Budget-resultaträkning och prognos
Varje budget i Flowtly innehåller en resultaträkningsvy som samlar intäkter, kostnader och saldo på ett ställe. Den här artikeln förklarar hur du öppnar den vyn och vad varje siffra innebär.
Öppna resultaträkningsvyn
- Navigera till Budgetar i huvudmenyn.
- Klicka på brickan för den budget du vill analysera.
- Välj fliken Budgetsammanfattning (det är standardfliken när du öppnar en budget).
Vyn är uppdelad i en KPI-sektion längst upp, ett diagram nedanför och en nedbrytningstabell.
Huvud-KPI:er
Längst upp i resultaträkningsvyn visas tre nyckeltal för innevarande period:
| Värde | Vad det visar |
|---|---|
| Intäkter | Totala intäkter kopplade till denna budget under innevarande period (t.ex. betalda kundfakturor länkade till budgeten). |
| Kostnader | Totala kostnader debiterade denna budget under innevarande period. |
| Saldo | Intäkter minus kostnader. Ett positivt saldo innebär överskott; ett negativt saldo innebär att budgeten överskridits. |
Avvaktande kontra mottagna: Inom både intäkter och kostnader skiljer Flowtly på belopp som redan mottagits eller betalats och sådana som fortfarande är planerade eller väntar på avräkning. Det gör att du kan separera bekräftade kassaflöden från förväntade kassaflöden direkt. Avvaktande belopp visas med ett ljusare visuellt utseende så att du alltid vet vad som är bekräftat och vad som fortfarande väntar.
Resultaträkning per taggar och kostnadsgrupper
Under nyckeltalen visar nedbrytningsabellen alla taggar och kostnadsgrupper som tillämpats på transaktioner i denna budget. Varje rad visar:
- Tagg / kostnadsgruppnamn — etiketten som användes när transaktionen kategoriserades.
- Allokerat belopp — den del av en delad kostnad som tillhör just denna budget. När en transaktion delas mellan flera projekt eller budgetar räknas bara den andel som allokerats hit.
Den här vyn är särskilt användbar när omkostnader (löneskatter, kontorshyra, programvarulicenser) delas upp mellan flera budgetar. Du kan verifiera att din budget bär rätt andel och upptäcka avvikelser utan att lämna resultaträkningsvyn.
Tagg- och kostnadsgruppraderna tilldelas månader på samma grund som nyckeltalen och tidsseriediagrammet nedan (se Vilken månad en kostnad räknas in i). Eftersom alla tre stämmer överens kan en tagges månadsbelopp stämmas av mot de kostnadssummor de ligger under, och en betald kostnad räknas aldrig en gång under sin tagg i en månad och igen som otaggad i en annan.
Filtrera och sortera
Använd kolumnrubrikerna för att sortera rader efter namn eller belopp. Om din organisation använder många taggar kan du filtrera efter nyckelord med sökfältet ovanför tabellen.
Avvaktande kontra mottagna i detalj
Diagramytan innehåller en växlare som växlar mellan två perspektiv:
- Mottagna / betalda — enbart bekräftade transaktioner (fakturor markerade som betalda, banktransaktioner som redan avräknats).
- Avvaktande — bokade men ännu inte avräknade transaktioner (godkända fakturor med väntande betalning, planerade kostnader som ännu inte förfallit).
Att växla mellan de två låter dig stresstesta budgeten: skulle saldot fortfarande vara positivt om alla avvaktande belopp förföll på en gång?
Denna uppdelning beskriver enbart avräkningsstatus. Den ändrar inte vilken månad ett belopp tillhör — en kostnad ligger i den månad dess dokument avser både före och efter att den betalats, och avräkning av den flyttar den från avvaktande till mottagna utan att flytta den mellan månader.
Tidsseriediagram
Stapeldiagrammet visar ett stapel per kalendermånad. Varje stapel representerar de faktiska intäkts- eller kostnadssiffrorna för den månaden.
Vilken månad en kostnad räknas in i
En kostnad räknas in i den månad som dess dokument avser — den Relaterade månaden som registrerats på transaktionsbilagorna. Det gäller oavsett om dokumentet har betalats, så en kostnad stannar kvar i samma månad när den avräknas.
Två preciseringar gäller:
- Ingen relaterad månad på dokumentet. Flowtly faller tillbaka på betalningsdatumet och räknar kostnaden i den månad betalningen registrerades.
- En relaterad period som sträcker sig över flera månader. Beloppet fördelas proportionellt över den perioden snarare än att placeras i en enda månad.
Eftersom tilldelningen följer dokumentet snarare än banken drar inte avslutande av en eftersläpning av äldre fakturor i en månad ett års kostnader till den månaden. Varje dokument stannar kvar i den månad det avser, så diagrammets form speglar när arbetet eller leveransen skedde snarare än när kontot avräknades. En månad kan därför bära kostnad även om inga betalningar lämnade kontot under den, och en månad med intensiv avräkning kan visa lite egen kostnad.
Månadsfördelning ändrar bara hur en summa distribueras, aldrig summan i sig. Periodsummor, saldot och förbrukning mätt mot den planerade budgeten räknar samma pengar oavsett när de betalades.
Intäkter följer motsvarande regel: en faktura redovisas i sin försäljningsmånad snarare än den månad klientens betalning anlände.
Uppdatera siffror
Budgetsiffror cachar av prestandaskäl. I de flesta fall uppdateras cachen automatiskt när nya transaktioner anländer. Om du behöver tvinga fram en omedelbar omberäkning — till exempel efter massimport av transaktioner — klicka på ikonen Uppdatera i det övre högra hörnet av fliken Budgetsammanfattning. Det rensar cachen för denna budget och beräknar om alla siffror från grunden.
Exempelanvändning
- En projektledare öppnar en kundprojektbudget mitt i kvartalet för att kontrollera om saldot fortfarande är positivt efter att de senaste fakturorna betalats.
- En finanscontroller använder taggnedbrytningen för att verifiera att kontorshyran är allokerad med rätt 40 %-andel till denna avdelningsbudget snarare än räknad i sin helhet.
- En revisor reglerar ett års utestående leverantörsfakturor i en enda betalningskörning och kontrollerar sedan månadsdiagrammet och finner att varje faktura fortfarande räknas i den månad den avser i stället för ett enda hopp i betalningsmånaden.
- En controller som jämför utgifter månad för månad ställer in den relaterade månaden på varje inkommande dokument så att kostnader stämmer överens med de perioder de tillhör, oavsett när leverantören faktiskt betalas.