Projektreferens

Ett projekts referens är en kort nyckel som du ger projektet så att system utanför Flowtly kan namnge det. Inne i Flowtly identifieras ett projekt av sitt namn; de system du arbetar vid sidan av — en kunds bokföring, ett rapportverktyg, ett kalkylblad, en överenskommen namngivning av mappar — behöver något som en människa kan skriva och som inte flyttar sig. Det är vad referensen är till för.

Den är valfri. De flesta projekt har aldrig någon, och ett projekt utan referens fungerar i alla avseenden som ett med.

Hur en referens ser ut

Du skriver den själv och Flowtly kräver inget format, så formen är den som systemet på andra sidan förväntar sig. Den får vara upp till 64 tecken. Team som använder referenser kommer normalt överens om en form och håller sig till den, till exempel LAT_LAC eller LAT_NET_PR5.

Två regler gäller, och de är det som gör en referens pålitlig som identifierare:

• En referens är unik inom din organisation. Vid jämförelse bortser Flowtly från stora och små bokstäver, så PROJ-1 och proj-1 räknas som samma referens och bara ett projekt kan ha den.
• En referens stannar hos det projekt den gavs till. Att ta bort ett projekt frigör inte dess referens, så en nyckel kan aldrig senare komma att betyda ett andra projekt. Om du skriver in en referens som redan är tagen markerar Flowtly fältet Referens — och projektet som har den kan vara ett borttaget projekt som inte längre syns i dina listor.

Att byta namn på ett projekt ändrar aldrig dess referens. Det är avsiktligt: namnet är för de människor som läser det, referensen är för de system som bygger på den, och ett namnbyte får inte tyst styra om en integration.

Att ge en referens

När du skapar ett projekt ligger fältet Referens i formuläret för att lägga till. Flowtly föreslår ett värde medan du skriver projektnamnet — med små bokstäver, accenttecken reducerade till sina enkla motsvarigheter och varje följd av blanksteg eller skiljetecken ersatt med ett understreck. Det är bara ett förslag: skriv över det så följer det inte längre namnet, eller töm fältet om projektet inte behöver någon.

För att lägga till eller ändra referensen på ett befintligt projekt öppnar du projektet, går till fliken Översikt och klickar på Redigera i avsnittet Grundläggande information. Samma unikhetsregel gäller vid en ändring som vid ett nytt projekt, så Flowtly säger till om referensen du skrev tillhör ett annat projekt.

Projektfaser har egna referenser, var och en oberoende av det överordnade projektets. Ingenting härleds från det överordnade projektet, så en fas kan ha den nyckel som dess eget externa system förväntar sig.

Var referensen visas

• På projektets flik Översikt, i avsnittet Grundläggande information, intill projektnamnet. Projekt utan referens visar ett tankstreck här.
• I projektlistan, som en liten rad i ett teckensnitt med fast bredd direkt under projektnamnet — fast bredd eftersom en referens läses tecken för tecken och skrivs in på annat håll, där 0 och O måste gå att skilja åt. Listan visar raden när minst ett projekt i din organisation har en referens, och visar ingenting när inget har det. Det finns inget att slå på.
• På en smal skärm, där projektlistan blir ett kort per projekt, står referensen under projektnamnet på kortet.

Observera: referensen visas, men det söks inte i den. Sökfältet ovanför projektlistan matchar projektnamn och kundnamn, och listan sorteras inte efter referens. För att hitta ett projekt utifrån dess referens tittar du efter raden under namnet.

Användningsexempel

• Att få Flowtly att stämma med en kunds bokföring: ge projektet den kod som kundens huvudbok redan använder, så att exporterade timmar och fakturor stämmer utan att någon jämför projektnamn med ögonen.
• Att hålla en integration stabil genom ett namnbyte: ett projekt kan byta namn när som helst för tydlighetens skull, eftersom det externa systemet bygger på referensen och inte på namnet.
• Rapportering per fas: ge varje fas i ett uppdrag sin egen referens, så att en rapport byggd utanför Flowtly kan hålla dem åtskilda.
• Att lämna över en projektlista: klistra in referenserna i den kolumn som ett externt verktyg förväntar sig, i stället för att låta verktyget arbeta utifrån namn som läses olika i varje system.