Projectweergave

Om een specifiek project of een specifieke fase te bekijken en te beheren, navigeert u naar het profiel ervan. In de projectenlijst kunt u de knop “Ga naar projectweergave” gebruiken om de projectpagina te openen, die de tabbladen Overzicht, Medewerkers, Fasen en Winstgevendheid bevat. U kunt ook rechtstreeks naar een project- of fasepagina gaan door op de naam ervan in de projectenlijst te klikken.

Tabblad Overzicht

Het tabblad Overzicht biedt een gecentraliseerde samenvatting van de belangrijkste informatie, structuur en beheerfuncties van een project. Het is ontworpen voor zowel zichtbaarheid als snel beheer door gebruikers met de juiste rollen. Sectie Budgetten Als de module Budget actief is voor uw organisatie, kunt u de relatie van het project met budgetten beheren via het tabblad Overzicht. In deze sectie worden alle budgetten weergegeven die aan het project zijn gekoppeld. Een project kan aan meerdere budgetten worden gekoppeld. Budgetten kunnen hier niet rechtstreeks worden bewerkt, maar:

Als u op een budgettegel klikt, wordt u doorgestuurd naar de pagina Budgetdetails.
Als u op “Ga naar budget” klikt, gaat u naar de pagina met de budgettenlijst.

U kunt een budgettoewijzing verwijderen door op het ❌-pictogram op de tegel te klikken. Om een project/fase aan een budget te koppelen, klikt u op de knop “Nieuw toevoegen” rechtsboven in de sectie Budget en selecteert u een budget uit de lijst met bestaande budgetten. Na het opslaan verschijnt het budget in de sectie.

Opmerking: Projecten en fasen kunnen aan verschillende budgetten worden gekoppeld. Als u elke projectfase wilt koppelen aan hetzelfde budget als het bovenliggende project, dient u dit handmatig voor elke projectfase te doen. Sectie Notities Per project kan één gemeenschappelijke notitie worden toegevoegd. Klik op “Notitie toevoegen” om de eerste notitie in te voeren. Om een bestaande notitie te bewerken, klikt u eenvoudig in het veld, brengt u de gewenste wijzigingen aan en drukt u op Enter om op te slaan. Als er nog geen notitie bestaat, verschijnt er een lege toestand met de melding “Geen notities voor het project.”

Tabblad Medewerkers

Op het tabblad Medewerkers kunt u alle medewerkers die aan het project zijn toegewezen beheren. Om een medewerker toe te voegen:

Klik op de knop “Medewerker toevoegen”: Hiermee opent u een formulier om een medewerker te selecteren en toe te wijzen.
Selecteer de medewerker: Kies de medewerker uit de lijst.
Wijs een rol toe: Geef de rol van de medewerker in het project op.
Opslaan: De medewerker verschijnt in de lijst.

Opmerking: U kunt een medewerker slechts één rol toewijzen per keer. Eén medewerker kan echter meerdere rollen hebben in hetzelfde project (bijv. 1 medewerker kan tegelijkertijd Accountantmanager en Tech lead zijn). Als een rol al aan een medewerker is toegewezen, verschijnt deze niet meer in de lijst met beschikbare rollen.

Na het opslaan verschijnt de medewerker in de medewerkerslijst. U kunt de eerder geselecteerde rol ook wijzigen door op de knop “Medewerker bewerken” te klikken, en de medewerker uit het project verwijderen door op de prullenbakknop te klikken en de keuze te bevestigen.

Wanneer iemand nog niet kan worden toegevoegd

Een persoon kan alleen aan een project worden toegevoegd als er vandaag een overeenkomst voor hem of haar geldig is. Iemand wiens overeenkomst is verlopen, of die er nog nooit een heeft gehad, verschijnt toch in de kiezer — gedimd, samen met iedereen anders op naam vermeld, met de reden waarom hij of zij niet kan worden geselecteerd.

