavía vacía muestra el guion sin ningún motivo al lado — todavía no hay nada que decir sobre qué lado falta.

Plan vs Real, mes a mes

Plan vs Real distribuye los meses del proyecto en filas y compara cada uno con el plan: ingresos, costes y resultado neto, con la varianza entre ellos. Cada cifra se muestra como plan → real, seguida de cuánto ha superado o no alcanzado el real al plan.

El color de la varianza indica si es mejor o peor que lo planificado, no si ha subido o bajado. Gastar menos de lo planificado y ganar más de lo planificado se muestran ambos como favorables — un coste un 10% por debajo del plan y unos ingresos un 10% por encima del plan se colorean igual, mientras que unos ingresos un 10% por debajo del plan no lo están.

Un guion y un cero significan cosas diferentes. Un guion significa que no se estableció ningún plan para ese mes. Un cero planificado se muestra como cifra, porque decidir no gastar nada en un mes es un plan, y no planificar el mes en absoluto no lo es. Por ello, los guiones también aparecen en las columnas de varianza, ya que no hay nada con qué comparar. Leer un guion como «cero» subestimaría un plan; leer un cero como «sin plan» lo sobreestimaría.

La línea de tendencia necesita al menos dos meses con actividad antes de trazarse. Un solo punto no puede mostrar una dirección, por lo que la tabla contiene las cifras y el gráfico explica por qué no muestra ninguna.

Cómo el gráfico dibuja el plan frente al real

El gráfico sobre la tabla utiliza dos tratamientos diferentes para los dos tipos de cifras, en ambas direcciones — ingresos y gastos:

Los importes planificados se dibujan como un contorno discontinuo, sin relleno.
Los importes reales se dibujan como una barra sólida.

La distinción es lo que hace que un mes sin plan sea legible de un vistazo. Un mes sin plan no tiene ningún contorno, lo que es inconfundible frente a un mes que sí lo tiene. Si los importes planificados se hubiesen dibujado como un relleno tenue en su lugar, «nada estaba planificado» y «poco estaba planificado» solo diferirían en lo tenue que resultara la barra, y los dos serían fáciles de confundir — que es precisamente la confusión que esta subpestaña existe para prevenir, tanto en el gráfico como en los guiones de la tabla.

Un mes se deja sin barra planificada en lugar de recibir una de altura cero, por el mismo motivo que un guion no es un cero en la tabla inferior.

Dónde se encuentra la cifra acumulada

Cada fila de esta tabla es un mes y no hay fila de total debajo de ellas. La pregunta que responde esta subpestaña es de ritmo — si el dinero se movió cuando se planeó — por lo que se lee a lo largo del eje de meses en lugar de sumarse. Una línea al pie de la tabla indica dónde se encuentra la cifra acumulada y enlaza a Realización del presupuesto.

Las dos subpestañas no son dos vistas de un mismo número, por eso el total no se repite aquí. Plan vs Real compara cada mes con el importe que el planificador de presupuesto estableció para ese mes. Realización del presupuesto compara el proyecto en su conjunto con el presupuesto inicial, que es un único importe planificado por etiqueta sin mes asignado. Un total en esta tabla repetiría un valor calculado en otro lugar, a partir de un plan diferente, y los dos no tendrían por qué coincidir.

Cuando el proyecto no tiene plan

La subpestaña aparece una vez que el proyecto tiene un presupuesto inicial, pero las cifras con las que compara provienen del planificador de presupuesto. Son dos cosas diferentes, por lo que un proyecto puede abrir esta subpestaña sin nada con qué comparar. Cuando eso ocurre, un aviso indica qué falta y enlaza directamente al planificador.

El aviso se sitúa encima de la tabla, no en su lugar. Un proyecto sin plan sigue teniendo gasto real, que a menudo es lo más útil en pantalla — por lo que los datos reales permanecen visibles y el lado del plan muestra guiones hasta que exista un plan.

La base mensual es la misma en todos los casos

Los meses de esta tabla son los mismos que se utilizan en todas partes en Finanzas del proyecto: un coste se contabiliza en el mes al que se refiere su documento, no en el mes en que se pagó. Consulte Pérdidas, ganancias y previsión del presupuesto para conocer la regla completa.

Esto también significa que la división en pendiente/recibido no mueve un importe entre filas. Si un coste ha sido liquidado es una pregunta aparte de a qué mes pertenece, por lo que pagar una factura antigua no cambia en qué mes aparece en esta tabla.

Ejemplos de uso

Un gestor de proyectos necesita comprender rápidamente el estado del presupuesto y las notas clave de un proyecto antes de una reunión con el cliente.
Un responsable de operaciones necesita asignar un nuevo miembro del equipo a un proyecto complejo y asegurarse de que tenga acceso a todas las fases relevantes para el registro de horas.
Un controller financiero quiere revisar los costes laborales totales y las horas trabajadas por los empleados en un proyecto específico durante el último trimestre para evaluar la rentabilidad.
Un analista de negocio necesita dividir un proyecto grande y a largo plazo en fases distintas, cada una con su propio presupuesto y cronograma, para una mejor gestión e informes.
Un gestor de proyectos planifica un proyecto línea por línea, introduce el importe a facturar y el coste de cada línea, y lee el margen entre ellos antes de comprometerse con el precio.
Un gestor de proyectos intenta añadir a un colega a un proyecto, comprueba en el momento que ningún acuerdo lo cubre, crea uno y regresa al formulario de miembros con la persona ya seleccionada.
Un controlador financiero recorre el gráfico Plan vs Real en busca de meses sin contorno planificado, para encontrar trabajo realizado sin haber sido nunca presupuestado.