Projectreferentie

De referentie van een project is een korte sleutel die je aan een project geeft, zodat systemen buiten Flowtly het kunnen benoemen. Binnen Flowtly wordt een project geïdentificeerd door zijn naam; de systemen waarmee je ernaast werkt — de boekhouding van een klant, een rapportagetool, een spreadsheet, een afgesproken manier van mappen benoemen — hebben iets nodig dat een mens kan typen en dat niet verandert. Daarvoor is de referentie.

Ze is optioneel. De meeste projecten hebben er nooit een, en een project zonder referentie werkt in alle opzichten als een project met.

Hoe een referentie eruitziet

Je typt haar zelf en Flowtly schrijft geen formaat voor, dus de vorm is die welke het systeem aan de andere kant verwacht. Ze mag tot 64 tekens lang zijn. Teams die referenties gebruiken spreken doorgaans één vorm af en houden zich daaraan, bijvoorbeeld LAT_LAC of LAT_NET_PR5.

Er gelden twee regels, en die maken een referentie betrouwbaar als identificatie:

• Een referentie is uniek binnen je organisatie. Bij het vergelijken negeert Flowtly het verschil tussen hoofd- en kleine letters, dus PROJ-1 en proj-1 gelden als dezelfde referentie en slechts één project kan haar hebben.
• Een referentie blijft bij het project waaraan ze is gegeven. Een project verwijderen maakt de referentie niet vrij, dus een sleutel kan later nooit een tweede project gaan aanduiden. Voer je een referentie in die al bezet is, dan markeert Flowtly het veld Referentie — en het project dat haar heeft, kan een verwijderd project zijn dat niet meer in je lijsten staat.

Een project een andere naam geven verandert de referentie nooit. Dat is bewust: de naam is voor de mensen die hem lezen, de referentie is voor de systemen die erop bouwen, en een naamswijziging mag een integratie niet stilzwijgend omleiden.

Een referentie toekennen

Bij het aanmaken van een project staat het veld Referentie op het toevoegformulier. Flowtly stelt een waarde voor terwijl je de projectnaam typt — in kleine letters, letters met accenten teruggebracht tot hun eenvoudige vorm, en elke reeks spaties of interpunctie vervangen door een liggend streepje. Het is slechts een voorstel: typ eroverheen en het volgt de naam niet meer, of maak het veld leeg als dit project er geen nodig heeft.

Om de referentie van een bestaand project toe te voegen of te wijzigen, open je het project, ga je naar het tabblad Overzicht en klik je op Bewerken in de sectie Basisgegevens. Bij een wijziging geldt dezelfde uniciteitsregel als bij een nieuw project, dus Flowtly meldt het als de ingevoerde referentie bij een ander project hoort.

Projectfasen hebben hun eigen referenties, elk onafhankelijk van die van het bovenliggende project. Er wordt niets afgeleid van het bovenliggende project, dus een fase kan de sleutel hebben die haar eigen externe systeem verwacht.

Waar de referentie wordt weergegeven

• Op het tabblad Overzicht van het project, in de sectie Basisgegevens, naast de projectnaam. Projecten zonder referentie tonen hier een streepje.
• In de projectenlijst, als een klein regeltje in een letter met vaste breedte direct onder de projectnaam — vaste breedte, omdat een referentie teken voor teken wordt gelezen en elders wordt overgetypt, waar 0 en O te onderscheiden moeten zijn. De lijst toont dit regeltje wanneer minstens één project in je organisatie een referentie heeft, en toont niets wanneer geen enkel project er een heeft. Er is niets aan te zetten.
• Op een smal scherm, waar de projectenlijst een kaart per project wordt, staat de referentie onder de projectnaam op de kaart.

Let op: de referentie wordt weergegeven, maar er wordt niet in gezocht. Het zoekveld boven de projectenlijst zoekt op project- en klantnamen, en de lijst wordt niet op referentie gesorteerd. Om een project via zijn referentie te vinden, kijk je naar het regeltje onder de naam.

Voorbeelden van gebruik

• Flowtly laten aansluiten op de boekhouding van een klant: geef het project de code die het grootboek van de klant al gebruikt, zodat geëxporteerde uren en facturen op elkaar passen zonder dat iemand projectnamen op het oog vergelijkt.
• Een integratie stabiel houden bij een naamswijziging: een project kan op elk moment voor de duidelijkheid worden hernoemd, omdat het externe systeem op de referentie bouwt en niet op de naam.
• Rapporteren per fase: geef elke fase van een opdracht haar eigen referentie, zodat een rapport dat buiten Flowtly wordt gebouwd ze uit elkaar kan houden.
• Een projectlijst overdragen: plak de referenties in de kolom die een externe tool verwacht, in plaats van die tool te laten werken met namen die in elk systeem anders klinken.