Ze worden bewust getoond in plaats van weggelaten. Een naam die simpelweg niet in de lijst staat, geeft u niets om op te handelen: u kunt niet zien of de persoon afwezig is vanwege een oplosbare situatie of omdat hij of zij helemaal niet tot de organisatie behoort. De rij geeft aan welk geval het is:

Geen overeenkomst geldig vandaag. Laatste eindigde op — de overeenkomst is verlopen, en de rij biedt Overeenkomst verlengen aan.
Geen overeenkomst geldig vandaag. Nog nooit een gehad — de rij biedt Overeenkomst aanmaken aan.
Geen overeenkomst geldig vandaag — de eenvoudige vorm, weergegeven wanneer uw rechten u niet toestaan de overeenkomstgeschiedenis van die persoon in te zien. De reden is reëel, maar de details erachter zijn niet voor u bestemd.

De oplossing kost u de taak niet waarvoor u was gekomen. Het aannemen van het aanbod opent het overeenkomstscherm met zijn eigen verplichte velden — een functie, datums, een tarief — en een banner met de naam van het project waaraan u iemand wilde toevoegen. Het opslaan van de overeenkomst brengt u terug naar het project, met de Leden-lade en het formulier Lid toevoegen weer geopend, de persoon nu selecteerbaar en al uitgekozen. Annuleren brengt u op dezelfde manier terug, zonder dat er iets is aangemaakt. In beide gevallen hoeft u de zoekopdracht die u al had gedaan niet te herhalen.

Het aanmaken van een overeenkomst vereist de rol Overeenkomstenbeheerder. Zonder die rol is de rij gemarkeerd als beperkt en legt het uit dat een beheerder de overeenkomst moet aanmaken — alle anderen op de lijst kunnen ondertussen nog steeds worden toegevoegd.

Tabblad Fasen

Een Fase in Flowtly is een afzonderlijke entiteit binnen een bovenliggend project. Het functioneert met dezelfde functionaliteit als een project, maar behoudt eigen instellingen, zoals:

Onafhankelijke budgetten – Elke fase kan een eigen budgettoewijzing hebben.
Afzonderlijke begin- en einddatums – Een fase kan op een andere tijdlijn lopen dan het bovenliggende project.
Afzonderlijke medewerkerstoewijzingen – Medewerkers kunnen worden toegewezen aan een specifieke fase of aan het bovenliggende project.

Fasen zorgen voor een betere organisatie van complexe projecten door ze op te splitsen in beheersbare secties, terwijl al het gerelateerde werk onder één hoofdprojectstructuur blijft.

Een fase aanmaken

Er zijn twee manieren om een fase binnen een project aan te maken:

1. Een fase aanmaken vanuit de projectpagina

Navigeer naar de betreffende projectpagina.
Ga naar het tabblad Fasen.
Klik op ”Projectfase toevoegen”.
Vul de volgende formuliergegevens in:

Naam (verplicht)
Type (Vaste prijs, Intern, Niet-factureerbaar, Tijd en materiaal)
Datum van (optioneel)
Datum tot (optioneel)

Klik op Opslaan.

Na het opslaan verschijnt de fase onder het bovenliggende project in de projectenlijst.

2. Een fase aanmaken vanuit de projectenlijstpagina

Klik op ”Project toevoegen” in de rechterbovenhoek van de projectenlijstpagina.
Vul het formulier voor het aanmaken van een project zoals gebruikelijk in.
Navigeer naar de bewerkingsmodus van het nieuw aangemaakte project.
Selecteer een Bovenliggend project voor het nieuwe project.
Sla de wijzigingen op.

Het project wordt nu een fase van het geselecteerde bovenliggende project.

Medewerkerstoegang en tijdregistratie

Medewerkerstoewijzingen en tijdregistratie zijn afhankelijk van of de fase geheel nieuw is aangemaakt of is omgezet vanuit een bestaand project.

