Budget winst & verlies en prognose
Elk budget in Flowtly bevat een W&V-weergave die inkomsten, uitgaven en saldo op één plek samenbrengt. Dit artikel legt uit hoe u die weergave opent en wat elke waarde betekent.
De W&V-weergave openen
- Navigeer naar Budgetten in het hoofdmenu.
- Klik op de tegel van het budget dat u wilt analyseren.
- Selecteer het tabblad Budgetoverzicht (dit is het standaardtabblad wanneer u een budget opent).
De weergave is opgedeeld in een KPI-sectie bovenaan, een diagram eronder en een uitsplitsingstabel.
Hoofd-KPI's
Bovenaan de W&V-weergave worden drie kerngetallen getoond voor de huidige periode:
| Waarde | Wat het toont |
|---|---|
| Inkomsten | Totale inkomsten gekoppeld aan dit budget in de huidige periode (bijv. betaalde klantfacturen gekoppeld aan het budget). |
| Uitgaven | Totale kosten ten laste van dit budget in de huidige periode. |
| Saldo | Inkomsten minus uitgaven. Een positief saldo betekent een overschot; een negatief saldo betekent overschrijding van het budget. |
In afwachting vs. ontvangen: Zowel bij inkomsten als uitgaven maakt Flowtly onderscheid tussen bedragen die al ontvangen of betaald zijn en bedragen die nog gepland zijn of wachten op vereffening. Dit stelt u in staat bevestigde kasstromen in één oogopslag te scheiden van verwachte kasstromen. Bedragen in afwachting worden visueel lichter weergegeven zodat u altijd weet wat bevestigd is en wat nog openstaat.
W&V per tags en kostengroepen
Onder de kerngetallen toont de uitsplitsingstabel alle tags en kostengroepen die zijn toegepast op transacties in dit budget. Elke rij toont:
- Tag / kostengroepnaam — het label dat werd gebruikt bij het categoriseren van de transactie.
- Toegewezen bedrag — het deel van een gedeelde kostprijs dat specifiek aan dit budget toebehoort. Wanneer een transactie over meerdere projecten of budgetten is verdeeld, wordt hier alleen het toegewezen deel meegeteld.
Deze weergave is bijzonder nuttig wanneer overheadkosten (loonbelastingen, kantoorhuur, softwarelicenties) over meerdere budgetten zijn verdeeld. U kunt verifiëren of uw budget het juiste aandeel draagt en afwijkingen opsporen zonder de W&V-weergave te verlaten.
Rijen met tags en kostengroepen worden aan maanden toegewezen op dezelfde basis als de kerngetallen en het tijdreeksdiagram hieronder (zie In welke maand een kostprijs telt). Omdat alle drie overeenkomen, zijn de maandelijkse bedragen van een tag te reconciliëren met de kostentotalen waaronder ze vallen, en een betaalde kostprijs wordt nooit één keer onder zijn tag in een maand en opnieuw als ongelabeld in een andere maand geteld.
Filteren en sorteren
Gebruik de kolomkoppen om rijen op naam of bedrag te sorteren. Als uw organisatie veel tags gebruikt, kunt u filteren op trefwoord met het zoekveld boven de tabel.
In afwachting vs. ontvangen in detail
Het diagramgebied bevat een schakelaar die wisselt tussen twee perspectieven:
- Ontvangen / betaald — alleen bevestigde transacties (als betaald gemarkeerde facturen, al vereffende banktransacties).
- In afwachting — geboekte maar nog niet vereffende transacties (goedgekeurde facturen met uitstaande betaling, geplande kosten die nog niet verschuldigd zijn).
Wisselen tussen de twee stelt u in staat het budget te stresstesten: zou het saldo nog positief zijn als alle openstaande bedragen tegelijkertijd opeisbaar werden?
Deze verdeling beschrijft uitsluitend de vereffeningsstatus. Het verandert niet in welke maand een bedrag valt — een kostprijs valt in de maand waarop zijn document betrekking heeft, zowel voor als na betaling, en de vereffening ervan verplaatst het van in afwachting naar ontvangen zonder het tussen maanden te verplaatsen.
Tijdreeksdiagram
Het staafdiagram toont één staaf per kalendermaand. Elke staaf vertegenwoordigt de werkelijke inkomsten of uitgaven die voor die maand zijn geregistreerd.
In welke maand een kostprijs telt
Een kostprijs wordt geteld in de maand waarop zijn document betrekking heeft — de Gerelateerde maand die is vastgelegd op de transactiebijlage. Dit geldt ongeacht of het document is betaald, zodat een kostprijs in dezelfde maand blijft wanneer het wordt vereffend.
Er gelden twee kanttekeningen:
- Geen gerelateerde maand op het document. Flowtly valt terug op de betalingsdatum en telt de kostprijs in de maand dat de betaling werd geregistreerd.
- Een gerelateerde periode die meerdere maanden beslaat. Het bedrag wordt proportioneel over die periode verdeeld in plaats van in één maand te worden geplaatst.
Doordat de toewijzing het document volgt en niet de bank, trekt het vereffenen van een achterstand aan oudere facturen in één maand geen jaarskosten naar die maand. Elk document blijft in de maand waarop het betrekking heeft, zodat de vorm van het diagram weergeeft wanneer het werk of de levering plaatsvond en niet wanneer de rekening werd vereffend. Een maand kan dus kosten dragen ook al heeft er in die maand geen betaling de rekening verlaten, en een maand met intensieve vereffeningen kan weinig eigen kosten tonen.
Maandelijkse toewijzing verandert alleen hoe een totaal wordt verdeeld, nooit het totaal zelf. Periodetotalen, het saldo en het verbruik gemeten tegen het geplande budget tellen hetzelfde geld ongeacht wanneer het werd betaald.
Inkomsten volgen de equivalente regel: een factuur wordt erkend in de verkoopmaand in plaats van de maand dat de betaling van de klant arriveerde.
Cijfers vernieuwen
Budgetcijfers worden gecached om prestatieredenen. In de meeste gevallen wordt de cache automatisch bijgewerkt wanneer nieuwe transacties binnenkomen. Als u een onmiddellijke herberekening wilt forceren — bijvoorbeeld na bulkimport van transacties — klik dan op het pictogram Vernieuwen in de rechterbovenhoek van het tabblad Budgetoverzicht. Dit wist de cache voor dit budget en herberekent alle cijfers opnieuw.
Voorbeeldgebruiksscenario's
- Een projectmanager opent een klantprojectbudget halverwege het kwartaal om te controleren of het saldo nog positief is na betaling van recente facturen.
- Een financieel controller gebruikt de uitsplitsing per tag om te verifiëren dat de kantoorhuur correct met 40 % is toegewezen aan dit afdelingsbudget in plaats van volledig te worden meegeteld.
- Een accountant vereffent een jaar aan uitstaande leveranciersfacturen in één betalingsrun en controleert vervolgens het maanddiagram en ziet dat elke factuur nog steeds wordt geteld in de maand waarop ze betrekking heeft in plaats van één piek in de betalingsmaand.
- Een controller die uitgaven maand voor maand vergelijkt, stelt de gerelateerde maand in op elk inkomend document zodat kosten aansluiten bij de perioden waartoe ze behoren, ongeacht wanneer de leverancier daadwerkelijk wordt betaald.