Aggiungere costi al budget

Il modulo Budget del sistema Flowtly Business Management consente di monitorare e gestire le spese associando i costi a budget specifici. È possibile aggiungere costi in più modi, tra cui l'aggiunta di singole transazioni, il collegamento di appaltatori, l'associazione di progetti e l'allegazione di fatture. Di seguito sono riportati i dettagli per ciascun metodo:

Aggiunta di una singola transazione al budget

Per associare una singola transazione a un budget, seguire questi passaggi:

1. Accedere alla voce Transazioni nell'applicazione.
2. Nella parte superiore della pagina, selezionare il conto bancario pertinente dal menu a discesa. Questo filtrerà e visualizzerà le transazioni associate al conto scelto.
3. Individuare la transazione che si desidera associare a un budget nell'elenco.
4. Nella riga della transazione, trovare il campo Aggiungi budget e selezionare il budget desiderato dal menu a discesa.

Le modifiche vengono salvate automaticamente e la transazione verrà collegata al budget selezionato. Verrà rispecchiata nel riepilogo del budget e nella tabella dei costi nel mese corrispondente della transazione. Inoltre, è possibile specificare l'importo esatto da associare al budget. Se non viene fornito alcun importo, per impostazione predefinita verrà collegato l'intero importo della transazione.

Collegamento di un appaltatore al budget

Collegare un appaltatore a un budget specifico consente di monitorare e gestire le spese relative a quell'appaltatore direttamente nel riepilogo del budget e nella tabella dei costi. Per associare un appaltatore a un budget:

1. Accedere alla voce Appaltatori nell'applicazione.
2. Individuare l'appaltatore e fare clic sull'icona Matita per entrare in modalità Modifica.
3. Selezionare il budget pertinente dall'elenco a discesa nel campo Budget.
4. Salvare le modifiche.

Una volta salvate, tutte le transazioni associate all'appaltatore si rifletteranno automaticamente nel riepilogo e nella tabella dei costi del budget selezionato. È anche possibile collegare un budget all'appaltatore durante l'aggiunta dell'appaltatore.

Collegamento di un progetto (fase di progetto) al budget

Collegare un progetto o una sua fase a un budget specifico consente un monitoraggio e una gestione semplificati delle spese associate a quel progetto o fase. Inoltre, le fasi possono essere assegnate a un budget diverso dal progetto padre, offrendo flessibilità nella pianificazione finanziaria e nell'allocazione.

Per associare un progetto a un budget:

1. Accedere alla voce Progetti nell'applicazione.
2. Individuare il progetto o la fase desiderata e fare clic sul pulsante "Vai alla visualizzazione del progetto".
3. Fare clic sul pulsante Modifica progetto situato in alto a destra nella pagina.
4. Nel modale visualizzato, selezionare il budget pertinente dall'elenco a discesa nel campo Budget.
5. Salvare le modifiche.

Una volta salvate, tutte le transazioni relative al progetto o alla fase si rifletteranno nel riepilogo e nella tabella dei costi del budget associato. È anche possibile collegare un budget al progetto durante la creazione del progetto.

Per associare una fase di progetto a un budget:

1. Accedere alla voce Progetti nell'applicazione.
2. Individuare il progetto o la fase desiderata e fare clic sul pulsante "Vai alla visualizzazione del progetto".
3. Fare clic sul pulsante Modifica progetto situato in alto a destra nella pagina.
4. Selezionare la scheda Fasi nella parte superiore della pagina.
5. Fare clic sull'icona Matita per aprire il modale.
6. Selezionare il budget pertinente dall'elenco a discesa nel campo Budget.
7. Salvare le modifiche.

È anche possibile collegare un budget alla fase di progetto direttamente durante la creazione della fase di progetto.

Nota: se un budget non è ancora pianificato o configurato, i costi verranno comunque allegati e il sistema visualizzerà una visualizzazione mensile predefinita nel riepilogo. Ciascun metodo di aggiunta dei costi garantisce aggiornamenti in tempo reale nel riepilogo del budget, nei grafici e nella tabella dei costi per un migliore monitoraggio e gestione.

Nota: I campi per l'aggiunta di transazioni, appaltatori, progetti e fatture a un budget saranno visibili e modificabili solo dagli utenti con il ruolo appropriato.

Collegamento di una fattura al budget

Collegare una fattura a un budget la tiene traccia come entrata una volta pagata, garantendo una chiara visibilità dei pagamenti nel riepilogo del budget. Le entrate sono contrassegnate in verde nel diagramma dei costi del budget per una chiara visibilità. Questo è descritto in dettaglio nella sezione Fatture

Esempi di utilizzo

• Un'azienda deve monitorare tutte le spese relative alla sua "Campagna di marketing Q4". Può collegare specifiche transazioni di spesa pubblicitaria, pagamenti agli appaltatori di marketing e costi associati a progetti specifici della campagna direttamente a questo budget.
• Un'impresa edile gestisce più progetti di costruzione. Collegando ciascuna fase del progetto e fatture specifiche dei fornitori a budget dedicati "Progetto A" o "Progetto B", garantisce una supervisione finanziaria accurata per ciascuna costruzione.
• Un'agenzia di consulenza monitora il budget "Obiettivo di fatturato con il cliente". Collega le fatture clienti in entrata a questo budget per monitorare le entrate rispetto ai propri obiettivi finanziari in tempo reale.
• Un'organizzazione non profit gestisce le sovvenzioni. Collega specifiche transazioni di spesa e costi di progetto a un budget "Sovvenzione X" per garantire un monitoraggio trasparente e la conformità ai requisiti della sovvenzione.