1. Wanneer een nieuwe fase wordt aangemaakt onder een bovenliggend project

Alle medewerkers die aan het bovenliggende project zijn toegewezen, worden automatisch aan de fase gekoppeld.
Medewerkers kunnen tijd registreren voor zowel het bovenliggende project als de fase.

2. Wanneer een afzonderlijk project een fase wordt van een ander project

Medewerkers die aan het bovenliggende project zijn toegewezen, krijgen toegang tot de fase.
Medewerkers die alleen aan de fase waren toegewezen vóór de koppeling krijgen geen toegang tot het bovenliggende project.

3. Wanneer een medewerker alleen aan een fase wordt toegevoegd

De medewerker kan alleen tijd registreren voor die fase.
De medewerker wordt niet weergegeven als gekoppeld aan het bovenliggende project.

4. Wanneer een medewerker aan het bovenliggende project wordt toegevoegd

De medewerker krijgt automatisch toegang tot het bovenliggende project en alle bijbehorende fasen.
Ze kunnen tijd registreren voor zowel het bovenliggende project als een van de fasen.

Belangrijkste punten

✅ Fasen functioneren als onafhankelijke eenheden, maar erven medewerkerstoegang van het bovenliggende project.
✅ Als een medewerker aan alle fasen moet werken, wijs hem dan toe op het niveau van het bovenliggende project.
✅ Als een medewerker alleen aan een specifieke fase moet werken, voeg hem dan rechtstreeks aan die fase toe.

Door fasen correct te gebruiken, kunt u complexe projecten beter structureren en soepele samenwerking tussen teams waarborgen, terwijl facturering en resourcebeheer efficiënt blijven.

Tabblad Winstgevendheid

Het tabblad Winstgevendheid biedt een visueel en tabellair overzicht van de resourcebenutting en kostenverdelingen per medewerker die bij een project betrokken is. Deze sectie helpt beheerders bij te houden hoeveel tijd teamleden aan het project hebben besteed en wat de bijbehorende loonkosten waren gedurende een bepaalde periode. Belangrijkste functies

Metriekweergaveselectie Linksboven is er een vervolgkeuzelijst met het label “Weergeven op grafiek” waarmee gebruikers kunnen schakelen tussen twee weergavemodi:

Medewerkerskosten: Toont de geldwaarde van de tijd die door medewerkers is geregistreerd (berekend op basis van interne tarieven).
Gewerkte uren: Geeft het totaal aantal uren en minuten weer dat door elke medewerker is geregistreerd binnen de geselecteerde periode.

Datumfilter Naast de weergaveselectie is het filter “Datum van/tot”. Hiermee kunt u het volgende selecteren:

Voorgedefinieerde bereiken zoals Laatste 6 maanden
Een aangepast datumbereik via de agendakiezer. De weergegeven gegevens worden dynamisch aangepast aan het geselecteerde tijdsbestek.

Grafiekvisualisatie Een gestapeld staafdiagram geeft gegevens per maand weer, uitgesplitst per medewerker. Wanneer u de muis over een stafsegment beweegt, wordt een knopinfo weergegeven met:

Naam van de medewerker
Geregistreerde kosten of tijd, afhankelijk van de huidige weergave.

Tabeloverzicht Onder de grafiek bevindt zich een gedetailleerde tabel met alle projectteamleden en hun individuele maandelijkse waarden:

In de weergave “Medewerkerskosten”: Kosten worden weergegeven in de klantvaluta (bijv. zł 788,38).
In de weergave “Gewerkte uren”: Geregistreerde tijd wordt weergegeven in uren en minuten (bijv. 132u 30m).

Als er voor een bepaalde medewerker in een maand geen gegevens beschikbaar zijn, wordt een streepje “–“ getoond.

Overal waar deze subtabbladen feitelijke cijfers per maand uitsplitsen, worden kosten geteld in de maand waarnaar het document verwijst, niet in de maand dat ze betaald zijn. Zie Budget winst & verlies en prognose voor de volledige regel en hoe dit de maandelijkse vergelijkingen beïnvloedt.

