Kosten toevoegen aan budget

De Budgettenmodule in het Flowtly Business Management System stelt u in staat uw uitgaven bij te houden en te beheren door kosten te koppelen aan specifieke budgetten. U kunt kosten op meerdere manieren toevoegen, waaronder het toevoegen van afzonderlijke transacties, het koppelen van aannemers, het koppelen van projecten en het bijvoegen van facturen. Hieronder vindt u de details voor elke methode:

Een afzonderlijke transactie toevoegen aan een budget

Volg deze stappen om een afzonderlijke transactie te koppelen aan een budget:

1. Navigeer naar het item Transacties in de applicatie.
2. Selecteer bovenaan de pagina de relevante bankrekening in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden de transacties gefilterd en weergegeven die zijn gekoppeld aan de gekozen rekening.
3. Zoek de transactie op die u aan een budget wilt koppelen in de lijst.
4. Zoek in de transactierij het veld Budget toevoegen en selecteer het gewenste budget in het vervolgkeuzemenu.

De wijzigingen worden automatisch opgeslagen en de transactie wordt gekoppeld aan het geselecteerde budget. Deze wordt weergegeven in het budgetoverzicht en de kostentabel onder de corresponderende maand van de transactie. Daarnaast kunt u het exacte bedrag opgeven dat aan het budget moet worden gekoppeld. Als er geen bedrag wordt opgegeven, wordt standaard het volledige transactiebedrag gekoppeld.

Een aannemer koppelen aan een budget

Het koppelen van een aannemer aan een specifiek budget maakt het mogelijk om uitgaven met betrekking tot die aannemer rechtstreeks bij te houden en te beheren binnen het budgetoverzicht en de kostentabel. Volg deze stappen om een aannemer te koppelen aan een budget:

1. Navigeer naar het item Aannemers in de applicatie.
2. Zoek de aannemer op en klik op het potloodpictogram om de bewerkingsmodus te openen.
3. Selecteer het relevante budget in de vervolgkeuzelijst in het veld Budget.
4. Sla uw wijzigingen op.

Eenmaal opgeslagen worden alle transacties die aan de aannemer zijn gekoppeld, automatisch weergegeven in het overzicht en de kostentabel van het geselecteerde budget. U kunt ook een budget koppelen aan een aannemer tijdens het toevoegen van de aannemer.

Een project (projectfase) koppelen aan een budget

Het koppelen van een project of een fase ervan aan een specifiek budget maakt een gestroomlijnde bijhouding en beheer mogelijk van uitgaven die aan dat project of die fase zijn verbonden. Bovendien kunnen fases aan een ander budget worden toegewezen dan het bovenliggende project, wat flexibiliteit biedt bij financiële planning en toewijzing.

Volg deze stappen om een project te koppelen aan een budget:

1. Navigeer naar het item Projecten in de applicatie.
2. Zoek het gewenste project of de fase op en klik op de knop "Naar projectweergave".
3. Klik op de knop Project bewerken rechtsboven op de pagina.
4. Selecteer in het verschenen venster het relevante budget in de vervolgkeuzelijst in het veld Budget.
5. Sla de wijzigingen op.

Eenmaal opgeslagen worden alle transacties gerelateerd aan het project of de fase weergegeven in het overzicht en de kostentabel van het gekoppelde budget. U kunt ook een budget koppelen aan een project tijdens het aanmaken van het project.

Volg deze stappen om een projectfase te koppelen aan een budget:

1. Navigeer naar het item Projecten in de applicatie.
2. Zoek het gewenste project of de fase op en klik op de knop "Naar projectweergave".
3. Klik op de knop Project bewerken rechtsboven op de pagina.
4. Selecteer het tabblad Fases bovenaan de pagina.
5. Klik op het potloodpictogram om het venster te openen.
6. Selecteer het relevante budget in de vervolgkeuzelijst in het veld Budget.
7. Sla de wijzigingen op.

U kunt ook een budget rechtstreeks koppelen aan een projectfase tijdens het aanmaken van de projectfase.

Opmerking: Als een budget nog niet is gepland of geconfigureerd, worden kosten toch gekoppeld en geeft het systeem standaard een maandelijkse weergave in het overzicht. Elke methode voor het toevoegen van kosten zorgt voor realtime updates in het budgetoverzicht, de grafieken en de kostentabel voor betere bijhouding en beheer.

Opmerking: Velden voor het toevoegen van transacties, aannemers, projecten en facturen aan een budget zijn alleen zichtbaar en aanpasbaar voor gebruikers met de juiste rol.

Een factuur koppelen aan een budget

Het koppelen van een factuur aan een budget houdt deze bij als inkomsten zodra de factuur is betaald, wat duidelijke zichtbaarheid van betalingen binnen het budgetoverzicht waarborgt. Inkomsten worden groen gemarkeerd in het budgetkostendiagram voor duidelijke zichtbaarheid. Dit wordt uitgebreid beschreven in de sectie Facturen.

Voorbeeldscenario's

• Een bedrijf wil alle uitgaven bijhouden die gerelateerd zijn aan hun 'Q4 Marketingcampagne'. Ze kunnen specifieke advertentie-uitgaven, betalingen aan marketingaannemers en kosten van campagnespecifieke projecten rechtstreeks koppelen aan dit budget.
• Een bouwbedrijf beheert meerdere bouwprojecten. Door elke projectfase en specifieke leveranciersfacturen te koppelen aan de toegewijde budgetten 'Project A' of 'Project B', waarborgen ze nauwkeurig financieel toezicht voor elke bouw.
• Een adviesbureau volgt het budget 'Klantomzetdoelstelling'. Ze koppelen inkomende klantfacturen aan dit budget om inkomsten te monitoren ten opzichte van financiële doelstellingen in realtime.
• Een non-profitorganisatie beheert subsidies. Ze koppelen specifieke uitgaventransacties en projectkosten aan een budget 'Subsidie X' om transparante bijhouding en naleving van subsidievereisten te waarborgen.