Configurazione del budget
Per configurare un budget, iniziare facendo clic sulla voce Budget nel menu principale. Nell’angolo in alto a destra della visualizzazione, si trova il pulsante Aggiungi, che offre due opzioni: Aggiungi un Budget o Aggiungi un Gruppo di budget.
Se si seleziona l’opzione Gruppo di budget, verrà visualizzato un modale in cui è possibile inserire il nome del gruppo di budget. Una volta salvato, il nuovo gruppo di budget apparirà nella visualizzazione principale del budget, elencato dopo tutti i budget non raggruppati.
Dopo aver creato un gruppo di budget, è possibile aggiungere budget ad esso in due modi:
Creare un nuovo budget all’interno del gruppo: fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo budget situato vicino al gruppo di budget. Si aprirà un modale che consente di configurare il nuovo budget.
Allegare un budget esistente al gruppo: aprire il budget specifico facendo clic sul suo riquadro, quindi selezionare Modifica budget nell’angolo in alto a destra della pagina. Nel modale visualizzato, scegliere il gruppo di budget desiderato dal menu a discesa e salvare le modifiche. Inoltre, è possibile rinominare un gruppo di budget o eliminarlo completamente utilizzando i pulsanti corrispondenti forniti nell’interfaccia.
Se si seleziona l’opzione Budget dopo aver fatto clic sul pulsante Aggiungi, il modale si aprirà con i seguenti campi:
Nome;
Categoria di budget [opzionale];
Tipo di budget: Comune (tutti i partecipanti utilizzano un unico pool di budget comune), Individuale (ogni partecipante ha il proprio pool di budget che utilizza in modo indipendente).
Dopo aver fatto clic sul pulsante "Salva", si verrà reindirizzati a questa pagina del budget. Per il tipo di budget Comune sono presenti 2 schede: Riepilogo budget e Costi. La scheda Riepilogo budget è divisa in due sezioni: un grafico e un elenco dettagliato dei costi con un diagramma circolare che rappresenterà visivamente tutti i costi, mostrando l’importo totale utilizzato nel budget. In questa visualizzazione, è possibile pianificare e gestire il budget facendo clic sul pulsante dedicato "Pianifica il tuo budget".
Pianificazione del budget
La pianificazione del budget in Flowtly è mensile e senza data di scadenza. Si sceglie un anno, si seleziona un mese di inizio se lo si desidera, e si imposta l’importo per qualsiasi mese. Non c’è una data di fine: i valori e le regole continuano nei mesi e anni futuri finché non vengono modificati. La pianificazione non è obbligatoria per utilizzare i budget.
Il pianificatore mostra un anno alla volta per comodità. Utilizzare il selettore dell’anno per cambiare la visualizzazione; questo non limita il periodo del budget. Fare clic su qualsiasi barra del mese per aprire l’editor del mese. Il Totale del budget in alto a destra riflette la somma per l’anno attualmente visibile, e il salvataggio aggiorna immediatamente il grafico. È possibile tornare in qualsiasi momento e regolare nuovamente i mesi.
Nell’editor del mese si inserisce un Importo base per quel mese. Se il mese precedente ha già un valore, questo appare come predefinito. Opzionalmente è possibile applicare una Crescita esponenziale (%) per comporre un aumento percentuale mese per mese da questo punto in avanti, una Crescita lineare (valuta) per aggiungere un importo fisso ogni mese, oppure una Crescita unitaria (valuta) quando il budget dipende da unità. Lasciare vuoti i campi di crescita mantiene lo stesso valore per i mesi successivi.
Quando si imposta un importo base o una regola di crescita in un mese, esso diventa il punto di partenza per tutti i mesi successivi e si estende automaticamente agli anni futuri. La modifica di qualsiasi mese successivo stabilisce un nuovo punto di partenza da quel momento in poi. La cancellazione dei campi di crescita in un mese successivo interrompe gli aumenti automatici da quel punto; i valori esistenti rimangono come impostati. I mesi precedenti al mese di inizio scelto possono rimanere a zero se non sono necessari.
Salvare le modifiche e navigare tra gli anni per esaminare come le regole correnti si estendono nel futuro.
È importante notare che la pianificazione del budget non è obbligatoria per iniziare a utilizzarlo. È possibile allegare direttamente costi o fatture a un budget, anche se non è stato pianificato o configurato. In questi casi:
- Il sistema visualizzerà automaticamente il Riepilogo budget in una configurazione mensile per impostazione predefinita.
- Verrà visualizzata anche la tabella dei costi, che fornisce una panoramica dei costi e delle fatture allegati.
Questa flessibilità consente di iniziare a monitorare l’attività finanziaria immediatamente, anche prima di completare il processo di configurazione del budget.
La scheda Costi visualizza una tabella che riepiloga tutte le transazioni associate al budget, organizzate per mese. Ogni riga rappresenta una transazione, mostrando il costo per ciascun mese nell’arco di tempo selezionato. I costi sono visualizzati nella valuta pertinente, con celle vuote che indicano l’assenza di spese per quel mese. Questa visualizzazione strutturata aiuta ad analizzare i modelli di spesa e a gestire i budget in modo efficace.
Per il tipo di budget Individuale, è disponibile una scheda Partecipanti aggiuntiva insieme alle schede Riepilogo budget e Costi. Questa scheda consente agli utenti di gestire e visualizzare le persone o le entità associate al budget specifico. I partecipanti possono essere aggiunti o rimossi secondo necessità, garantendo una chiara visibilità di chi è coinvolto nell’allocazione e nella gestione del budget.
Esempi di utilizzo
- Gestire le spese dipartimentali mensili ricorrenti con crescita prevista.
- Monitorare i budget individuali dei progetti per diversi team o clienti.
- Allocare e monitorare i limiti di spesa personali per più partecipanti all’interno di un budget più ampio.
- Configurare piani di spesa flessibili che si adattano in base a unità o incrementi fissi.