Initieel budget: gefactureerd, kosten en de marge daartussen

Elke regel van het Initieel budget bevat beide zijden van het plan op één rij: Gefactureerd, wat u verwacht daarvoor in rekening te brengen, en Kosten, wat u verwacht dat het u zal kosten. Beide worden direct bewerkt en opgeslagen wanneer u het veld verlaat, op dezelfde manier als de andere cellen in de tabel.

Een alleen-lezen kolom Marge staat daartussen en toont het verschil. Deze wordt door Flowtly berekend op basis van de twee bedragen in de rij in plaats van handmatig ingetypt, zodat hij niet in tegenspraak met hen kan zijn.

Een lege marge is geen nul. De marge is alleen zinvol als beide zijden zijn ingevuld. Een rij met slechts één ervan toont dan ook een gelabeld streepje dat aangeeft welke zijde aanwezig is — alleen kosten of alleen gefactureerd — in plaats van een getal. Dat onderscheid is van belang: een pure overheadregel heeft werkelijke kosten en niets dat daartegen wordt gefactureerd, en 0,00 afdrukken zou een verlies rapporteren dat het project niet heeft gemaakt. Een regel die als vaste vergoeding wordt gefactureerd, zonder afzonderlijk bijgehouden kosten, leest zich aan de andere kant hetzelfde.

Een negatieve marge is een andere toestand dan een lege, en wordt als zodanig weergegeven: een regel die werkelijk meer kost dan die factureert, wordt gemarkeerd als het probleem dat het is, in plaats van te worden afgevlakt tot hetzelfde streepje als een regel waarbij eenvoudigweg een zijde ontbreekt.

Een nieuwe, nog lege regel toont het streepje zonder reden ernaast — er is nog niets te zeggen over welke zijde ontbreekt.

Plan vs Werkelijk, maand voor maand

Plan vs Werkelijk geeft de maanden van het project in rijen weer en vergelijkt elke maand met het plan: omzet, kosten en nettoresultaat, met de afwijkingen daartussen. Elk bedrag wordt weergegeven als plan → werkelijk, gevolgd door hoeveel het werkelijke boven of onder het plan lag.

De kleur van de afwijking geeft aan of het resultaat beter of slechter dan gepland is — niet of het gestegen of gedaald is. Minder uitgeven dan gepland en meer verdienen dan gepland worden allebei als gunstig weergegeven — een kostprijs 10% onder plan en omzet 10% boven plan krijgen dezelfde kleur, maar omzet 10% onder plan niet.

Een streepje en een nul betekenen verschillende dingen. Een streepje betekent dat er voor die maand geen plan is vastgesteld. Een geplande nul wordt als een getal weergegeven, want beslissen om niets te besteden in een maand is een plan — en de maand helemaal niet plannen is dat niet. Streepjes verschijnen daardoor ook in de afwijkingskolommen, omdat er niets te vergelijken valt. Een streepje als «nul» lezen onderschat een plan; een nul als «geen plan» lezen overschat het.

De trendlijn vereist minimaal twee maanden met activiteit voordat deze wordt getekend. Één enkel punt kan geen richting aangeven, dus de tabel bevat de cijfers en de grafiek legt uit waarom er geen wordt getoond.

Hoe de grafiek plan versus werkelijk tekent

De grafiek boven de tabel gebruikt twee verschillende behandelingen voor de twee soorten cijfers, in beide richtingen — inkomsten en uitgaven:

Geplande bedragen worden getekend als een gestippeld kader, met niets gevuld.
Werkelijke bedragen worden getekend als een solide balk.

Het onderscheid is wat een maand zonder plan in één oogopslag leesbaar maakt. Een maand zonder plan heeft helemaal geen kader, wat onverwisselbaar is ten opzichte van een maand die er wel een heeft. Als geplande bedragen in plaats daarvan als een vage vulling waren getekend, zouden "er was niets gepland" en "er was weinig gepland" alleen verschillen in hoe vaag de balk eruitzag, en de twee zouden makkelijk te verwarren zijn — wat precies de verwarring is die dit subtabblad bestaat om te voorkomen, zowel in de grafiek als in de streepjes van de tabel.

