Budget P&L e previsione
Ogni budget in Flowtly include una vista P&L che riunisce ricavi, spese e saldo in un unico posto. Questo articolo spiega come aprire quella vista e cosa significa ogni valore.
Apertura della vista P&L
- Naviga su Budget nel menu principale.
- Fai clic sul riquadro del budget che vuoi analizzare.
- Seleziona la scheda Riepilogo del budget (è la scheda predefinita quando si apre un budget).
La vista è suddivisa in una sezione KPI principale in cima, un grafico sotto e la tabella di dettaglio.
KPI principali
La parte superiore della vista P&L mostra tre valori chiave per il periodo corrente:
| Valore | Cosa mostra |
|---|---|
| Ricavi | Totale dei ricavi associati a questo budget nel periodo corrente (ad es. fatture clienti pagate collegate al budget). |
| Spese | Totale dei costi addebitati a questo budget nel periodo corrente. |
| Saldo | Ricavi meno spese. Un saldo positivo indica un avanzo; un saldo negativo indica uno sforamento del budget. |
In attesa vs. ricevuto: Sia per i ricavi che per le spese, Flowtly distingue gli importi già ricevuti o pagati da quelli ancora pianificati o in attesa di liquidazione. Ciò consente di separare i flussi di cassa confermati da quelli previsti a colpo d'occhio. Gli importi in attesa vengono visualizzati con un trattamento visivo più tenue in modo da sapere sempre cosa è confermato e cosa è ancora in sospeso.
P&L per tag e gruppi di costi
Sotto i valori principali, la tabella di dettaglio elenca tutti i tag e i gruppi di costi applicati alle transazioni in questo budget. Ogni riga mostra:
- Nome tag / gruppo di costi — l'etichetta utilizzata per categorizzare la transazione.
- Importo allocato — la quota di un costo condiviso che appartiene specificamente a questo budget. Quando una transazione è divisa tra più progetti o budget, qui viene conteggiata solo la parte allocata.
Questa vista è particolarmente utile quando i costi generali (imposte sui salari, affitto ufficio, licenze software) vengono suddivisi tra più budget. Puoi verificare che il tuo budget stia assumendo la quota corretta e individuare anomalie senza uscire dalla vista P&L.
Le righe di tag e gruppi di costi vengono assegnate ai mesi sulla stessa base dei valori principali e del grafico delle serie temporali qui sotto (vedi In quale mese viene conteggiato un costo). Poiché tutti e tre concordano, gli importi mensili di un tag si riconciliano con i totali dei costi sotto cui si trovano, e un costo pagato non viene mai conteggiato una volta sotto il suo tag in un mese e di nuovo senza tag in un altro.
Filtro e ordinamento
Utilizza le intestazioni delle colonne per ordinare le righe per nome o importo. Se la tua organizzazione utilizza molti tag, il campo di ricerca sopra la tabella consente di filtrare per parola chiave.
In attesa vs. ricevuto in dettaglio
L'area del grafico contiene un selettore che alterna tra due prospettive:
- Ricevuto / pagato — solo transazioni confermate (fatture contrassegnate come pagate, transazioni bancarie già liquidate).
- In attesa — transazioni registrate ma non ancora liquidate (fatture approvate con pagamento in sospeso, costi pianificati non ancora scaduti).
Passare da una all'altra consente di testare la solidità del budget: il saldo rimarrebbe positivo se tutti gli importi in attesa diventassero esigibili contemporaneamente?
Questa distinzione descrive solo lo stato di liquidazione. Non cambia il mese a cui appartiene un importo — un costo rimane nel mese a cui si riferisce il suo documento sia prima che dopo il pagamento, e la sua liquidazione lo sposta da in attesa a ricevuto senza spostarlo tra i mesi.
Grafico delle serie temporali
Il grafico a barre mostra una barra per ogni mese del calendario. Ogni barra rappresenta i valori effettivi di ricavi o spese registrati per quel mese.
In quale mese viene conteggiato un costo
Un costo viene conteggiato nel mese a cui si riferisce il suo documento — il Mese correlato registrato nell'allegato della transazione. Questo vale indipendentemente dal fatto che il documento sia stato pagato, quindi un costo rimane nello stesso mese quando viene liquidato.
Si applicano due precisazioni:
- Nessun mese correlato sul documento. Flowtly ricorre alla data di pagamento e conteggia il costo nel mese in cui è stato registrato il pagamento.
- Un periodo correlato che copre più mesi. L'importo viene ripartito proporzionalmente su quel periodo anziché essere collocato in un unico mese.
Poiché l'attribuzione segue il documento anziché la banca, liquidare un arretrato di fatture più vecchie in un mese non trascina un anno di costi in quel mese. Ogni documento rimane nel mese a cui si riferisce, quindi la forma del grafico riflette quando il lavoro o la fornitura è avvenuta anziché quando il conto è stato liquidato. Un mese può quindi portare dei costi anche se nessun pagamento ha lasciato il conto in quel mese, e un mese di liquidazione intensa può mostrare pochi costi propri.
L'attribuzione mensuale cambia solo come viene distribuito un totale, mai il totale stesso. I totali di periodo, il saldo e il consumo misurato rispetto al budget pianificato contano lo stesso denaro indipendentemente da quando è stato pagato.
I ricavi seguono la regola equivalente: una fattura viene riconosciuta nel mese di vendita anziché nel mese in cui è arrivato il pagamento del cliente.
Aggiornamento dei valori
I valori di budget vengono memorizzati nella cache per motivi di prestazione. Nella maggior parte dei casi la cache si aggiorna automaticamente quando arrivano nuove transazioni. Se hai bisogno di forzare un ricalcolo immediato — ad esempio dopo l'importazione in blocco di transazioni — fai clic sull'icona Aggiorna nell'angolo in alto a destra della scheda Riepilogo del budget. Questo svuota la cache per questo budget e ricalcola tutti i valori dall'inizio.
Casi d'uso
- Un project manager apre un budget di progetto cliente a metà trimestre per verificare se il saldo è ancora positivo dopo il pagamento delle ultime fatture.
- Un controller finanziario utilizza il dettaglio per tag per verificare che l'affitto dell'ufficio sia allocato con la corretta quota del 40 % a questo budget di dipartimento anziché essere conteggiato per intero.
- Un contabile liquida un anno di fatture fornitori in sospeso in un'unica esecuzione di pagamenti, quindi controlla il grafico mensile e constata che ogni fattura è ancora conteggiata nel mese a cui si riferisce invece di un unico picco nel mese di pagamento.
- Un controller che confronta le spese mese per mese imposta il mese correlato su ogni documento in entrata in modo che i costi corrispondano ai periodi a cui appartengono, indipendentemente da quando il fornitore viene effettivamente pagato.