Een maand blijft zonder geplande balk in plaats van een met nulhoogte te krijgen, om dezelfde reden dat een streepje geen nul is in de onderstaande tabel.

Waar het cumulatieve bedrag te vinden is

Elke rij in deze tabel is een maand en er is geen totaalrij onderaan. De vraag die dit subtabblad beantwoordt, is er een van tempo — of het geld bewoog wanneer het gepland was — het wordt dus langs de maandas gelezen in plaats van opgeteld. Een regel onderaan de tabel geeft aan waar het cumulatieve bedrag te vinden is en verwijst naar Budgetrealisatie.

De twee subtabbladen zijn geen twee weergaven van hetzelfde getal, en dat is waarom het totaal hier niet wordt herhaald. Plan vs Werkelijk vergelijkt elke maand met het bedrag dat de budgetplanner voor die maand heeft vastgesteld. Budgetrealisatie vergelijkt het project als geheel met het initiële budget, dat één gepland bedrag per label is zonder gekoppelde maand. Een totaal in deze tabel zou een elders berekend getal herhalen, op basis van een ander plan, en de twee hoeven niet overeen te komen.

Wanneer het project geen plan heeft

Het subtabblad verschijnt zodra het project een Initieel budget heeft, maar de vergelijkingscijfers komen uit de budgetplanner. Dit zijn twee verschillende dingen, dus een project kan dit subtabblad openen zonder iets om mee te vergelijken. Wanneer dat gebeurt, geeft een melding aan wat ontbreekt en wordt direct naar de planner verwezen.

De melding staat boven de tabel in plaats van erin. Een project zonder plan heeft nog steeds werkelijke uitgaven, en dat is vaak de meest nuttige informatie op het scherm — de werkelijke waarden blijven zichtbaar en de plankant toont streepjes totdat er een plan is.

De maandelijkse basis is overal dezelfde

De maanden in deze tabel zijn dezelfde maanden die overal elders in Projectfinanciën worden gebruikt: een kostenpost telt mee in de maand waarop het document betrekking heeft, niet in de maand dat het werd betaald. Zie Budget winst & verlies en prognose voor de volledige regel.

Dat betekent ook dat de opsplitsing in afwachtend/ontvangen geen bedrag tussen rijen verplaatst. Of een kostenpost is vereffend, is een aparte vraag van welke maand hij toebehoort — het betalen van een oude factuur verandert dus niet in welke maand die hier terechtkomt.

Voorbeeldgebruiksscenario’s

Een projectmanager moet snel inzicht krijgen in de budgetstatus en belangrijke notities voor een project vóór een klantgesprek.
Een operationeel manager moet een nieuw teamlid toewijzen aan een complex project en ervoor zorgen dat ze toegang hebben tot alle relevante fasen voor tijdregistratie.
Een financieel controller wil de totale loonkosten en gewerkte uren van medewerkers op een specifiek project over het afgelopen kwartaal bekijken om de winstgevendheid te beoordelen.
Een bedrijfsanalist moet een groot, langlopend project opsplitsen in afzonderlijke fasen, elk met een eigen budget en tijdlijn, voor beter beheer en rapportage.
Een projectmanager plant een project regel voor regel, voert voor elke regel het te factureren bedrag en de kosten in, en leest de marge daartussen voordat hij zich vastlegt op de prijs.
Een projectmanager probeert een collega aan een project toe te voegen, ziet ter plekke dat er geen overeenkomst voor hen geldt, maakt er een aan en belandt terug op het ledenformulier met de persoon al geselecteerd.
Een financieel controller scant de grafiek Plan vs Werkelijk op maanden zonder gepland kader, om werk te vinden dat is verricht zonder ooit te zijn begroot.